國科會建教合作收支審核作業規範

國立政治大學

建教合作(國科會)收支審核作業規範

承辦單位：會計室第一組

承辦人員：陳鈺卿、林娟綾

聯絡電話：29393091-62082、62083

目的

為符合國科會規定及相關法令，有效處理經費審核及控管經費執行，依法定程序達成教育目標，特制定本作業規範。

依據

本規範依據行政院國家科學委員會中華民國九十一年十二月三十一日臺會綜二字第○九一○○六八五二○號函、教育部所屬專科以上學校建教合作經費收支要點、支出憑證處理要點、公款支付時限及處理辦法、內部審核處理準則及相關會計審計法令等規定制定之。

說明

（一）一般原則

原始支出憑證毋需送回委託機關，經費納入校務基金建教合作收支處理。
專題研究計劃依國科會核定之收支預算表執行。

（二）注意事項

資助款下如有採購案件因廠商違約或預期交貨等罰款或與計畫有關之其他收入，應即解繳國科會。

流用、變更部分

計畫經核定後，除遵照有關法令辦理外，並請依照合約及研究計畫經費核定清單所列預算項目範圍內支用（研究計畫經費須經計畫主持人簽署，始得列支），計畫執行期間倘必須於科目間流用時，如其流入數額未超過原預算數額百分之二十，流出數額未超過原預算數額百分之三十時，由各計畫主持人循執行機構行政程序簽報核准後辦理。但有下列情形除外：
1. 核有研究主持費者，如因計畫需要，得由計畫主持人循執行機構行政程序簽報核准後變更為專（兼）任助理人員酬金或臨時工資等。
2. 人事費如有不敷支用，不得自其他補助項目流入支用或申請追加經費。但因執行研究計畫需要，必須約用較高年資或轍高級別之專任助理，致原核定之人事費不敷支用，應依行政程序簽報核准後由原核定計畫總經費內調整支應，不須事先報經國科會同意。
3. 國外旅費如有不敷支用，不得自其他補助項目經費流入支用或申請追加經費。但已支用後如有賸餘，因計畫需要，須流出至其他補助項目支用時，得由各計畫主持人循執行機構行政程序簽報核准後辦理。
4. 管理費及核定清單內所列不得流用之項目均不得流出或流入支用。
若有下列情形者，應事前備文檢同變更清單並詳加說明，徵得國科會書面同意：
1. 變更原計畫補助項目者。
2. 延長計畫執行期限。
3. 凡一科目經費流入或流出金額超過一定比率者。
4. 計畫中已核定之博士班獎助金，未經國科會同意不得改聘專兼任助理。

採購程序相關規定：(摘錄本校90.03.15(90)政會字第1096號函)

計畫案及代辦類經費之支用，應比照校內預算經費之支用，辦理採購程序。
支用計畫案及代辦類經費之請購案應填具請購單，並依授權層級分別按下列規定辦理：
1. 壹萬元以下之零用金請購案，可同時填送請購單及黏貼單據由單位主管代判後連同計畫經費一覽表送會會計室審核。
2. 壹萬元以上至壹拾萬以下之請購案，由單位主管核判請購單並由承辦單位自行議比價（附估價單５萬元下以１家，５萬至１０萬元２家），辦理完竣後，請購單、支出黏貼單、經費一覽表會會計室審核，若採購標的物為「非消耗品」、「財產」請加會財產組登列物品、財產增加單。壹萬元以上之單據款項請勿自行墊付廠商，應由校方直接開支票逕付廠商。
3. 逾壹拾萬元以上案件及設備集中採購項目，應於事前填具請購單由總務處事務組依採購法相關規定辦理。
圖書、儀器或材料物品之採購，須悉依本校辦理營繕工程暨購置定製變賣財物內部審核程序及國科會內部審核辦法之規定辦理。(註1)

結案相關規定：

經費應於計畫結束後三個月內完成經費結案：於本計畫申報最後一次經費時，加附結案通知單一份。
主持人及共同主持人若有計畫經費未依規定期限結案，依國科會規定暫不核新計畫。

人事費：

人事費原則上應依核定之專、兼任助理人員資格條件任用，若有級別調整，請在原核定人事費內自行勻支(經費核定清單中指明之獎助金除外)，不需事先報經國科會同意，得由各計畫主持人於進用單空白處詳加說明。
助理人員之約用手續請於計畫核准後，於第一次請領經費時附學經歷證明書（含學經歷證明文件）等資料俾便敘薪。

其他費用：

訪談平安保險費結報時應檢附保單影本、保額不得超過一百萬元。
非計畫主持人或研究助理不得報支學術研討會之註冊費。
撰譯稿費，應檢附撰譯稿文件影本，並註明字數及計酬標準。
會議、座談、專家研討等如需報支出席費、餐點，請在計畫申請時詳細註明，須經國科會核定，方可支用。報支出席費，依規定計畫主持人不得支領會議出席費，報銷時於黏存單加蓋驗收入簽章始可核銷。【支給標準如參考資料】
計畫預算項目若核有開會餐點、誤餐費、點心等始可報支餐費。
開會便餐請附用餐人員名單。便當、點心、水果免附名單（行政院主計處89.08.29台(89)處會三字第13494號函，經費核銷簡化後，各單位提出憑證核銷之人員應本著崇法務實之態度及誠信原則辦理，並對憑證之真實性負責）。
開會便當每人每份80元為限。並於報銷單據上註明開會日期及會議名稱。（依行政院函(91)年2月15日院授人考字第0910200160號函辦理）
其他費用項下資料檢索費（電腦處理費），若資料檢索係委託個人執行，報銷時應領款人註明身分證字號、戶籍、住址（包括鄰、里、郵遞區號、聯絡電話）及工作時數表。
電腦使用費，因計畫實際需要使用電腦所需之費用，如以執行機構之領款收據報銷，應檢附計算標準、實際使用時數及耗材支用情形等支出數據或資料；如程式設計及資料輸入費。
報支訪談費需註明訪談日期、訪談內容。
調查訪問費、打字費等為助理人員之份內職掌，不得報支。
核銷訪談禮品費需附受贈者清冊，請於計畫初期預估數量一次請購，不足數請於原請購單辦理追加，若禮品有剩餘，請詳明未來用途及存放地點，並予妥善保管，俟發放完畢將清冊補送本室附入原核銷案辦理結案，以符規定。
統一發票或普通收據須註明品名、數量、單價，請勿請寫「文具」或「耗材」等一批，併填寫抬頭、日期、營利事業統一編號，單據抬頭一律填寫國立政治大學。
收據之營利事業統一編號從缺者，應加貼收據金額千分之四的印花。
依財政部81.05.19台財稅字第811661406號函規定新台幣二仟元以上之收據除水電、郵電、報費、交通費等依法免取統一發票外，儘量以統一發票作為原始憑證報銷，本校為非營業單位，應取具二聯式發票核銷，若取據電子計算機三聯式發票應將扣扺聯及收執聯一併粘貼核銷。
發票、收據之品名欄若以原文書寫者，請譯註中文，另有關單據有外文部分亦請擇要譯註中文。
收據或發票如有遺失，應檢具原立據人加蓋印章負責證明與正本相符之影本，並述明無法提出正本之原因。呈核後該案始得核銷。
郵寄問卷應檢附受訪人名冊及郵局大宗單。
印刷費，除檢具收據外，併需檢附所印刷之樣本。
影印費，請擇要說明影印資料名稱；大宗影印請附影本。
廣告費，請檢附整版報紙樣張。
訂定契約之設備租金及維護費，請檢附合約影本。
國際電話費，核銷時需檢附通話紀錄。
申購物品，請依第五六三次行政會議決議事項財物購置辦法辦理。
任何財物購置案件，均應依規定由機關會計人員編製傳票交出納人員簽發支票遞交受款人，不得由計畫主持人或機關人員代領轉付。
各項購置財務案件凡能一次辦理者，不得化整為零分攤辦理；同一採購案無特殊理由，應彙總核銷，直接支給債權人。
核銷前，請先仔細查閱合約內容之規定說明即應注意之相關事項。
購買物品單張收據、發票金額超過一萬元（含一萬元）以上未達五萬元，需取得一家以上廠商估價單，五萬以上未達十萬元，需取得兩家以上廠商估價單（單據日期同或發票連號金額加總超過一萬元以上，亦需估價單）。（88.10.30，88政總4417號函）。
粘存單填寫之金額、文字，一經塗改請於塗改處加蓋塗改人章，受領人收據金額不得塗改，若塗改需由受領人簽章。
計畫執行期限以外之單據，不得核銷。
計畫不得報支辦公用品費用，如檯燈、電扇、鐵櫃、辦公桌椅、訂書機、計算機、裁紙刀、佈告欄、文件處理架、日用品、便當、茶葉、咖啡、茶點、冷氣維護費、影印機維護費等費用。
參加學會之個人年會費等費用不得報銷。

旅運費：

報支油費應詳載使用人姓名、車輛種類、車號、行車起訖地點、里程數、耗油量及用途等資料。
非計畫相關人員具領差旅費，需由機關長官或授權代簽人審核決定。
臨時工不得報支國內外差旅費。
國內公差部分：本校90.03.15(90)政會字第1097號函摘錄如下：
1. 以計畫案及代辦類經費支用之出差派遣應由單位主管切實嚴加審核，派遣出差應於事前專案簽准或填具教職員工出差申請單，出差三日以內者（含三日）由單位主管代判後會教務處（教師部分）或研合會（助理部分），出差人如為單位主管則應陳　校長或授權代判人核定；出差三日以上者應於事前加會人事室、會計室、教務處（教師部分）或研合會（助理部分），再陳　校長或授權代判人核定。
2. 所有出差申請如因實際需要搭乘飛機者，應在簽案或出差申請單內敘明具體事由並縮短公差天數一併陳　校長或授權代判人核定。
3. 出差人員應於差竣十五日內填具出差旅費報告表，檢同奉准出差原案及有證明單據等，送人事室或總務處（警員、技工、工友部分）、研合會（助理部分）審核出、銷差日期、天數及職等，會計室於審核所附單據及所請差旅費與規定相符後，依規定程序辦理付款。
4. 出差旅費報告表之天數應與出差申請單核定天數相符。若延長出差天數，應敘明理由，簽奉　校長或授權代判人核定後，送人事室登記併案結報。
5. 國內差旅費支給標準及其他未盡事宜，依行政院90.01.15台(90)忠授自第00516號函頒「國內出差旅費報支要點」規定辦理（詳附件）。（本要點業於90.02.14以(90)政會字第0593號函轉知各單位在案）
國外公差部分：本校90.03.15(90)政會字第1097號函摘錄如下：
1. 以計畫案經費支用之出國計畫，應依各計畫核定出國旅費預算執行。
2. 各單位派遣人員出國應先會人事室、會計室，教師需加會教務處、助理人員需加會研合會，並簽奉　校長核定後辦理。
3. 出國人員應於差竣十五日內填具「國外出差旅費報告表」檢同奉准出差原案及有關證明單據等，送人事室或研合會（助理部分）審核出、銷差日期、天數及職等，由會計室審核所附單據及所請差旅費與規定相符後，依規定程序辦理付款。
4. 國外差旅費支給標準及其他未盡事宜，依行政院90.01.17台(90)忠授字第00472號函頒「國外出差旅費報支要點」及「中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表」規定辦理。（本要點業於90.02.14以(90)政會字第0593號函轉知各單位在案）
計程車資，依國內出差旅費報支要點，凡公民營汽車到達地區，除因急要公務者外，餘其搭乘計程車之費用，不得報支。
業務短程出差：五公里以上，六十公里以內，每日膳雜費簡任級五五○元，薦任級以下(專任助理)五○○元，工(兼任助理)四五○元報支。
1. 台北市內折半支給。
2. 經常性洽公，依汽公車票價（依地點）60元或90元，膳雜費60元報支。
國內差旅費搭乘飛機於報銷時需檢附機票票根始可核銷。
由國科會專款補助出席國際會議之國外旅費之國外旅費核銷，應依規定檢附國外出差旅費報告表、支出憑證、機票票根、旅行社開立之代收轉付收據、註冊費收據、水單或匯率證明及其他相關支出費用單據；若搭乘非本國班機者需另附「因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書」。
國外出差生活費，以往、回程機票日期為準，最後一日以四折計算。
報支國外差旅費需檢附匯率換算表(如：水單、報紙匯率表)。出差人員出國前未辦理結匯者，出差旅費應以出國前一日（如逢假日往前順推）台灣銀行賣出即期美元參考匯率為依據辦理報支。
差旅費報銷一律以學校出差旅費報告表填寫，並需於差後十五日內辦理核銷，逾期歉難受理，計畫主持人及專(兼)任助理按簡荐委及技工支給標準支付差旅費。
非以台幣為單位之發票或收據，請檢附與收據同時間支可資證明匯率換算標準文件（水單、報紙匯率版或信用卡帳單明細）。

預借款及其他：

行政管理費、人事費不得借支外，其他各項經費就已撥款金額，得另行簽案借支（簽案應附經費預算表）。
申請預借款，請依實際需求簽案辦理。（人事費、管理費不得借支；惟請購單據達壹萬元以上不得由預借款墊付，仍需循請購程序事先填具請購單核准後辦理，款項不得由計畫主持人或機關人員代付，需由校直接匯撥廠商）。
經費一覽表請於每次報帳時自行留存乙份，如需查詢經費請進入會計室網頁計畫帳務項下自行查詢。(網址：www.acc.nccu.edu.tw)

（三）附註

依國科會90.05.03台(90)會綜二字第0022043號函指示，執行研究計畫申購如研究設備未依計畫核定清單所核列之項目購置，亦未於計畫執行期滿前備函向國科會申請計畫變更者，應將未購置項目之研究設備經費繳回國科會；若設備購置完畢尚有剩餘數，准予依規定辦理流用，流用數尚有剩餘數仍需繳回。
報支研究設備流程如下：
1. 書籍部分：a.圖書館採錄組登錄→b.總務處財產組登錄財產物品增加　單並完成驗收→c.會計室辦理經費之核銷。
2. 其他設備採買物品部分：a.總務處財產組登錄財產物品增加單並完成驗收→b.會計室辦理經費之核銷。
凡委託計畫研究設備之財產，應黏貼財產條碼，並不得將設備帶離學校。
儀器維護費不含研究設備之更新。