公文製作及常見問題
秘書室 張佳琳
99年10月12日
教育部是一個家族網絡，
公文
作為一種內外對話…
主任秘書
政務次長
高
等
教
育
司
技
術
及
職
業
教
育
司
中
等
教
育
司
國
民
教
育
司
社
會
教
育
司
體
育
司
學
生
軍
訓
處
國
際
文
教
處
中
部
辦
公
室
環
境
保
護
小
組
特
殊
教
育
小
組
大
陸
事
務
工
作
小
組
電
子
計
算
機
中
心
科
技
顧
問
室
僑
民
教
育
委
員
會
訴
願
審
議
委
員
會
教
師
申
評
會
法
規
委
員
會
學
術
審
議
委
員
會
教
育
研
究
委
員
會
訓
育
委
員
會
醫
學
教
育
委
員
會
國
語
推
行
委
員
會
政
風
處
統
計
處
會
計
處
人
事
處
秘
書
室
總
務
司
部長
常務次長 2
部 屬 機 關
(含國家圖書
館等19機關
)
行政法人
(國立中正
文化中心)
府、院、部會、地方政府、各級學校、民間團體、媒體、人民、其他
私
校
退
撫
儲
金
監
理
會
壹、前言
一、公文製作意涵：
專業、溝通、敬業、再學習
。
二、公文寫作原則：
簡、淺、明、確
。
三、公文寫作變革：
精益求精、與時俱進。
1.行政院「文書處理手冊」。
2.教育部92.8.21台秘管字第0920126270號 「教育
部公文處理常見的問題與改進意見表」。
3.97年11月6日第74次副主管業務會報修正
「
教育
部公文品質改進加強措施」。
4.98年4月9日第82次副主管業務會報通過
「
教育部
公文製作加強注意事項
」。
5.其他：捷成公文製作系統、立法委員質詢案、業
務會報決議、監察案件系統等。
一、公文製作規範：
貳、公文製作規範與原則
二、公文撰擬原則
（一）撰擬格式
依內容、繁簡及需要性分採：
一段式（主旨）
二段式（主旨、說明）
三段式（主旨、說明、辦法）
（二）函稿之性質
1.主動行文：創稿係承辦人員據公務需要主動擬稿。
2.被動行文：
(一)轉文，甲機關行文乙機關，乙機關轉文丙機關。
(二)復文，甲機關行文乙機關請求釋示或研提意見時，
乙機關將處理情形回復甲機關。
3.承辦人員於辦稿（為公文之草本）時， 應分別
填列下列各點：
(1)文別：「令」、「函」、「書函」、「箋
函」、「公告」等。
(2)速別：希望受文機關辦理之速別。填「最速
件」、「速件」,普通件不必填列。
(3)密等：填「絕對機密」、「極機密」、「機
密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括
弧註記，非機密件，則不必填列。
(4)附件：註明名稱、型式、數量及其他有關字樣，
或註明如文。
(5)正本、副本：分別逐一書明全銜，或以明確之
總稱概括表示；其地址非眾所週知者，請註明。
(三)撰擬要領
1.依來文要求辦理或復文者，請在「主旨」內摘述
事由。
2.擬辦復文或轉行之稿件，請將來文機關之發文日
期及字號於說明中敘明，俾便查考。
3.承轉公文如有需要，請
摘敘
來文要點，無法摘敘
時，可照規定列為附件。
4.概括之期望語「請 鑒核」、「請 查照」、
「請 備查」等列入主旨。
5.「說明」、「辦法」分項條列，每項表達一意。
6.如要求副本收受者作為，請在說明段內列明。
7.文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜
之下可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。
(四)法令數字用法
中文數字：公告稿、令、總說明、對照表內條文
及說明序號
阿拉伯數字：簽案、衝擊影響評估、法令條文內
文、其他文稿
1.函與書函的使用時機
2.簽與簡簽的使用時機
3.授權單位主管代判文稿的
使用
4.受文者書寫
5.副本收受者的書寫
6.會簽意見之彙整
7.公文夾之使用
8.稿末之署名
9.騎縫
10.用紙
11.文書電子化
12.一般用詞
13.會議通知及議程
14.會議紀錄
15.文卷之彙整
16.習慣用詞
17.回復致部長信函
參、公文製作常見問題
一、函與書函使用時機
（一）正式函
復
機關、學校、民間團體、民眾，
有關經費、請求與准駁等事項，尤其具行政處分
效果者，以「函」為之。
（二）寄發會議紀錄並希望照辦者，以「函」發
送。但純屬部內單位會議紀錄以「書函」發送。
（三）
轉發
上級或同級機關有關計畫、方案、重
要會議紀錄等，尤其希望下級機關、學校、社教
機構照辦者，以「函」發送。但如轉發一般會議
紀錄、推薦報名者，以「書函」為之。
（四）立委辦公室來文索取或查詢資料、請求協
助事項等，建議以「
書函
」回復。立委以笺函致
函部長者，以部長「笺函」復之。
（五）民眾不論以何種方式致函部長或本部，如屬查
詢教育相關資訊或提供意見者，以「書函」回之。
（六）「函」稿之文末應署「部長 吳○ ○ 」；
「書函」稿之文末應署「教育部」。
二、簽與簡簽使用時機
（一）屬開創性、重要政策及案情須詳加說明者，
通常為「先簽後稿」，建議以「簽」為之。
惟
「簽稿併陳」者，應於簽文末「敬陳 核示」之
前，標示「簽稿併陳」。
簽署由上而下蓋用職章，日期時間標記於職章
的右方如0415或下方（注意預留長官核印的空間）
1420
(二)各單位簽辦公文應以「簽」辦理為原則。案
情單純或簽會相關單位表示意見者以「簡簽」辦
理，並以二頁用紙以內為原則。
（三）
會議紀錄
案情複雜須說明前因後果者，宜
加簡簽摘述。
（四）行政院或部外函送到部的會議紀錄，宜以
簡簽摘述重點或補述會議相關過程。
（五）應電腦化需要，存查文請用「簡簽（存查
文）」。
惟一層核判者，請於「敬陳 核示」之
次一行，標示「○○司」，簽署由左而右蓋用職
章，日期時間標記於職章的下方如03091020（注
意預留長官核印的空間）。
以本部部長名義簽陳行政院院長簽時機之三原
則：
一、依規定需報院之主管人員之任用。
二、緊急事件為把握時效時。
三、院長或副院長交辦案之回報辦理情形。
三、會議通知及議程
（一）如為某委員會會議，出席者僅列委員，以
○○○委員稱之，並以姓氏筆劃排序（另附委員
名單書明其單位與住址以便寄發）；其餘單位或
人員列於「列席者」欄位。
（二）「出席者」如有部外單位或人士，應列於
前，本部單位與人員
另起一行列於後
（如「本部
中教司、國教司司長○○、副司長○○、科長
○○」）。
（三）「會議通知」稿，於最後一行書明「
教育
部
」。
（四）會議議程格式
（會議名稱）議程
＜目錄＞
壹、主席致詞…………………………………………………………1
貳、確認上次會議紀錄（連續性會議）………………………………1
參、報告事項……………………………………………… …………1
肆、討論事項 …………………………………………………………1
案由1、
○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○○○○案，提請討論。…………………………1
案由2、
○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○○○○案，提請討論。 …………………………2
伍、臨時動議
陸、主席指示
柒、散會
捌、附件……………………………………………………………………4
附件1 ………………………………………………………………… 4
附件2 ………………………………………………………………… 6
四、會議紀錄
（一）須逐一書明：
「○○○○○會議紀錄」
時間：
（年月日時）（時採12小時制，只記開始時
間，如為下午2時30分，則文末不寫「整」字）。
地點：
（標示處所及會議室）。
主席：
楊司長○○ 紀錄：楊○○。
出列席人員：
（如附簽到單）。
以上4項可以表格化呈現
會議
時間
OO年O月O日上午9時30分
會議
地點
教育部216會議室
主持人
紀錄
出席人員
請假人員
列席單位及人員：（請依現況調整欄位）
秘書室
秘書室
秘書室
壹、主席致詞：
（略）。
貳、業務單位報告（或報告事項）：
參、討論事項：
肆、臨時動議：
（無）（如做結論式之決議，此
項可免）。
伍、散會
（下午6時30分）。
1.須附「簽到單」。
2.如有說明會議過程之必要或相關後續擬辦事項，
以「簽稿併陳」方式處理會議紀錄；但如無另加
說明之必要者，「以稿代簽」，處理，惟請於文
類（如函稿）之後加註「（以稿代簽）」。
五、授權單位主管代判文稿的使用
（一）基於機關整體性，除
人事處、會計處
因指
揮系統之必要外，原則上不鼓勵以單位名義行文，
而以「書函」或「單位主管代判文稿」方式為之，
由單位主管判行。
（二）若以「單位主管代判文稿」較適格，但又
須上呈部次長知悉者，
可「先簽後稿」，或於
「簽稿併陳」時，單位主管於稿面先行批示「奉
核可後發」
。
（三）先簽後稿之公文，若已簽奉部次長核定，
則稿的部分，請由二層判行即可， 不必上陳。
六、受文者書寫
（一）發送下級主管教育行政機關之公文受文者
建議分別標示：臺北市政府教育局、高雄市政府
教育局、
臺北縣政府教育局
、
各縣市政府
、福建
省金門縣政府、福建省連江縣政府。
（二）受文者應標示機關（構）或學校之
全銜
，
如「行政院文化建設委員會」，禁用簡稱如「文
建會」。
（三）受文者中對於對方之稱謂，宜與其來文所
標示之名稱一致，如「立法委員黃○○國會辦公
室」，則宜照列。
對立法委員（院）行文方式一覽表
七、副本收受者書寫
「副本收受者」書寫方式建議：部外機關（單位）
列於第1行，並以全銜名之。部內單位列於第2行，
可簡寫，但數單位同列時，第1個單位前加冠
「本部」，如「本部高教司、技職司、中教司、
社教司」。因副本原則上由承辦人存用，故
避免
於本單位後加列司內同仁或承辦人
。
八、會簽意見之彙整
(一)須會相關單位或單位內之意見，依下列方式
處理：
1、單位內意見應先統整，再簽請核示。
2、涉及二個會辦單位以上時，應先將會辦單
位意見綜整後，再簽請核示。
（二）案件涉其他單位權責時，宜先請該單位惠
示意見；如屬本單位權責應先表明單位意
見，再知會或請相關單位表示意見。
（三）
如上陳之簽稿有其他會文單位表示不同意
見，原簽陳單位應加彙整並表明本單位之
立場，重簽後再上陳。
九、文案卷之彙整
1.公文全卷所附之各項資料應標示清楚，除標明附件號
數外，並將重要處斜摺，露出上端或加籤條以利查閱，
切勿雜亂錯置，影響公文判核。
2.參考性質之法規、前案或相關備以核對的資料，夾附
於卷宗夾左側（公文核判後交由承辦人收執）。
3.陳核之公文，全卷排列的次序如下：簽、稿、會簽、
來文、隨案存查的附件、隨文寄送的附件，並以燕尾
夾2只夾於文卷左側。
4.簽稿併呈時，請於「簽」之右下角斜摺（向內摺），
以避免核稿長官漏章。
5.會議議程之撰擬及會議資料之整理，請確實依規定整
理排列及編寫「總頁碼」。
十、公文夾之使用
（一）建議確實依速別套用公文夾；同時，各單
位應注意淘汰過於破爛之公文卷宗夾(
白色-普通
件；藍色-速件；紅色-最速件；黃色-機密件
)。
（二）密件應標示等級及解密條件，並以密件專
用封袋傳遞陳核；「機密」件以上（機密、極機
密、絕對機密）建議承辦人或指定專人親自持送
陳核。
十一、稿末之署名
（一）「函」稿不論上行文、平行文、下行文，
於稿末均書寫「部長 吳○○」，至於用印部分
由文書科依文書處理之規定辦理。
（二）「書函」稿，則於稿末書寫「教育部」。
上陳之簽稿兩頁以上者，其騎縫處一律加蓋承
辦人職章；正式函文則由文書科加蓋騎縫章。
十二、騎縫
十三、用紙
（一）凡須存檔與對外發文之公文書及其附件，
應使用潔淨的A4第1次用紙。
（二）試印文稿，及傳閱本部相關單位之文件，
建議多多利用背頁紙。
（三）為節約用紙，公文請雙面影印。
（一）
基於公文電子交換之需要
，文稿存檔時，
系統自動顯示「附件管理」畫面，若無附件須點
選「無附件」；若有附件且為電子檔，須點選
「電子交換附件」，且附件說明及名稱須照列；
若有不能電子化之實體附件，須點選「非電子交
換附件」，附件說明與名稱不可空白。
十四、文書電子化
（二）製作一文多稿時請點選「一文多稿(令、函、
書函稿)(批示)」，當擬完第一份稿時，點選
公
文
製作系統
工具列之
綠色「開新稿」
圖示（或點
選檔案->開新稿選項）
，
將前一稿之內容拷貝至
第二稿內以供修改。若需檢視各文稿，則點選
「文字」功能列的「上一稿」、「下一稿」即可。
一文多稿可單獨或多稿存檔，發文傳送與一般公
文同。
（三）一文多稿中夾有令稿與公告稿，有分為有
受文者及無受文者兩種，若於一文多稿時選擇檔
案->公文用紙->更換基本公文用紙，再將文稿更
換成令稿或公告稿即可。
（一）對於其他機關的稱謂，在公文中第一次出
現時建議用全銜，如「行政院文化建設委員會」；
第二次以後才用簡稱
，如「文建會」。上行政院
之函文，對於其他機關的稱謂亦遵前項原則，不
宜用「鈞院文化建設委員會」之類稱謂。
十五、一般用詞
（二）部長笺函中對女性的稱謂，不宜「稱兄（姐、
妹）」，部長之署名亦不宜「道弟」。
（三）笺函結尾敬辭如「耑此」，應緊扣於文末，
勿須抬頭；但結尾請安語如「順頌 勛祺」，後二
字則需抬頭。一般常見的結尾用詞，如「耑此，
順頌
勛祺」。