出差前~請繳交以下申請書至所辦
出國申請表請至校務資訊系統填寫，有申請研發處或所辦出國補助者，請在出國報告中勾選〝是〞並列印出來先給指導教授簽名於單位主管簽註欄，再送至所辦進行後續流程， (出國申請表請填寫實際出國、返國日期；而非僅填會議期間)
會計事項申請單(包含註冊費、撘乘外國籍航空公司班機請)(出差前1週提出申請，若搭乘班機為華航、長榮、遠東、復興、立榮、華信則免申請)
(以上項目請務必記得在出國前處理，以免回國後等待很久才拿到差旅費)
表單請至http://account.web.nthu.edu.tw/files/11-1098-3340-1.php，
第18項下載
可先行向校方申請10萬以下差旅費借支，請先向承辦人告知。
另外以下是關於國科會回國後國外差旅費核銷部份，供參考，生活費請依照國外生活日支表為標準。
出差後~
（1）請先至國科會網頁上傳出國報告及填寫經費報銷，存檔成功後列印上傳成功頁面（註記日期）
（2）請檢附以下單據正本至光電所辦核銷:
生活費︰
免附單據；回國當日僅支付生活日支額3成；補助期間=會議期間+正常交通往返期間(日期統一以台灣時間計算)
★若當日有搭乘跨夜班機、過境旅館、免費住宿生活日支額亦為3成。
機票核銷︰
(1)機票票根或「電子機票旅客收據／行程表」（2）登機證存根（3)國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據(抬頭:國立清華大學，統編:46804804)
★艙等依規定為經濟艙。
★因機票金額為實支實付，收據金額若含住宿費用（機+酒），麻煩請將機票金額分開開立或請公司於（機+酒）收據上註明單買機票金額並請公司於註記處蓋章。
註冊費 ︰(1)原始單據(invoice)(2)刷卡付費者請附上刷卡帳單影本；匯款付費者請檢付匯款水單(以正確換算匯率用)
其他費用︰檢附簽證費、註冊費或其他費用原始單據覈實報支
匯率證明︰請檢附出國前一日（如逢假日往前順推）臺灣銀行即期賣出外幣歷史匯率(請至臺銀網頁下載列印)
https://ebank.bot.com.tw/default.asp?FrnName=BRate
會議議程︰請檢附會議議程表以供會議期間確認用
（3）如同時有申請研發處補助者，亦請至校務資訊系統上傳出國報告（選擇開放報告），並列印出國報告審核表（經指導教授簽名），一併送至所辦。
國外出差旅費報告表：
自行上校務資訊系統，國外差旅費項目填寫國外差旅費填報中自行填寫差旅報告
表，然後列印在出差人中簽名帶過來所辦報帳。
國外差旅費─應檢附單據自我檢核表
單據核銷前，應檢查以下項目是否齊全：
□國外出差旅費報告表（粘貼於支出憑證粘存單）
□出國申請單
□搭乘外籍航空需附「搭乘外國籍航空公司班機申請書」正本
□機票票根或電子機票
□國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據或其他足資證明支付票款之文件
□登機證存根或足資證明出國事實之護照影本或航空公司所開立之搭機證明
□長途大眾陸運工具交通費單據
□手續費、保險費、行政費 (含註冊費，應於出國前簽報首長核准) 、禮品交際費及雜費等之單據
□出國前一天滙率表（臺灣銀行賣出即期美元參考匯價）
□出國報告審核表(國科會經費免附)