品質記錄管制程式 QP-MR-05

品質程序書

文件編號

QP-MR-05

文件名稱

版本

制訂單位

管理代表

品質記錄管制程序

頁次

1-2

一、目的：本程序為確保本校所屬行政單位各項作業、服務及各項會議記錄之保存符合品質系統之要求，制定有關品質記錄之建立、保存、維護相關管理規定，以展現品質達成之成效及品質系統有效性之證明。

二、範圍：凡本校所屬各行政單位有關品質系統被執行、運作所產生之各種報表、表單記錄皆適用之。

三、定義：

3.1 品質記錄：品質系統被執行、運作所產生之各種報表、表單記錄稱之。

四、權責：

4.1 品質記錄管理、保存、維護之執行：各單位主管指派人員。

4.2 品質記錄期滿銷毀核准：各單位主管。

五、內容：

5.1流程圖：

5.2 作業內容：

5.2.1 各項品質記錄之管理，由各單位主管自行指派專人負責蒐集、建檔、儲存、維護和處理，此人員可為一人或多人，且每一單位應有人員建立並彙整「品質記錄管制表」以確保品質記錄檔案保存之有效性。

5.2.2 品質記錄內容應可辨識其名稱、日期及相關品質系統運作之資料，其建檔保存方式分為書面格式及電子格式，其儲存須在避免散失和不影響文件品質的原則下進行，且應避免受潮、污損、散落或內容難以辨識等狀況發生。

5.2.3 保存期限之設定：

5.2.3.1 品質記錄之保存年限可依下列方式由各單位自行設定。

5.2.3.2 契約之保存依雙方議定之契約年限、或政府法令規章等有關之規定，定其保存年限。

5.2.3.3 一般之品質記錄，除另有規定外，其保存年限均設為二年。

5.2.3.4 品質記錄為電子媒體之格式，其產生時即已放入內部網路儲存，保存期限之設定，應由內部網路管理者訂定之。

5.2.4 保存期滿之品質記錄，可由各單位主管核定其銷毀或繼續保存，若欲銷毀，應以年度方式處理其資料並記錄於「品質記錄管制表」中；若欲繼續保存，電子媒體之格式可燒錄成光碟保存，書面檔案可修正展延其保存年限。