嘉義縣政府請款核銷檔案及注意事項

【附錄十九】嘉義縣政府請款應檢附核銷文件及應行注意事項

一、為提昇本府行政效率、增進付款時效，各單位接到應（待）付款單據時，應即依支出憑證處理要點及有關規定手續，詳加審核後，再遞移主（會）計部門審核，並於提出付款申請前先行審核相關文件是否備齊，齊備之文件有助縮短付款流程，請各單位密切配合辦理。

二、工程估驗：

(一)依「分批核銷先行檢核表」，依序檢附相關文件。

(二)簽請付款時，請敘明依據之契約條款及是否符合估驗條件。

(三)開立發票營業稅額應以估驗工程款之5%計列，尾數不滿貨幣一元者，按四捨五入計算。

(四)包商管理費不得超過估驗計價比率。

(五)保險單受益人為「嘉義縣政府」；保險期間應自開工日至正式驗收合格日止，或投保至契約約定之期限；若變更設計請依契約規定辦理加保事宜（行政院公共工程委員會101年2月14日工程企字第10100050350號函）。

(六)估驗人與經辦人不得為同一人，非正式人員不得為估驗人。

三、工程竣工計價：

(一)依「工程案件經費核銷先行檢核表」，依序檢附相關文件。

(二)非本府承辦者(委託或補助他機關辦理)，應檢附機關領據；數機關分攤之支付款項，其支出憑證應加具支出機關分攤表（表單七）。

(三)驗收人與經辦人不得為同一人，非正式人員不得為驗收人。

(四)結算驗收證明書應依內容填寫完整，驗收意見欄應有「驗收合格」字樣，證明書說明欄已敘明「本證明書不得塗改」，若有更改應重新簽發。

(五)數計畫或科目共同分攤之支付款項，其支出憑證不能分割者，應加具支出科目分攤表(表單六)，並將發票影本(發票影本請加註「與正本相符」及承辦人章)分別黏貼。

(六)採購之開標、比價、議價、決標及驗收，應依採購法相關規定，由主(會)計及有關單位會同監辦。

(七)本府代辦其他機關業務，若需開立統一收據請先行加會行政處出納科掣據(核章應完備)。

四、勞務核銷：

(一)設計監造費核銷：

1、依「勞務案件經費核銷先行檢核表」，依序檢附相關文件。

2、服務費用計算式，依契約付款規定計之。

3、分批付款應檢附本期分批付款表一式二份及前期分批付款表（正本）。

4、檢附工程預算書、工程結算驗收證明書、工程結算總表、明細表及工程營造保險收據影本。

5、發包金額低於底價八成而以底價八成金額代替結算金額者，其扣減之營業稅、保險費應同比例調整後扣除。

【調整後保險費＝原保險費 × 底價80％ / 工程契約價金 】

6、委託設計監造費率附有級距表者，應依級距遞減計算委託設計監造費。

7、非本府承辦者(委託或補助他機關辦理)，應檢附機關領據；部分補助者加附支出機關分攤表正本（表單七）。

8、本府代辦其他機關業務，若需開立統一收據請先行加會行政處出納科掣據 (核章應完備)。

(二)一般勞務採購核銷：

1、依「勞務案件經費核銷先行檢核表」，依序檢附相關文件。

2、勞務驗收紀錄、勞務結算驗收證明書及契約規定各期付款時應檢附之文件。

3、勞務逾期檢核表請由業務單位承辦人及科長核章，並檢附相關證明文件，且應送達本府之文書依日期順序置放。

4、分批付款應檢附本期分批付款表一式二份及前期分批付款表（正本）。

五、財物核銷：

(一)依「財物案件經費核銷先行檢核表」，依序檢附相關文件。

(二)分批付款應檢附本期分批付款表一式二份及前期分批付款表（正本）。

(三)如以共同供應契約訂購單採購，核銷時應檢附共同供應契約電子訂購單。

(四)單價超過1萬元且使用年限在二年以上者，應檢附財產增加單。

(五)採共同供應契約應檢附文件：

1、統一發票。

2、經費支出明細表。

3、驗收紀錄。

4、交貨（安裝）報告書。

5、保固切結書。

6、財物結算驗收證明書。

7、共同供應契約電子訂購單。

8、契約及其所訂應檢附之文件。

六、採購金額在公告金額十分之一以下案件核銷：

(一)公告金額十分之一以下採購，仍適用政府採購法相關規定。

【採購法第2條】

(二)非依「共同供應契約實施辦法」辦理之公告金額十分之一以下之採購，洽廠商報價之案件，仍應考量廠商報價之合理性。【採購法第6條第1項】

(三)公告金額十分之一以下之採購，有需要者仍可簽訂書面契約。

(四)公告金額十分之一以下之工程或勞務採購，仍適用不得轉包之規定。【採購法第65條】

(五)公告金額十分之一以下工程、財物採購之驗收，雖可免辦理現場查驗，仍應由承辦採購單位備具書面憑證採書面驗收。【採購法施行細則第90條第1項】

(六)採「共同供應契約實施辦法」辦理公告金額十分之一以下之採購，仍需辦理驗收。【採購法第71條】及【採購法施行細則第90條】

(七)公告金額十分之一以下之採購，仍適用採購法第101條及第103條規定。

(八)屬例行性採購項目如：公用水電、電話、郵票、稅捐、規費、報費、花籃、便當、文具紙張、印刷費及零星油料費……等，得以「採購請示單」辦理。

(九)非屬例行性採購項目如：值班費、出席費、審查費、講師鐘點費、翻譯費、稿費、文康活動費、廣告費、圖書購置費、其他採購及各項修繕費、資訊設備、其他（雜項）設備……等，應以「簽呈」方式辦理。

(十)請購時無論以「採購請示單」或「簽呈」辦理，應詳細填妥：請購日期、開支科目、物品名稱、規格型號、數量、單價、總價金額、具體說明用途及推算簽證號碼（單價乘以數量應與總價相符）。

(十一)動支經費預算科目之開支，應與支用性質相符（何謂用途別分類：

例：主計業務－單位預算審核(業務計畫)－業務費(一級)－物品（

二級）－消耗品（三級））

(十二)工程、財物、勞務採購，除業務單位依其業務性質自行採（中央機關 未達公告金額採購招標辦法第五條）簽准方式辦理外，採購單位均為行政處庶務科。

(十三)黏貼憑證用紙單內須於「驗收證明」欄核章者，應由業務單位人員核

章，且驗收人與經辦（採購）人不得為同一人。

(十四)以統一發票核銷時，統一發票應注意下列事項：

1、請取得二聯式統一發票，並以「收執聯」黏貼。若取得三聯式及電子計算機統一發票，應檢送「收執聯」，如有「扣扺聯」得一併黏貼。

2、營業人名稱、地址及其營利事業統一編號。

3、買受機關名稱、採購名稱及數量（品名欄僅註明一式者，除工程、勞務採購外，應檢附購買物品明細表）。

4、單價及總價。總計欄之阿拉伯數字與中文大寫數字應相符（依「統一發票使用辦法」規定，書寫錯誤者，應另行開立）。

5、開立統一發票日期。

6、收銀機或計算機器開具之統一發票，應輸入各機關統一編號，若未輸入統一編號，應請營業人加註「買受人機關名稱」或統一編號後，加蓋「統一發票專用章」。

7、收銀機統一發票以貨品代號代替品名者，應由經手人於發票內，加註貨品中文名稱並簽名。

8、配合政府推動統一發票電子化報支作業：

(1) 電子發票（感熱紙）報支經費時，請於發票或申請動支經費文件等註記發票字軌號碼（如FH-27292814）並蓋章，俾利模糊時查考用。

（2）在電子發票格式未檢修前之過渡時期，電子發票證明聯格式必要資料未有營業人名稱、地址等資料，業務單位於洽取發票時，請廠商於電子發票證明聯上蓋統一發票專用章，或於財政部稅務入口網以營業人統一編號查詢列印營業人基本資料等方式補正營業人名稱資料。

（3）倘因紙本電子發票收執聯遺失或供其他用途，而另持廠商補開之

紙本電子發票（副本）等辦理核銷，應由經手人註明無法提出原

本之原因，並簽章。

(十五)以收據核銷時，應注意下列事項：

1、商店收據：免用統一發票收據

(1)「收據」名稱。

(2)買受人之抬頭、開立收據之日期、摘要（品名）、數量、單價、總價、合計之中文大寫金額及店章（若店章內未載明者，應補正商店地址及營利事業統一編號）。

(3)若收據由營業人蓋上「統一發票專用章」或公司營業人加蓋「免用統一發票專用章」，均屬不合法的憑證，應由經手人重新洽請廠商開立統一發票，以統一發票報支。

2、個人及非營利團體：

(1)「收據」名稱。

(2)買受人之抬頭及支付機關名稱。

(3)開立收據之日期或受領年月日。

(4)摘要（品名）或受領事由、實收金額、合計之中文大寫金額。

(5)個人收據：受領人簽章、受領人戶籍地址、身分證字號。

(6)農（漁）民農特產品收據：受領人簽章、受領人戶籍地址、身分

證字號（免貼印花）。

(7)非營利團體印章、負責人、會計及出納簽章（如未設置會計或出

納專責人員者，得免簽章）。

(8) 未申請營業登記而無法開立具有營利事業統一編號之收據，請加

貼千分之四印花稅票。

3、規費收據：

(1)「自行收納款項統一收據」名稱，第一聯：收據。

(2)開立機關名稱、開立日期、字號、繳款人、收入科目、事由、金額、大寫金額。

(3)經手人簽章、主辦出納、主辦會計、機關長官（或由其授權代簽人簽章）。

4、繳費證明：

(1)「收據」或「繳費證明單」字樣（存根聯）。

(2)開立機關名稱、字號、金額、經辦人簽章。

5、規費聯單：

(1)開立機關名稱、編號、日期、費用別、金額。

(2)取得第一聯及收費戳記。

(十六)核銷金額、數量應與請購金額、數量相符，若有不符，應敍明與原請購案件不符之原因或重新簽核後再行核銷（黏貼憑證用紙單核銷面金額不得塗改）。

(十七)非本國文支出憑證，請經手人擇要譯註本國文並簽章。

(十八)依稅法規定應課稅所得或扣繳稅款之支出，應加會行政處出納科辦理所得申報或扣繳稅款。

(十九)其餘相關規定請參閱最新修正「支出憑證處理要點」辦理。

七、其他應注意事項：

(一)動支經費應事先簽奉核准。

(二)契約書稿有修改之處，契約書應隨同修改。契約書內不應再出現「（稿）」、「（草案）」、「估價單」及「標單」字樣。

(三)預算書(含變更設計預算書)及契約書(含變更設計議定書)其明細表單價與單價分析表所列示之單價應相互一致。

(四)以銀行書面連帶保證，履約保證或保固保證，明訂「保證期間」應較契約規定之履約期間及保固期間長90天。

(五)一次性核銷原動支簽呈請檢附正本，若為分次核銷，請檢附原動支簽呈影本，於其上加註「影本與正本相符」，並請承辦人及科長核章。

(六)應檢附原始憑證之情況(業務費、設備及投資、代辦經費科目等)，以正本核銷，另部分分攤者得檢附支出機關分攤表（表單七）及憑證影本核銷。

(七)契約書稿需由承辦單位、主(會)計單位和決行單位核章。

(八)勿委派臨時人員辦理驗收。

(九)工程預算金額或決算總金額超過核定補助之比例或金額，超過部份應敘明由何科目支應。

(十)印領清冊、分批付款表、支出科目分攤表、支出機關分攤表等，承辦單位應逐級核章齊全。

(十一)工程結算擬依實作數量驗收，應事先簽准。

(十二)本府代辦其他機關業務，若須開立統一收據者，請先行加會行政處出

納科掣據（收入科目及經手人欄位需核章完備）。

八、上列應備文件及應行注意事項，僅臚列要點供參，個別案件主辦單位仍應視案件之性質提供相關資料，主（會）計單位於審核時，若有需要仍可要求另為提供，主辦單位不得以已檢附所列資料為由拒絕提供。

表單一 …………………裝…………………………訂………………………………線…………………………

粘貼憑證用紙單

……………………憑………………證………………粘………………貼………………線………………

提高工作效率，注意憑證內容具體事項：

1.機　　　關：全銜。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　說明：

2.時　　　間：年、月、日。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　①本用紙除「憑證編號」及「預算科目」兩欄由

3.印　　　章：商號正式印章。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　主計部門填列外，其餘各欄應由經辦報銷工作

4.地　　　址：縣市街巷門牌。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　之事務人員填列。

5.財產或營繕：名稱規格數量。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　②本用紙憑證粘貼線上端有關人員蓋章欄之欄數

6.單　　　位：儘可能用標準制。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　得視各機關經理財物工作之實際分工程序自行

7.金　　　額：單價總價需相符。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　增減。

8.實　　　收：中文大寫。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　③凡提供參考之附件，如不能同時粘貼，則記明

9.用　　　途：詳細具體。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　某號憑證之附件，按號另裝成冊一併附送，並

10.印　　　花：照規定貼足並銷印。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　於憑證簿封面上註明外附若干件。

11.更　　　改：商號加章負責。

12.無　　　效：擦刮挖補塗改鉛筆書寫墨跡不明。　　　　　　　　　　　　　　　　附件：

14.外　　　幣：應折新臺幣及算折合率。　　　　　　　　

15.印刷或紙張：附張樣。

16.電　報　費：附事由。

17.旅　　　費：附旅費報告表。

18.工　程　費：附合同圖說。

19.稽 察 標 準：應機關審計監視。

20.單據印就　萬　千單位其不需應用者加作O字。　　　　　　　　　　　　　　　　NO　　　　　　　

表單二 嘉 義 縣 政 府 採 購 請 示 單

中華民國 年 月 日

註：已奉核簽准並於簽呈中註明數量，單價及總價者，本頁不用再請示。簽呈條碼編號：

繳貨廠商： 　 　　　　　 電話：

……………憑……………證……………粘……………貼……………線………

表單四 嘉義縣政府國外出差旅費報告表

附註：

1.本表由承辦單位人員依據實際付款情形填列，備註欄有關契約副本或抄本黏附之冊數及號數由會計單位人員填列。

2.本表於採購案支付尾款時或分批（期）驗收後，應附驗收證明文件。

3.機關在不牴觸本要點規定前提下，得依其業務特性及實際需要，酌予調整本表格式使用。

表單六

嘉義縣政府

支出科目分攤表

年 月 日 單位：新臺幣元

承辦單 承辦單位 會計單 主辦會計人員 機關長官或

位人員 主管人員 位人員 或其授權代簽人 其授權代簽人

附註：

1. 本表由承辦單位人員依據相關支出科目分攤支付款項填列，備註欄有關原始憑證黏附之冊數及號數由會計單位人員填列。

2. 機關在不牴觸本要點規定前提下，得依其業務特性及實際需要，酌予調整本表格式使用。

表單七

嘉義縣政府

支出機關分攤表

年 月 日 單位：新臺幣元

承辦單 承辦單位 會計單 主辦會計人員 機關長官或

位人員 主管人員 位人員 或其授權代簽人 其授權代簽人

附註：

1、本表由承辦單位人員依據相關支出機關分攤支付款項填列。

2、機關在不牴觸本要點規定前提下，得依其業務特性及實際需要，酌予調整本表格式使用。

附註：

1.受領人如為機關或本機關人員，得免記其地址及其統一編號。

2.若具合法支付事實，但因特殊情形無法取得支出憑證，且本機關人員確已先行代墊款項者，「姓名或名稱」欄可填寫本機關實際支付款項人員之姓名。

3.依行政院95年12月29日院授主忠字第0950007913號函規定，特別費因特殊情形，不能取得支出憑證者，應由經手人開具支出證明單，書明不能取得原因，並經支用人（即首長、副首長等人員）核（簽）章後，據以請款。

4.特別費支用人核（簽）章欄位，僅於特別費因特殊情形，不能取得支出憑證而開具支出證明單時，由支用人核（簽）章適用，故特加列括號註明。