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國立雲林科技大學電話禮貌守則
1. 電話鈴響時，至遲應於鈴響三聲內接電話，並應先報單位、姓名及禮貌用語，
如「人事室，您好，我是０００」，切勿一接電話就喂個不停。
2. 於轉接電話時，應使用禮貌用語如：「請稍候，我將為你轉接」。
3. 將電話轉至承辦人分機時，應注意是否有人接聽 ，勿任鈴聲響不停，如無人接
聽，應迅即轉接其他分機。
4. 接電話時切勿一邊吃東西一邊講電話，聲音應清楚、有禮貌。
5. 如來電所詢問之問題，非自己主辦業務，應迅即轉接承辦同仁，避免一再轉接，
除告知對方承辦人之姓名及分機號碼外，並說明如電話斷線時，請其重撥。
6. 如來電者所詢問題，碰到自己不能馬上回答的問題，切勿讓對方久候，可跟對
方說：「對不起，請您留下電話，待會我再回您電話」，再把電話掛斷，等查清
楚再與對方聯絡。
7. 當請同事接聽電話時，應請對方不要掛斷話機，並避免大聲喊人。
8. 如對方指定之接話人不在辦公室時，應告知接話人之去處（如在….開會、公出、
請假等），而不得以「不在」、「下班了」或「沒看到」即掛上電話。同時應問明
對方姓名、聯絡電話及事項，並儘速轉告該接話人，儘先回電。 (如：「對不起，
他正在講電話，麻煩您留個電話，待會兒我請他撥電話給你」或「對不起，他
有公務外出，不知道什麼時候回來，請問有什麼事情我可以轉告他，等他回來
再給您回電話」)。
9. 如長官正在開會，有重要電話需長官立即處理時，可以將來電者姓名及內容、
電話號碼記在留言條上，送進會議室，由長官決定處理方式。
10.當離開話機查資料時，應禮貌的請對方稍候；查到資料，回到話機時，應先
說如「對不起，讓你久等了」等禮貌用語。
11.如鈴響而同仁請假或有事暫時離開時，應迅即代接電話。
12.通話完畢，請用禮貌性用語如「謝謝」、「再見」、「不客氣」等，應候對方先掛
話筒，再將話筒輕輕掛好。
13.對於抱怨之電話，應用體諒的心，和善平穩的語言，讓對方把事情原委說清楚，
並把要點記下，針對每一抱怨事項，一一為對方解答或處理。
14.使用電話時應回答簡明，尤不得占用公務電話聊天。
15.使用電話時，聲音大小適中，言詞語調應謙和有禮，不可有粗暴無耐之言語。