.doc&Size=578560&Name=01-02.%E9%AB%98%E9%9B%84%E5%B8%82%E4%BA%BA%E6%B0%91%E5%9C%98%E9%AB%94%E7%B1%8C%E5%82%99%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E5%8F%83%E8%80%83%E7%AF%84%E4%BE%8B(11001%E7%89%88)_html_50711f86bd964fc4.gif)
高雄市人民團體
籌備工作參考範例
高 雄 市 政 府 社 會 局 編 印
中 華 民 國 110年1月
網址:https://socbu.kcg.gov.tw/
最新手冊內容及各式表格下載路徑：
高雄市政府社會局首頁→便民服務（上列）→下載專區→
分類點選下拉式選項-人民團體
目錄
PS：籌備期間發文：應於會名後方加註「籌備會」字樣，同意籌組後6個月內應完成立案。.doc&Size=578560&Name=01-02.%E9%AB%98%E9%9B%84%E5%B8%82%E4%BA%BA%E6%B0%91%E5%9C%98%E9%AB%94%E7%B1%8C%E5%82%99%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E5%8F%83%E8%80%83%E7%AF%84%E4%BE%8B(11001%E7%89%88)_html_7af9dd72c8da075c.gif)
二、籌備會相關資料
開會通知單(參考範例)
高雄市（團體名稱）籌備會開會通知單
地址：
傳真：
聯絡人：
電話：
受文者：高雄市政府社會局
發文日期：中華民國年月日
發文字號：高市○○籌字第△△號
速別：普通件
密等及解密條件：
附件：
開會事由：召開發起人暨籌備會議。
開會時間：年月日（星期）午時分。
開會地點：（本市區路街巷弄號樓之）
主持人：
連絡人及電話：
出席人員：
列席人員：
備 註：預定會議時間小時。
正 本：發起人、高雄市政府社會局
副 本：本會留存
印
發起人代表：
附註（參閱後請刪除）：
ㄧ、建議至少於7日前通知應出席人員及主管機關。
二、籌備期間請刻製籌備會會戳（方形戳或圓形戳），團體名稱應加「籌備會」。
三、發文日期請依送寄送日填寫。
四、發文字號「非」本局核准籌組公文文號。編寫方式例如「高市○○籌字第△△號」，○○為社團名稱摘錄2-3字，△△為阿拉伯數字依序編號；籌備會期間發文字號加註「籌」，成立大會後則刪除「籌」。
高雄市（團體名稱）籌備會函
地址：
傳真：
聯絡人：
電話：
受文者：高雄市政府社會局
發文日期：中華民國年月日
發文字號：高市○○籌字第△△號
速別：普通件
密等及解密條件：
附件：如說明
主旨：檢送發起人暨籌備會議紀錄，請 查照。
說明：檢附資料（各1份）如下：
籌備會會議紀錄（含簽到表影本）
成立大會議程
籌備工作及籌備期間經費收支報告表
章程草案
會員名冊
○○年度工作計畫表
○○年度經費收支預算表
理、監事選票格式
正 本：發起人、高雄市政府社會局
副 本：本會留存
印
附註（參閱後請刪除）：
一、本會議紀錄得於會後分送應出席人員及主管機關。
二、發文日期請依送寄送日填寫。
高雄市籌備會發起人暨籌備會議紀錄
時間：年月日（星期）午時分
地點：
出席人員：計人（應出席人，實到人，委託人，請假人，缺席人，詳如簽到簿）
(一)會議開始（發起人代表擔任臨時主席）。
(二)推選主席。
(三)主席致詞。
(四)來賓致詞。
(五)報告事項。
(六)發起人會議討論提案。
1.案由：推選籌備委員，組織籌備會案。
說明：由發起人互推選籌備委員3人以上，負責辦理籌備事宜。
決議：
2.案由：推選籌備會主任委員案。
說明：由籌備委員互推1人為主任委員，負責召集會議，對外行文等事項。
決議：
(七)籌備會議討論提案（由主任委員主持，籌備委員出席人數應過半數。）
（非籌備委員屬列席性質，得先行離席）：
1.案由：審查章程草案。
說明：章程草案須由籌備會議審查後提大會通過。
決議：
2.案由：決定籌備期間連絡地址及工作人員案。
說明：籌備期間擬擇定適當處所作為辦公及通訊聯絡使用，並聘請專任或義務工作人員（如執行秘書、會計、秘書等），處理日常事務。
決議：
3.案由：審定會員名冊案（附件一）。
說明：審定會員（會員代表）資格，以確定成立大會應出席人數。
決議：
4.案由：確定成立大會召開日期、地點、並擬訂成立大會手冊內容及討論案。
說明：成立大會手冊內容目錄如下
(1)大會議程。
(2)籌備工作及籌備期間經費收支報告（附報告表）。
(3)章程草案。
(4)年度工作計畫。
(5)年度經費收支預算表。
(6)會員名冊。
(7)其他：得視需要列入，如發起人名單、籌備委員名單、籌備會工作人員名單、成立大會工作人員分工表、成立大會議事規則等。
決議：
5.案由：擬訂○○年度工作計畫及○○年度經費收支預算表（附件二）。
說明：擬訂後提成立大會審議。
決議：
6.案由：決定理監事選票格式案。
說明：理監事選票格式請參考附表一、二、三(參考範例)，擇一使用。
（建議理事、監事選票採不同顏色印製）
決議：
7.案由：決定成立大會工作分工案。
說明：成立大會工作得設總務組、議事組、選務組、報到組、接待組、秩序組、新聞組等各組，各組置組長一人，組員若干人。
決議：
(八)臨時動議
(九)散會
註：籌備期間收取之經費應先開立臨時收據，待完成立案登記後，掣製正式收據交給繳費者。
（團體名稱）會員名冊 年 月 日
會員編號姓名 | 姓名 | 性別 | 出生 年月日 | 戶籍(工作)地址 | 電話 | 會員別 | 備註（是否停權/具選舉權） |
合計 人 | |||||||
附註：本範例所列欄位皆為會員名冊必備欄位，其餘會員資料可依實際需求增列。
高雄市（團體名稱）第○屆（理、監事）選舉票 | ||||||||
編號 | 圈選 | 候選人 | 編號 | 圈選 | 候選人 | 編號 | 圈選 | 候選人 |
李○明 | 郭○滿 | 陳○國 | ||||||
王○文 | 林○珠 | 周○強 | ||||||
張○英 | 白○珊 | 潘○家 | ||||||
潘○婷 | 黃○峰 | 張○霖 | ||||||
周○銘 | 陳○婉 | 王○慶 | ||||||
陳○宜 | 周○惠 | 李○發 | ||||||
黃○菁 | 潘○瑞 | 郭○榮 | ||||||
白○強 | 張○美 | 林○儀 | ||||||
林○同 | 王○樂 | 白○金 | ||||||
郭○維 | 李○山 | 黃○新 | ||||||
推派 監選人 （蓋籌備會戳） （ 簽章） 中華民國 ○ 年 ○ 月 ○ 日 說明：一、本格式參考範例係將全體被選舉人姓名印入選舉票（請依人數增減欄數，本範例為30人）。 二、將應選名額、圈選方式等事項印入選舉票中。採無記名連記法者於圈選時不得超過應選出名額，惟如經出席會議人數三分之一以上同意採用無記名限制連記法，其圈選額數為應選出名額之二分之一以內。圈選方式，係在圈選欄打「○」之記號。 三、許可設立中之團體蓋用籌備會戳記及由召集人簽章；立案後改用圖記及監事會推派監事。 | ||||||||
.doc&Size=578560&Name=01-02.%E9%AB%98%E9%9B%84%E5%B8%82%E4%BA%BA%E6%B0%91%E5%9C%98%E9%AB%94%E7%B1%8C%E5%82%99%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E5%8F%83%E8%80%83%E7%AF%84%E4%BE%8B(11001%E7%89%88)_html_2311aa78a40bd7a3.gif)
高雄市（團體名稱）第○屆（理、監事）選舉票 |
填 選 候 選 人 |
推派 監選人 （蓋籌備會戳） （ 簽章） 中華民國 ○ 年 ○ 月 ○ 日 說明：一、本格式參考範例係選舉人自行填寫被選舉人姓名，於應選出名額為9人時適用之。如在9人以上（下）時，可依人數增（減）欄數。 二、將填選名額、方式等事項印入選舉票中。採無記名連記法者於填寫時不得超過應選名額（本範例連記名額為9人以內），惟如經出席會議人數三分之一以上同意得採用限制連記法，其限制連記額數為應選出名額之二分之一以內（本範例限制連記名額為4人以內）。填選方式係在填選候選人欄填上候選人姓名。 三、許可設立中之團體蓋用籌備會戳記及由召集人簽章；立案後改用圖記及監事會推派監事。 |
高雄市（團體名稱）第○屆（理、監事）選舉票 | |||
編號 | 圈選 | 候選人 | 填 選 候 選 人 |
1 | 李○明 | ||
2 | 王○文 | ||
3 | 張○英 | ||
4 | 潘○婷 | ||
5 | 周○銘 | ||
6 | 陳○宜 | ||
7 | 黃○菁 | ||
8 | 白○強 | ||
9 | 林○同 | ||
推派 監選人 （蓋籌備會戳） （ 簽章） 中華民國 ○ 年 ○ 月 ○ 日 說明：一、本格式參考範例於應選出名額為9人時適用之。如在9人以上（下）時，可依人數增（減）欄數。 二、本格式係將候選人參考名單（本範例係應選出理（監）事九人）印入選舉票，參考名單應為選出名額之同額以上（本範例參考名單欄數可再增加），並預留與應選出名額同額之空白格位。 三、將圈、填選名額、方式等事項印入選舉票中。採無記名連記法者圈寫時不得超過應選出名額（本範例連記名額為9人以內），惟如經出席會議人數三分之一以上同意得採用限制連記法，其限制連記額數為應選出名額之二分之一以內（本範例限制連記名額為四人以內）。圈、填選方式在圈選欄打「○」之記號，或在填選候選人欄填上候選人姓名。 四、許可設立中之團體蓋用籌備會戳記及由召集人簽章；立案後改用圖記及監事會推派監事。 | |||
高雄市（團體名稱）籌備會函
地址：
傳真：
聯絡人：
電話：
受文者：高雄市政府社會局
發文日期：中華民國年月日
發文字號：高市○○籌字第△△號
速別：普通件
密等及解密條件：
附件：成立大會議程1份
開會事由：召開成立大會（第1屆第1次會員大會）。
開會時間：年月日（星期）午時分。
開會地點：（本市區路街巷弄號樓之）
主持人：
連絡人及電話：
出席人員：
列席人員：
備 註：1、預定會議時間小時。2、會員大會選舉理事人、監事人。
正 本：本會會員、高雄市政府社會局（應通知之人或單位）
副 本：本會留存
印
附註（參閱後請刪除）：
ㄧ、大會應於15日前通知，並函報主管機關備查。
二、人民團體之理事、監事選出後，應於大會閉會之第七日起至十五日內分別召開理、監事會。
三、發文日期請依送寄送日填寫。
(一)大會開始。
(二)主席就位。
(三)全體肅立。
(四)唱國歌。
(五)向國旗暨國父遺像行三鞠躬禮。【（二）至（五）可省略】
(六)主席致詞。
(七)介紹來賓。
(八)主管機關代表致詞。
(九)來賓致詞。
(十)籌備工作及籌備期間收支報告。
(十一)討論提案：
1、案由：審議章程草案
決議：
2、案由：審議○○年度工作計畫
決議：
3、案由：審議○○年度經費收支預算表
決議：
(十二)臨時動議。
(十三)選舉第一屆理監事。
(十四)散會。
高雄市（團體名稱）籌備會函
地址：
傳真：
聯絡人：
電話：
受文者：高雄市政府社會局
發文日期：中華民國年月日
發文字號：高市○○籌字第△△號
速別：普通件
密等及解密條件：
附件：理事會、監事會議程1份
開會事由：召開第1屆第1次理事會、監事會議。
開會時間：年月日（星期）午時分。
開會地點：（本市區路街巷弄號樓之）
主持人：
連絡人及電話：
出席人員：
列席人員：
備 註：1、預定會議時間小時。2、選舉理事長、(常務理事)、常務監事。
正 本：本會會員、高雄市政府社會局（應通知之人或單位）
副 本：本會留存
印
附註（參閱後請刪除）：
ㄧ、理、監事會應於7日前通知，並函報主管機關備查。
二、常務理事視章程於備註中增刪。
三、發文日期請依送寄送日填寫。
(一)會議開始。
(二)主席致詞。
(三)來賓致詞。
(四)報告事項。
(五)選舉第一屆常務理監事及理事長。（應紀錄當選人姓名及票數）
(六)移交。
(七)第一屆理事長致詞。
(八)討論提案：
1.案由：決定本會會址處所案。
說明：會址處所應取得同意使用證明文件(例如租約、借用同意書等)。
決議：
2.案由：聘任本會總幹事等工作人員案。
說明：選任職員（理事、監事）不得兼任工作人員，且不得聘僱理事長之配偶及三親等以內之血親及姻親。
決議：
(九)臨時動議
(十)散會。
高雄市（團體名稱）籌備會函
地址：
傳真：
聯絡人：
電話：
受文者：高雄市政府社會局
發文日期：中華民國年月日
發文字號：高市○○籌字第△△號
速別：普通件
密等及解密條件：
附件：成立大會及理監事聯席會議程各1份
開會事由：召開成立大會（第1屆第1次會員大會）及第1屆第1次理監事聯席會議。
會員大會開會時間：年月日（星期）午時分。
開會地點：（本市區路街巷弄號樓之）
理監事聯席會開會時間：年月日（星期）午時分。
開會地點：（本市區路街巷弄號樓之）
主持人：
連絡人及電話：
出席人員：
列席人員：
備 註：1、預定會議時間小時。2、會員大會選舉理事人、監事人。
3、大會結束後召開理監事聯席會議選舉理事長、(常務理事)、常務監事。
正 本：本會會員、高雄市政府社會局(應通知之人或單位)
副 本：本會留存
印
附註（參閱後請刪除）：
ㄧ、大會應於15日前通知，並函報主管機關備查。
二、成立大會與第一次理事會、監事會得同一天舉行(惟應先召開會員大會，再召開理監事聯席會
議)，須會員大會開會通知時一併通知。
三、常務理事視章程於備註中增刪。
四、發文日期請依送寄送日填寫。
高雄市（團體名稱）會函
地址：
傳真：
聯絡人：
電話：
受文者：高雄市政府社會局
發文日期：中華民國年月日
發文字號：高市○○字第△△號
速別：普通件
密等及解密條件：
附件：如說明
主旨：檢具本會成立有關資料，敬請准予立案，發給立案證書，請鑑核。
說明：檢附資料如下：
一、第1屆第1次會員大會紀錄（附簽到表影本）2份
二、第1屆第1次理事、監事會紀錄（附簽到表影本）2份
三、大會手冊（含籌備會期間經費報告表、○○年度計畫、○○年度預算表、章程草案、會員名冊）2份
四、人民團體組織概況表一式2份
五、章程一式2份（首頁請蓋用協會圖記）
六、圖記啟用暨印鑑證明書一式4份
七、會址使用同意書（含房屋稅單或租賃契約影本）一式2份
八、理事長當選證書申請表2份
正 本：高雄市政府社會局
副 本：本會留存
印
理事長：
附註（參閱後請刪除）：
一、會議紀應於閉會後30日內函報主管機關備查。
二、同意籌組後應於6個月內完成立案登記。
三、公文應以理事長名義發文，蓋圖記或理事長條戳章，以正本送社會局。
四、發文日期請依實際寄送日填寫。
五、發文字號「非」本局核准籌組公文文號。編寫方式例如「高市○○籌字第△△號」，○○為社團名稱摘錄2-3字，△△為阿拉伯數字依序編號；籌備會期間發文字號加註「籌」，成立大會後則刪除「籌」。
（本表請於文件寄出前自行檢核，免送局備查。）
◎成立大會及會員（代表）大會紀錄、理監事會會議紀錄於會後30日內函報社會局備查。
檢核欄位 | 項目 | 備註 |
□是□否 □是□否 □是□否 □是□否 □是□否 □是□否 | ◎公文 1.團體名稱 2.發文日期及文號 3.連絡人、聯絡電話 4.理事長或代表人署名且蓋印 5.協會圖記 | 公文不得以影本寄送 |
□是□否 □是□否 □是□否 | 一、會員大會會議紀錄（含出席人員簽到影本）2份
| |
□是□否 □是□否 □是□否 | 二、理、監事會議紀錄（含出席人員簽到影本）2份 1.選舉事項：監票員、發票員、唱票員、記票員 2.選舉結果需將當選理、監事得票票數列出 | |
□是□否 □是□否 □是□否 □是□否 □是□否 □是□否 □是□否 | 三、會員大會手冊一式2份（1-6項為手冊應列內容） 1.籌備會經費收支報告表（籌備主任委員及製表核章） 2.工作計畫 3.年度收支預算表（籌備主任委員及製表核章） 4.下半年度（7月至12月）成立之團體，應增訂次一年度工作計畫及預算 5.章程草案 6.會員名冊 | |
□是□否 □是□否 □是□否 | 四、人民團體組織概況表一式2份（僅新團體適用） 1.於右下角核蓋圖記。 2.負責人、填表人簽章 | |
□是□否 □是□否 □是□否 □是□否 | 五、章程一式2份 1.刪除「草案」二字。 2.右上角記載○年○月○日成立大會通過 3.右上角加蓋圖記 | |
□是□否 | 六、圖記啟用暨印鑑證明書一式4份 | |
□是□否 □是□否 | 七、會址使用同意書一式2份 1.含房屋稅單影本或租賃契約影本 2.會址使用同意書立書人應為房屋所有權人 | |
□是□否 | 八、理事長當選證書申請表2份 |
高雄市協會第屆第次會員（會員代表）大會會議紀錄
時間：年月日（星期）午時分
地點：
出席人員：計人（應出席人，實到人，委託出席人，請假人，缺席人，詳如簽到簿）
列席人員：（請載明單位名稱及姓名，如列席人員太多，則註明如簽到簿）
主席：記錄：
主席致詞：
主管機關代表致詞：
來賓致詞：
報告事項：籌備工作及籌備期間收支報告（附件1）。
討論提案：（務必討論議決）
第一案：提案人：
案由：請通過章程草案（附件2）。
決議：照案通過。
第二案：提案人：
案由：請審議○○年度工作計畫書案（附件3）。
決議：照案通過。
第三案：提案人：
案由：請審議○○年度收支預算書案（附件4）。
決議：照案通過。
臨時動議：
第一案：動議人：附議人：
案由：
決議：
第二案：動議人：附議人：
案由：
決議：
選舉事項：選舉第一屆理監事（常務理、常務監事及理事長選舉應另外於理事會、監事會中辦理，並與大會紀錄分開撰寫）。
（一）、推選選務工作人員（可視選舉人數多寡分成數組開票）
發票人：記票人：
唱票人：監票人：
（二）、開票結果：（應紀錄姓名及票數）
當選理事：人
當選人
票數
當選人
票數
候補理事：人
當選人
票數
當選監事：人
當選人
票數
候補監事：人
當選人
票數
八、散會：午時分。
附註（參閱後請刪除）：
有關收支預算表及工作計畫之期間皆以會計年度（1/1~12/31）為主，不跨年度計算。
上半年（6月30日以前）成立之社團，應檢附當年度年度計畫及預算表，期間為：成立大會日至當年度12月31日。
下半年（7月1日以後）成立之社團，應檢附當年度年度計畫及預算表，期間為：成立大會日至當年度12月31日及下一年度全年之計畫及預算。
會員大會只選理監事；常務理事、理事長及常務監事分別於理事會、監事會選出。
常務理事及理事長皆是由理事全體投票，惟理事長需具有常務理事才有資格競選；未設常務理事，則由理事直接選舉理事長。
大會紀錄與理事、監事會議紀錄應分開製作，並應分別簽到。
無記名連記法：以應選理事9人為例，選票一會員領一票，一票至多可勾選9人，超出9人為廢票，低於9人仍為有效票；應選監事3人為例，選票一會員領一票，一票至多可勾選3人，超出3人為廢票，低於3人仍為有效票。理事選票、監事選票以不同顏色紙張印製，以利區辨。
高雄市會籌備期間經費收支報告表
自年月日至年月日第頁
收入 | 支出 | ||||
科目名稱 | 金額 | 科目名稱 | 金額 | ||
合計 | 合計 | ||||
結餘 | |||||
籌備會 主任委員
：： ：製表：
（應簽名或蓋章）
附註（參閱後請刪除）：
一、收支應保持平衡或有結餘，不得負債。
二、籌備期間係指籌組開始至大會前1日。
高雄市 會 年度工作計劃 自 年1月1日 至 年12月31日止 | ||||
類別 | 工作項目 | 預定完成時間 | 執行單位 或人員 | 備註 |
各種會議 |
|
（依章程規定） 2.不定期。 1.每年1次預計**月。 2.不定期。 | 理監事 會務人員 | |
會籍管理 | 一、入出會員登記冊列管。 二、慎重整理檔案，並分類保管。 | 經常性工作 經常性工作 | 會務人員 | |
建全組織 | 一、擴大徵求個人及贊助會員。 （二、會員編列小組） | 經常性工作 | 會務人員 | |
財務處理 | 一、徵收會費，嚴格執行預算及收支平衡。 二、按期編製收支報告，並編列年度預、決算。 三、本會財產造冊保管 | 經常性工作 定期理監事會審查 上年度決算1-2月編 下年度預算11-12月編 定期清查 | 會務人員 | |
社會服務 |
（請依章程所定任務 填寫相關推展活動） | 經常性工作 | 會務人員 | |
會員服務 | 1.會員諮詢服務 2.幫助貧困及急難會員 （參考） | 經常性工作 | 會務人員 | |
聯誼活動 | 一、舉辦會員烤肉、郊遊等事宜。 二、舉辦聯誼事項。 （參考） | 經常性工作 | 會務人員 | |
註：以上僅供參考，請自行依社團宗旨、任務，擬定列舉年度主要工作項目
高雄市 會 年度經費收支預算表
中華民國 年 1月 1日至 年12月31日止
科目 | 預算數 | 說明 | |||
款 | 項 | 目 | 科目 | ||
壹 | 本會經費收入 | 204,350 | |||
一 | 會費收入 | 31,350 | |||
1 | 入會費 | 16,500 | 33人X 500元 | ||
2 | 常年會費 | 14,850 | 33人X 450元 | ||
二 | 什項收入 | 173,000 | |||
1 | 政府補助 | 10,000 | |||
2 | 捐助收入 | 160,000 | |||
3 | 利息收入 | 2,000 | |||
4 | 其他收入 | 1,000 | |||
貳 | 本會經費支出 | 204,350 | |||
一 | 人事費 | 54,000 | |||
1 | 員工薪津 | 51,000 | 以三個月計 | ||
2 | 保險費 | 3,000 | 勞保費 | ||
二 | 辦公費 | 7,350 | |||
1 | 文具費 | 350 | 筆、文具用品 | ||
2 | 印刷費 | 500 | 紙、打字、影印 | ||
3 | 水電燃料費 | 3,500 | |||
4 | 郵電費 | 3,000 | 大宗郵件、郵票、電話費 | ||
三 | 業務費 | 45,000 | |||
1 | 會議費 | 40,000 | |||
2 | 聯誼活動費 | 5,000 | 郊遊、烤肉 | ||
四 | 籌備會 | 60,000 | |||
1 | 籌備會費 | 60,000 | 籌備期間各項費用 | ||
五 | 購置費 | 15,000 | |||
1 | 購置費 | 15,000 | 辦公桌、電話 | ||
六 | 雜項支出 | 500 | |||
七 | 預備金 | 1,000 | |||
八 | 提撥基金 | 21,500 | 依收入總額提列20％以下作為準備基金 | ||
參 | 本期結餘 | 0 | |||
籌備會主任委員： 製表：
（應簽名或蓋章）
附註（參閱後請刪除）：
1.收支預算表之科目根據「工商團體財務處理辦法」、「社會團體財務處理辦法」所訂收入類與支出類之會計科目編列。
2.說明欄應詳細說明編列之法令、章程或決議事項之標準及其金額。
3.第一屆預算期間為成立大會日至當年度12月31日，7月-12月成立之團體應提2年度之預算表（當年度及次年度）。
4.支出應以推展會務為主要，薪資（人事費）編列不宜偏高。
5.捐款收入係屬不穩定財源，不宜編列過高，以免捐款收入不如預期而影響會務推展。
高雄市協會第屆第次Combin（或理監事會聯席會）會議紀錄
時間： 年 月 日（星期 ） 午 時 分
地點：
出席人員：（候補理事、候補監事、總幹事及會務人員等皆為列席人員）
理事：計 人（應出席 人，實到 人，請假 人，缺席 人，詳如簽到簿）
監事：計 人（應出席 人，實到 人，請假 人，缺席 人，詳如簽到簿）
列席人員：（請載明單位名稱及姓名，如列席人員太多，則註明如簽到簿）
主席： 記錄：
一、主席致詞：略（理事推派1人當主席）
二、主管機關代表致詞：略
三、來賓致詞：略
四、報告事項。
五、選舉事項：理事會選舉常務理事、理事長；監事會選舉常務監事或監事會召集人。
(一)推選選務工作人員（可視選舉人數多寡分成數組開票）
發票人：、記票人：
唱票人：、監票人：
(二)開票結果：
1.當選常務理事：（由全體理事互選，採無記名連記法）
（未設常務理事者，免列）。
當選人
票數
2.當選理事長：（由全體理事從常務理事中選舉，採無記名單記法）。
當選人
票數
3.當選常務監事或監事會召集人：（由全體監事互選，採無記名單記法）。
當選人
票數
六、移交。
七、討論提案：
第一案：決定本會會址處所案。
案由：本會會址設於本市區路號。
無償借用/租金元/月。（如附件）
決議：照案通過。
第二案：聘任本會總幹事等工作人員案。
案由：選任職員（理事、監事）不得兼任工作人員，且不得聘僱理事長之配偶及三親等以內之血親及姻親。
決議：聘僱擔任本會總幹事，無給職/兼職，車馬費或津貼元/月、專任，薪資元/月。（註：團體視財務狀況自行評估決定）
八、臨時動議：
第一案：動議人： 附議人：
案由：謹提「 」乙案，請審議。
決議：
九、散會：午時分。
附註（參閱後請刪除）：
一、會議紀錄應於會後30日內函報主管機關備查。
二、理、監事應親自出席，不得委託代理，且須各過半數會議始得召開。
理事會、監事會簽到表格式（參考範例1）
高雄市協會
第屆第次理事會、監事會（或理監事會聯席會）簽到表
一、時間：年月日午時分
二、主管機關代表：
三、出席人員簽到：
理事：應到人，實到人，請假人員：○○○、○○○缺席人員：○○○
監事：應到人，實到人，請假人員：○○○缺席人員：○○○
列席人員：(包含候補理/監事、榮譽理事長、顧問、總幹事、會務人員等)
高雄市協會
第屆第次理事會、監事會（或理監事會聯席會）簽到表
一、時間：年月日午時分
二、主管機關代表：
三、出席人員簽到：
理事：
職稱
姓名
簽到
職稱
姓名
簽到
理事長
理事
常務理事
理事
常務理事
理事
理事
理事
理事
監事：
職稱
姓名
簽到
職稱
姓名
簽到
常務監事
監事
監事
列席人員：(包含候補理/監事、榮譽理事長、顧問、總幹事、會務人員等)
職稱
姓名
簽到
職稱
姓名
簽到
(本表不敷使用請自行增列)
理事會、監事會簽到表格式（參考範例3）
高雄市協會
第屆第次理事會、監事會（或理監事會聯席會）簽到表
一、時間：年月日午時分
二、主管機關代表：
三、出席人員簽到：
職稱
姓名
簽到
職稱
姓名
簽到
理事長
常務監事
常務理事
監事
常務理事
監事
理事
理事
理事
理事
理事
候補理事
理事
候補理事
候補理事
候補監事
總幹事
會計
(本表不敷使用請自行增列)
四、主席主持會議的要領
(一)一般的要領：
1.主席應居於公正超然之地位主持會議，嚴格執行會議規則，維持會場秩序，使會議順利進行。
2.主席對於討論事項，以不參與發言、討論與表決為原則，如必須參與發言，須先聲明離開主席之地位，對於議案表決，如非可否同數或相差一票時，不予介入。
3.主席應熟悉會議規則及有關法令。
4.主席應預先詳閱會議資料，了解會議目的，並估計其可能狀況、處理方式及預期結論。
5.主席本身最好具備良好的語文表達能力，如未能具備前述之條件時，討論事項宜委由其他適當之人員主持。
(二)如何使議程順利進行：
1.主席應依照議程主持會議，各項程序均予掌握，各段落時果斷予以宣佈導引，例如：宣佈開會、請司儀宣佈一個程序、宣佈選舉結果、宣佈休息、宣佈散會等。
2.嚴格控制會議時間。
3.有司儀之會議應預先與司儀聯繫，會議時適時引導司儀，以利會議進行。
(三)如何維護會場秩序及主持發言：
1.與會人員請求主席准其發言時，主席以點頭、手勢或出聲等方式請其發言。
2.發言者如言論超出議題範圍，或違反會議禮貌，或發言損及他人人格，或其他違反議事規則情事者，主席應適時加以制止。
如制止不聽，或故意鬧事，情節重大，得經會議通過，為處分之決議，其處分方式包括停止其出席、向會眾致歉等。
3.主席對於發言者之意見，應傾聽並確實了解其義，發言者說不清楚，會眾有聽不清楚之虞時，可摘要轉述，並防止會眾因溝通不良產生誤會。
(四)如何處理報告事項：
例行之報告事項，如已列入書面者，可請與會人員自行參閱，或請司儀或其他人員摘要報告。報告後即徵詢與會人有無異議。如無異議，即照案通過，如有異議，應提付討論及表決。
(五)如何主持討論及動議：
1.提案依議程之順序討論，會議中提出之動議亦逐一進行，同時時間討論一個動議。
2.會議進行中，與會人員如針對議案（主動議）提出附屬動議（依優先順序為散會或休息、擱置、停止討論、延期討論、付委、修正、無期延期等動議），則依據優先順序處理，順序較高的附屬動議要先討論，有順序較高的附屬動議討論時，不能允許提出順序較低之附屬動議。
在討論或表決主動議或附屬動議時，如有人另提出偶發動議（即權宜問題、秩序問題、會議詢問、收回、分開、申訴、變更議程、暫時停止議事規則之一部、討論方法、表決方式等動議），要先處理，權宜問題最優先，次之為秩序問題，其他再次之。
如會眾提出權宜問題、秩序問題，不經討論，主要要加以裁定，如有不服主席之裁定而提出申訴，即提付表決。
如會眾提出散會、休息、擱置、抽出、停止討論、收回、分開、暫時停止議事規則之一部、討論方式、表決方式等動議不得討論，以表決決定通過與否，或以無異議認可方式處理。
3.除了權宜問題、秩序問題、會議詢問、收回動議不需有人附議之外，其他動議主席要詢問有無他人附議（主席亦得為附議），如有人附議，主席則接述動議，可以提付討論或表決，如無人附議，動議不成立。
4.當有人發言時，或表決、選舉時，如其他人要提動議，主席應制止不予同意，但權宜問題、秩序問題、會議詢問及申訴動議不在此限。
5.動議者如要收回動議，在未附議前，主席直接允許其收回，但已附議後，要徵求附議人同意，如動議已有修正，則該動議已非原動議者所提動議，原動議者不得收回。
6.一般會議通常甚為單純，並非所有動議均有出現，在討論議案時，較常出現之動議僅有修正動議而已，因此主席主持會議不必過於拘束，只要掌握基本原則，配合會議特性靈活運用。
7.如有人對於議案提出修正動議，不論多寡，可從新修正案開始逐一解決，關於人選、款項、時間、數字等事項，依提出之先後順序，依次表決至通過各項內之其一為止。
(六)如何主持表決：
1.依會議規範，表決方式雖有多種（例如：舉手、機械、起立、正反兩方方立、唱名、投票等方式），但以舉手表決較常用及便利，單純案件一般只需徵詢會眾有無異議，如無異議即宣佈照案通過，不必每案均付諸表決。
2.一般議案如有兩項以上意見，除另有規定外，逐項詢問贊成之人數，以多數之意見為意見﹔如只有一項意見，且未能無異通過，表決時應兩面俱呈，統計贊成及反對之人數，以多數之意見為可決。重要議案，另有規定特別表決額數者，應注意其額數。
3.如有人對表決結果發生疑問，主席可同意再表決一次。
(七)如何主持選舉：
1.主席在選舉前，要親自或指定人員說明選舉之名稱、職位、應選名額、選舉方法等事項。票選要說明無效之鑑定方法。但已列有書面者，可請會眾自行參閱，以節約時間。
2.主席在發票前應指定或由出席人推定選務人員，包括發票、唱票、監票、配票等人員。
3.選舉進行時，如有人干涉他人選舉，或將選票攜出會場時，主席應予制止。
4.選舉揭曉後，主席或指定人員應當場宣佈選舉結果。
人民團體圖記自行製用，並拓具印模送主管機關備查。
規格：長、寬、直徑或短徑應在3公分以上。
使用規定：蓋用於公務業務或各種證明文件上。
修正 人民團體法 第10條第2項：
(中華民國110 年1 月27 日公布)
「人民團體圖記由其自行製用，並拓具印模送主管機關備查；其規格長、寬、直徑或短徑應在三公分以上，不適用印信條例有關規定。」
個人會員入會申請書參考格式
高雄市（團體名稱）個人會員入會申請書
姓名 | 性別 | 出生年月日 | 出生地 | 身分證 統一編號 | ||
學歷 | 經歷 | 現職 | ||||
戶籍地址 | ||||||
聯絡地址 | ||||||
電話 | ||||||
審查 結果 | 會員類別 | 會員證號碼 | ||||
本人同意以上會員個人資料提供協會會務使用。 申請人(簽章)： 中 華 民 國 年 月 日 | ||||||
註:團體視實際需要調整入會申請書格式
高雄市（團體名稱）團體會員入會申請書
團體名稱 | 地址 | 電話 | |||||||
負責人 | 職稱 | 姓名 | |||||||
成立日期 | 會員 人數 | 立案證照字號 | 發證機關 | ||||||
業務項目 | |||||||||
推 派 會 員 代 表 | 姓名 | 性別 | 出生年月日 | 出生地 | 職稱 | ||||
學歷 | 經歷 | 備註 | |||||||
審查結果 | 會員類別 | 會員證號碼 | |||||||
申請團體：（團體印鑑） 負責人：(簽章) 中 華 民 國 年 月 日 | |||||||||
註：團體視實際需要調整入會申請書格式
中華民國 年 月 日(本局填寫) 高市社人團字第 號(本局填寫) | ||
團體名稱 | (圖記圖模) | |
用途 | □圖記啟用 □印鑑證明 | |
立案文號 | ||
年 月 日高市社人團字第 號 (本局填寫) | ||
理事長(負責人) | ||
會 址 | ||
主管機關 | ||
高雄市政府 社會局 | ||
附註：依各團體需要份數，專案函報社會局申請核印。
團體名稱 | |||||||||||||||||||
會址 | 電話 | ||||||||||||||||||
發起經過 | 宗旨 | ||||||||||||||||||
發起人數或團體單位數 | 許可發起組織日期 | 年月日 | |||||||||||||||||
籌備經過 | 籌備委員推選日期 | 民國年月日（發起人暨籌備會議時間） | |||||||||||||||||
籌備委 員姓名 3人以上 | |||||||||||||||||||
成 立 經 過 | 成立大會日期 | 民國年月日 | 理監事會日期 | 民國年月日 | |||||||||||||||
出席會員或代表人數 | 親自人、委託人 | 監選人姓名 | |||||||||||||||||
理事會每個月召開一次 | 監事會每個月召開一次 | 理監事任期 | 年 | ||||||||||||||||
會 員 數 | 個人 | 人 | 男 | 人 | 女 | 人 | |||||||||||||
團體 | 單位 | 會員代表數 | 人 | ||||||||||||||||
第 一 屆 理 監 事 及 會 務 人 員 | 職別 | 姓名 | 性別 | 出生年月日 | 戶籍(工作)地址 | 現職 | 電話 | ||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
年月日 | |||||||||||||||||||
填表說明： 1、職別請依下列次序填列：理事長、常務理事、理事、候補理事、常務監事、監事、候補監事、會務人員（如總幹事、會計或出納等視會務需要聘任）。 2、理、監事不得兼任會務人員。 3、本表請用A4紙張打印或填列3份，2份送社會局(請於右下角加蓋圖記)、一份留會自存。 | 圖記圖模 （可超過邊框） | ||||||||||||||||||
負責人：填報人：中華民國年月日
玆同意「高雄市＿＿＿＿＿＿＿會」在本址辦公
（高雄市＿＿區＿＿路（街）巷＿＿弄＿＿號＿＿樓），
使用期限自民國＿＿年＿＿月＿＿日至＿＿年＿＿月＿＿日止
，無償借用/租賃，租金元/月使用。
立書人：＿＿＿＿＿＿（簽名或蓋章）
身分證字號：
中華民國年月日
註1：立書人應附房屋稅單或足可佐證之資料影本。（無租金編列）
註2：會址若為租賃，應加附租賃契約影本，並提供房屋稅單或足可佐證之資料影本。（有租金編列）
註3：立書人應為房屋所有權人。
團體名稱 （全銜） | ||||
理事長姓名 | 身分證字號 | |||
出生日期 | 年月日 | 屆次 | 第屆 | |
任職期間 | 自年月日至年月日止 | |||
召開第一次 理事會日期 （或補選日期） | 年月日 | 任期 | 年 | |
地址 | ||||
電話 | 行動電話 | |||
E－Mail | ||||
備註 | ||||
高雄市 會 第○、○屆理事長移交清冊 年 月 日 | ||
表 冊 名 稱 | 份數 | 備 註 |
一、圖記移交清冊 | 1 | |
二、檔案移交清冊 | 1 | |
三、業務移交清冊 | 1 | |
四、財產移交清冊 | 1 | |
五、人事移交清冊 | 1 | |
六、○○○○清冊 | 1 | |
合 計 | ||
移交人 卸任理事長 （簽章） （籌備會主任委員） 接收人 新任理事長 (簽章) 監交人 新任常務監事 (簽章) | ||
（團體名稱）第○- ○屆理事長移交清冊目錄(參考範例) （僅供參考，請依實際需求編列）年 月 日 | ||
表冊名稱 | 份數 | 備註 |
一、立案證書 | 1 | 正本 |
二、印信清冊 | 1 | 如附 |
三、檔案清冊 | 1 | 如附 |
四、業務清冊 | 1 | 如附 |
五、財產清冊 | 1 | 如附 |
六、人事清冊 | 1 | 如附 |
合計 | 6 | |
移交人：卸任理事長(簽章) 接收人：新任理事長(簽章) 監交人：新任常務監事(簽章) | ||
印信清冊(參考範例) | |||
編號 | 印文 | 數量(枚) | 備註 |
1 | ○○○○會 | 1 | 長方形章 |
2 | ○○○○會理事長印 | 1 | 理事長職章 |
3 | ○○○○會 | 1 | 支票專用章 |
4 | ○○○○會 | 1 | 圖記(大印) |
5 | ○○○○會收發章 | 1 | 橡皮圖章 |
業務清冊(參考範例) | |||
編號 | 檔案名稱 | 數量(本) | 備註 |
1 | 年度會議資料 | 30 | ○○-○○年 |
2 | 服務會員活動 | 5 | |
3 | 社會公益活動 | 7 | ○○-○○年 |
4 | 年度績效考核報告 | 1 | 圖記(大印) |
5 | 會刊(訊)編輯資料 | 10 | ○○-○○年 |
財產清冊(參考範例) | |||
編號 | 檔案名稱 | 數量(本) | 備註 |
1 | 預算書表 | 10 | ○○-○○年 |
2 | 決算書表 | 9 | 附存摺引本及銀行往來對帳單明細表 |
3 | 銀行存款(一般) | 1 | 附存摺引本及銀行往來對帳單明細表 |
4 | 銀行存款(基金專戶) | 2 | ○○-○○年 |
5 | 日記簿 | 10 | ○○-○○年 |
6 | 總分類帳 | 15 | ○○-○○年 |
7 | 財產登記簿 | 6 | ○○-○○年(附財產之處理文件) |
8 | 明細分類帳 | 15 | ○○-○○年 |
9 | 會計憑證 | 25 | ○○-○○年 |
人事清冊(參考範例) | |||
編號 | 檔案名稱 | 數量(本) | 備註 |
1 | 編制-員額 | 1 | ○○-○○年 |
2 | 聘僱-學歷、經歷資料 | 1 | |
3 | 待遇-職稱、薪給 | 1 | |
4 | 服務規則 | 1 | |
5 | 考勤-平時、年終 | 1 | |
6 | 資遣、退職 | 1 | |
7 | 退休、撫卹 | 1 | |
8 | 選任職員 | 3 | 歷屆理監事人事資料 |
出 委託書 本人因故不克出席本會第○屆第○次會員（代表）大會，茲委託本會會員（代表）○○○代表本人出席。 此 致
○ ○ ○
會 委 託
人：○ ○ ○（簽章） 受委託人：○ ○ ○（簽章） 中 華 民 國
年 月 日 注意事項： 一、每一會員（代表）僅能接受其他會員（代表）一人之委託。 二、請持本委託書於開會時向報到處報到。 三、本表僅供參考，會員若自行開具「委託書」亦屬有效。
○○年度經費收支決算表 (參考範例-新成立團體免附）
高雄市 會 年度經費收支決算表
中華民國 年 1月 1日至 年12月31日止
科目 | 決算數 | 預算數 | 說明 | |||
款 | 項 | 目 | 科目 | |||
壹 | 本會經費收入 | |||||
一 | 會費收入 | |||||
1 | 入會費 | |||||
2 | 常年會費 | |||||
二 | 什項收入 | |||||
1 | 捐助收入 | |||||
2 | 利息收入 | |||||
3 | 其它收入 | |||||
貳 | 本會經費支出 | |||||
一 | 人事費 | |||||
1 | 員工薪津 | |||||
2 | 保險費 | |||||
二 | 辦公費 | |||||
1 | 文具費 | |||||
2 | 印刷費 | |||||
3 | 水電燃料費 | |||||
4 | 郵電費 | |||||
三 | 業務費 | |||||
1 | 會議費 | |||||
2 | 聯誼活動費 | |||||
四 | 籌備會 | |||||
1 | 籌備會費 | |||||
五 | 購置費 | |||||
1 | 購置費 | |||||
六 | 雜項支出 | |||||
七 | 預備金 | |||||
參 | 本期餘絀 | |||||
肆 | 上期結餘 | |||||
伍 | 累計結餘 | |||||
理事長： 總幹事： 會計： 製表：
（應簽名或蓋章）