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公文寫作
基礎入門
主講人：秘書室陳淑秋
107.11.19
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好朋友提問
附件檔案若很多，需要逐筆寫出檔案名稱嗎？
Ans.附件欄位寫法如下(手冊P23)
1、可擇要摘錄，例：「說明書」、「合約書
」、「領據」…
2、可註明載於公文內容何處，例：「如主旨
」、「如說明」…
主旨、說明的內容應如何明確分開寫，有時說
明好像可以直接就寫在主旨內了
Ans.是的(手冊P8)，內容簡單之公文以「主旨」
一段書寫即可。
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好朋友提問
公文用語可以允許白話用語嗎？
Ans.文言文、書寫白話文、口語白話文比較
1、文言文─古籍聖典，例「子曰：學而時習
之，不亦說乎？有朋自遠方來，不亦樂乎
？人不知而不慍，不亦君子乎？」
2、書寫白話文─公文、作文、報章雜誌專刊
專欄等文章，例「有關貴廠承接本公司電
熱爐建置工程，迄今已逾完工期限…」
3、口語白話文：日常與人交談聊天，例「小
美你知道嗎，逢甲夜市的德國豬腳超好吃
的…」
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好朋友提問
依據公文內容，有哪些主旨開頭用語可以快速
讓寫文的人使用
Ans.依據發文目的不同，主旨的起首語(附送語
)也要調整，提供幾種可參考使用：「檢送
…」、「有關…」、「擬請…」、「敬邀…
」、「茲因…」、「為…」、「本校…」、
「本公司…」、「請…」、「同意…」、「
函轉…」、「轉知…」、「檢陳…」(對上
級機關行文時使用)。
大綱
壹、公文的定義
貳、公文的功用
參、公文構成要件
肆、公文類別
伍、寫作前準備
陸、公文結構
柒、撰寫要領
捌、函VS.書函
玖、簽
拾、簽VS.稿
拾壹、公文橫書數字使用原則
拾貳、文書處理手冊重點摘要
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壹、公文的定義
一、狹義定義：指政府機關、人民依照公文程
式條例所製作的公務文書。
二、廣義定義：指舉凡機關、團體互相間，或
機關、團體與人民互相間，依
地位、權責所製作往返的公務
文書。
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貳、公文的功用
一、頒佈法規，傳達指示
二、反映情況，請示工作
三、聯繫工作，商洽公務
四、宣傳教育
五、行政稽憑之依據
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參、公文構成要件
一、發文機關、受文者
二、承辦人資訊
三、五要素
(一)發文日期：必填
(二)發文字號：必填
(三)速別：必填
(四)密等及解密條件或保密期限：
註記〝普通〞或〝密〞，如
為密件須註明(解密條件)
(五)附件：(註明內容、名稱、數
量…等)
四、公文主體
(一)主旨
(二)說明
(三)辦法
五、正副本受文者
六、文末用印
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肆、公文類別
一、令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事 機關、部隊發
布命令時用之。
二、呈：對總統有所呈請或報告時用之。
三、咨：總統與立法院、監察院公文往復時用之。
四、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。
五、公告：各機關對公眾有所宣布時用之。
六、其他公文：如書函、開會通知單、簽、手諭、契約書、說帖、定
型化表單…等。
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伍、寫作前準備
†確定以下事項†
一、行文的立場：書寫公文之前，必先瞭解受文對象，弄清
彼此關係，確定自己立場。
二、行文的原因：書寫公文時，要先瞭解案情的起因、過程
與事實的真相，然後才可決定如何寫作。
三、行文的依據：書寫公文一定要有根據，或依法令規章、
或引述成例、或依據會議決議，或依據來
文、或依經簽奉核定的措施辦法來做為寫
作的基礎。
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陸、公文結構1
†主旨†
一、全文精要，力求簡明、具體提出行文目的與期望，
或核復意旨。
二、不可分段。
三、能以主旨1段式完成的公文，勿分割成2段式、3
段式。
四、定有辦理或復文期限者，必須於主旨段敘明。
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陸、公文結構2
†說明†
一、函復之公文，應於「說明一」引敘或說明來文日期、文號，
俾便受文機關調案處理。
例如：1、復○年○月○日○號函。
2、依據○○機關○年○月○日○號函辦理。
二、當案情必須就事實、來源或理由，做較詳細之敘述，無法於
主旨段容納時，用本段說明。
三、分項條列，每項說明一意；當內容過於繁雜或含有表格型態
時，應編列為附件。
四、如有要求副本收受者有所作為時，則於「說明」段內述明。
五、段名可因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱。
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陸、公文結構3
†辦法†
一、向受文者提出具體要求或處理意見。
二、段名可視公文內容改稱「建議」、
「請求」、「擬辦」 、 「 核 示 事
項」…等。
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陸、公文結構4
†附件†
一、如有附件，可於”附件”標註如下：
(一)如於主旨段說明，可寫「如主旨」。
(二)如載於說明段，可寫「如說明」。
(三) 或摘錄重點，如「簡章、報名表、名冊…」
二、如無附件，不必標註，直接留白即可。
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柒、撰寫要領1
一、力求簡明扼要，以達公文程式條例第8條公文文字
應「簡淺明確」並加具標點符號之要求。
二、有組織、有條理
(一) 按事理發展之先後順序敘述：先講案件背景、
法令依據、處理經過等，接著再分析利弊、
後果、影響等。
(二)按時間或空間順序敘述。
(三)讓核閱長官容易瞭解看懂。
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柒、撰寫要領2
三、正確使用按語(用在一段之起頭)、連接詞(承上啟下，使語意通暢)
據 ~ 引述資料、引述下級來文用時。
查 ~ 於案情說明後，進一步敘明事實、引述規定或依據時用。
經查 ~ 敘述背景後，接續敘述查明之事實或有關規定時用。
惟 ~ 要敘述反面之因素，如不合之規定、困難之情形時用。
茲 ~ 起敘語，或行文中要開始導入正題時用。
乃、故 ~ 因應上述因素，接著要敘述採行之作法時用。
茲以、是以 ~ 要轉向敘述緣由時用。
經 ~ 要敘述已作如何處理時用。
復經 ~ 要繼續敘述已作如何處理時用。
爰 ~ 承接上述事實或理由，要提出因應作法時用。
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柒、撰寫要領2-1
†按語、連接詞用法舉例†
一、據本中心主計處統計資料，本年度經費用度皆如
計畫進行，一切狀況正常，還望全體同仁齊心撙節用
度，避免浪費公帑。
二、查本處近3個月來，每月收文數量並未顯著增加，
惟新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情形。
三、按公文寫作之品質與速度，影響各單位業務推展
之績效，茲為求有效改善，爰擬於下週二下午2時至4
時舉辦公文寫作講習，各單位承辦人員均須參加。
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柒、撰寫要領3
四、例外或特殊狀況，可於適當文句間用（ ）加註。
五、力求一致，同一案情避免前後矛盾。
六、內容正確，文字敘述或事項記述，應避免疏漏。
七、使用語氣肯定、明確，互相尊重之語詞。避免使用艱深費
解、威嚇性、情緒性或模稜兩可之詞句。
不當用語例：
1、爾後有類似情形發生，將嚴懲不貸
2、貴處作法令人匪夷所思
3、本中心深感遺憾
八、正確使用稱謂語、期望及目的用語。
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柒、撰寫要領3-1
†用語摘要─起首語(附送語)†
檢送… ex. 檢送「2017候鳥計畫實習單位說明會」…
有關… ex.有關貴校檢送106年度「托育人員…」
擬請… ex.擬請貴校協助本院查驗員工學歷…
敬邀… ex.敬邀「106年十校暑期夏艷聯合服務隊」…
茲… ex.茲因教育部委託本校辦理「105學年度退伍軍人…」
為… ex.為撥付本部「106年度補助私立大專校…
本公司(本校)… ex.本校兒童教育暨事業經營系辦理…
請… ex.請貴校惠予協助辦理106年公務人員…
函轉… ex.函轉教育部辦理「106年度推動高齡自主學習…」
轉知… ex.轉知衛生福利部之「校園知情愛滋病患者…」
檢陳… ex.檢陳本校「105學年度教育部補助…」
※「檢陳」僅用於上行文※ 19
柒、撰寫要領3-1
†用語摘要─稱謂語†
一、上級對下級稱「貴」
二、下級對上級稱「鈞」、「鈞長」、「大」(無隸屬關係稱大)
三、機關或首長對屬員稱「臺端」
四、間接對機關團體稱「全銜」必要時稱「該」
五、間接對機關職員稱「職稱」
六、機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「臺端」、 「君」
七、平行稱「貴」
八、自稱「本」
九、行文數機關或單位時通稱「貴機關」或「貴單位」
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柒、撰寫要領3-2
†用語摘要─期望及目的語†
上級對下級─「請查照」、「請照辦」、「請辦理見復」、
「請轉告」※“請”可代換為”希”
平行機關─「請查照」、「請查照備案」、「請辦理見復」、
「請查照見復」
下級對上級─ 「請鑒核」、「請查核」、「請核示」、「請
核備」
†重要†
「期望及目的語」僅書於主旨末尾，於說明等其他各處不可
重複出現。
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捌、函 VS. 書函1
†函†
一、正式性，文末用首長簽名章。
二、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批
復時。
三、下級機關對上級機關有所請求或報告時。
四、同級機關或不相隸屬機關間行文時。
五、民眾與機關間之申請及答復時。
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捌、函 VS. 書函2
†書函†
一、非正式性，文末用機關條戳。
二、 代替過去的便函、備忘錄、簡便行文表等。
三、於公務未解決階段需要協商、徵詢意見或通報時
使用。
四、簡單案情案件之擬復，寄送普通文件、書刊，或
為一
般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不
如函
之正式。
五、結構及文字用語與函相同，但其適用範圍不同。
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玖、簽
一、是幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情並作
抉擇之依據。
二、各段重點說明：
(一)主旨：扼要敘述不分項，概括整體目的與擬辦。
(二)說明：對案情來源、經過、有關法規或前案、
處理方法之分析等，做簡要敘述，視需
要分項。
(三)擬辦：是「簽」的重點，應針對案情提出具體
處理意見，或解決問題方案，視需要分
項。
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拾、簽VS.稿1
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拾、簽VS.稿2
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拾壹、公文橫書數字使用原則1
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數字
類型 用 語 類 別 用 法 舉 例
阿拉伯
數字
一
代號
(碼)、國民身分證
統
一編號
、編號、
發文字號
ISBN
988-133-005-1、M234567890、附表(件)1、
院臺密
字第
0930086517號
二
序號
第
4屆第6會期、第1階段、第5會議室、第7組
三
日期
、時間
民國
93年7月8日、93年度、7時50分、挑戰2008
：國家
發展重點計畫
、520就職典禮、延後3週辦理
四
電話
、傳真
(02
)3356-6500
五
郵遞區號
、門牌號碼
100
台北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室
六
計量單位
150
公分、30度、2萬元、7.36公頃、土地1.5筆
七
統計數據
(如百分比、
金
額
、人數、比數等)
80
%、3.59%、6億3,944萬2,789元、639,442,789人、
1：
3
八
法規條款項目
、
編章節款
目之
統計數據
事務管理規則共分
15編、415條條文
九
法規內容之
引敘或摘述
1
.依兒童福利法第44條規定：違反第2條第2項規定者
，
處新臺幣1千元以上3萬元以下罰鍰。」
2
.兒童出生後10日內，
接生人如未將出生之相關資料通
報戶政及衛生主管機關備查，依兒童福利法第44
條規
定，可處1千元以上、3萬元以下罰鍰。
拾壹、公文橫書數字使用原則2
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數字
類型
用 語 類 別 用 法 舉 例
中文
數字
一
描述性用語
一律
、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、
一個
多元族群的社會
、新十大建設、國土三法、組織四法、
零歲
教育
、核四廠、第三部門、公正第三人、三級制政府、
國小
三年級
二
專有名詞
(如地 名、
書
名
、人名、店名、
頭銜
等
)
九九峰
、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世
三
慣用語
(如星期、
比例、
概數
、約數)
星期一
、週一、正月初五、三讀、三軍部隊、約三、四天
、
幾十萬分之一
、七千餘人、二百多人
四
法規制訂
、
修正及廢止
案之法制作業公文書(
如令
、函、
法規草案總
說明
、條文對照表等)
1.
行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文。
2.
行政院函：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點、
第五
十一點、第五十二點，
並自中華民國九十三年二月十六日生
效‧‧‧。
3.
「○○法」草案總說明：‧‧‧爰擬具「○○法」草案，
計
五十一條。
4.
關稅法施行細則部份條文修正草案條文對照表之「說明」
欄
—修正條文第十六條之說明：一、
關稅法第十二條第一項計
算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五，
本條第一項爰
予配合修正。
拾貳、文書處理手冊重點摘要1
29
†公文製作-分項標號1 †
拾貳、文書處理手冊重點摘要1
30
†公文製作-分項標號2 †