公文類別與結構規範說明

一、公文類別與結構

（一）公文類別：

1.令：

(1)公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則：令文可不分段

(2)發布法規命令及人事命令：任免、遷調、獎懲格式由人事主管機關訂定

(3)蓋用機關印信

2.呈：對　總統有所呈請或報告時使用

3.咨：總統與立法院間公文往復使用

4.函：

(1)上級機關對下級機關（下行函）

(2)下級機關對上級機關（上行函）

(3)同級或不隸屬機關（平行函）

(4)民眾與機關間

5.公告：

(1)向公眾或特定對象宣布

(2)得張貼公布欄（蓋機關印信）或機關電子公佈欄

(3)利用報刊等傳播

(4)得用表格處理

(5)登報公告免署職稱姓名

6.其他公文：書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或

便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化表單等

（二）公文結構：

1.主旨：

(1)全文精要以說明行文目的與期望

(2)力求具體扼要

(3)主旨不分項，文字緊接段名冒號下書寫

(4)定有辦理或復文期限的請主旨內敍明

2.說明：當案情必須就事實、來源或理由，作詳細之敍述無法於主旨內容納時使用

(1)敘述事實來源經過或理由勿重複期望語(如請核示請查照等)

(2)只摘述來文要點

(3)提出處理方法分析（簽）

(4)視內容改稱「經過」「原因」

(5)公告用改為「依據」指出法條或機關名稱

(6)須列明副本收受者的作為、附件名稱份數

3.辦法：

(1)提出具體要求或處理意見勿重複期望語

(2)視內容改稱「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」

(3)公告改為「公告事項」或「說明」

(4)３段式內容截然劃分避免重複

二、公文的製作要領

（一）常見公文用語與用字

1.稱謂用：

(1)上級對下級－稱「貴」

(2)下級對上級－稱「鈞」「鈞長」「大」（無隸屬）

(3)機關或首長對屬員－稱「台端」

(4)間接對機關團體－稱「全銜」或「簡銜」必要時稱「該」

(5)間接對機關職員－稱「職稱」

(6)機關對人民－稱「先生」「女士」或通稱「台端」「君」

(7)平行－稱「貴」

(8)自稱－稱「本」

(9)行文數機關或單位時，如於文內同時提及－通稱「貴機關」或「貴單位」

2.期望用：視需要酌用

「希」

「請」

「查照」

「照辦」

「辦理見復」

「核示」、「鑒核」

「請轉行照辦」

「轉告」

3.統一用字（語）

公布

身分

占有

牴觸

計畫、策劃

雇員、僱用

聲請（對法院）、申請（對機關）

關於

紀錄、記錄

蒐集

儘量

貫徹

（二）注意事項：

1.使用標點符號

2.避免艱深費解無意義及模稜兩可

3.語氣肯定堅定且互相尊重

4.阿拉伯字註明承辦月日時分

（三）範例:

1.函(P4)

2.空白公文簽辦單(P5)

3.空白開會通知單(P6)

4.空白學術服務事項處理單(P7)

5.空白支出憑證粘存單(P8)

公 文參考範例

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　檔　　號：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　保存年限：

行

檔號：

保存年限：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　地　　址：000臺北市○○路○○○號

聯

裝

1

印信

（限：令、公告使用）

臺北市○○區○○○路○段000號

受 文者：臺北市政府

發文日期：中華民國00年00月00日

發文字號：○○字第0000000000號

速別：最速件

密等及解密條件或保密期限：

附件：

主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程，應依法公開招標，並不得變更設

計及追加預算，請轉知所屬機關學校照辦。

說明：

一、依本院00年00月00日第○○次會議決議辦理。

二

訂

辦法：

一、各機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按「政府採購法」及相關法令辦理。

二、各單位之工程應將施工圖、設計圖、契約書、結構圖、會議紀錄等工程資料，報請上級單位審核，非經核准，不得變更原設計及追加預算。

正本：臺灣省政府、福建省政府、臺北市政府、高雄市政府

副本：行政院主計處、行政院秘書處

院長　○　○　○

線

說明：有關檔號、保存年限、收文日期、收文字號、承辦單位、簽名、批示、會稿單位、繕打、校對、監印、電子公文交換機制及其他安全控管等項目，由各機關於空白處自行規定填寫位置。

公文簽辦單格式

國立東華大學

公文簽辦單

0950120修訂/表GA302

開 會通知單用紙格式

2.5公分

保存年限：

（機關全銜）開會通知單

（郵遞區號）

（地址）

受文者：

裝

發文日期：

發文字號：

速別：

密等及解密條件或保密期限：

附件：

開會事由：

開會時間：

開會地點：

主持人：

聯

訂

出席者：

列席者：

副本：

備註：

（

2.5公分

1公分

說

線

1. 本格式以A470磅以上模造紙或再生紙製作。

2. 依據「公文程式條例」,如以電子交換方式行之，得不蓋用印信。

   2.5公分

   

國立東華大學

學術服務事項處理單

0940114修訂/表RD102

支出憑證粘存單

三、公文處理作業流程

公文處理作業分為收文（來文）、簽呈（內部）及創稿（發文）三部分：

（一）收文（來文）流程:

1.總收發作收文處理（登錄總收文號）→分文（各承辦單位）→擬辦（若無確定承辦單

位→提陳→改分文）→陳核（若需會辦者應先經會辦單位會簽或會稿）→核判→歸檔

→結束。

2.經批示或交辦需發文之案件（需創稿發文），其間亦需經→簽擬→呈核（需會辦者應會

會辦單位會簽或會稿）→判行→送至文書組繕打→校對→用印→發文→歸檔→結束。

（二）簽呈（內部）流程:

各單位未經總收發掛總收文號之簽呈案件除不需送文書組歸檔，簽呈流程與收文流程

相同。

（三）創稿（發文）流程

經核判之創稿→送至文書組繕打→校對→用印→發文→歸檔→結束。

（四）注意事項：

1.電子公文欲傳閱同仁知悉，請公文承辦人先電話連絡2353任良傑、2355徐梓漩開放

傳閱權限；由學校首頁→教職員→校務行政系統→全校使用→公文傳閱系統。輸入使

用者帳號、密碼。進入系統後輸入已開放權限之公文條碼號→選擇欲傳閱之單位人員

→點選新增傳閱設定及傳送E-mail。

2.請各位同仁於辦理發文時，請先將捷成公文系統之發文稿ods檔案及可發電子文之附

件檔案一併以E-mail寄送至[email protected]電子信箱。如有疑問請電話連絡

2356及9莊秀珠、陳玉鳳洽詢。

3.發文有附件且對象為校內單位或是無法傳遞電子文單位、個人，請於發文時一併將所

需附件份數隨文一併送交文書組處理。如有疑問請電話連絡2353任良傑、2355徐梓

漩洽詢。

4.收發室設置之各單位信箱內「送文簿」請勿攜回，並請於核對登記公文文號及文件無

誤後簽名領回文件。(P10)

四、文書用印

（一）蓋用印信之種類及其使用時機如下：

1.印信：公告、任免令、獎懲令、證明書、學位證書、預算書、會計報表、授權狀、保證書、合約書等。

2.校長職章：呈文、入出境申請、報表等。

3.校長職銜簽名章：證明書、聘書、學位證書、行文等。

4.校長英文簽名章：證明書、學位證明書。

（二）申請用印作業流程：

用印申請－填寫蓋用印信申請書（應附相關表件）－逐級呈核－

奉准後送文書組用印－結束。

（三）對於已核判而需蓋用印信之文件：應載明其（發）文字號；至於不辦文稿之文件如需

蓋用印信；應由申請人填寫蓋用印信申請書陳奉核定後始准蓋用印信。

1.契約或合約書：承辦人應填妥甲、乙雙方全名、合約名稱、標的或內容、合約金額、

訂約年月日等完整資料，方得申請用印。

2.繳交（退還）保證（押標）金等之申請用印，應填妥金額、往來銀行、帳號、廠商等

相關資料，依奉准簽案或提出申請用印。

3.證明書、聘書、保證書等多人用印時，應檢附奉准人員名冊。

4.如需用印於表單特別位置時，應於表單內以鉛筆框註以便用印。

5.用印之申請得依本校分層負責授權各層核定，辦理用印。

（四）範例：

空白用印申請書(P12)

國立東華大學

用印申請書

0950120修訂/表GA301

五、檔案管理

（一）、一般原則：

1.點收作業要點：

(1)公文承辦人收文後應以總收文號為依據，登入承辦人收文登記簿。並依處理流程呈

核奉准發文或存查後，送由檔案管理人按收文簿上所列文件逐一點收，並蓋點收戳。

(2)歸檔文件以有總收文號者為限，其未經總收發之無關重要雜卷、通知等文件均由各

承辦單位留存。

(3)各單位應將辦畢案件於5日內逐件依序彙齊後，送文書組歸檔。但下列物品，不得

歸檔：

1現金、有價證券及其他貴重物品。

2司法訴訟有關物證。

3流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之　物品。

4易變質而不適長期保存之物品。

2.編目、保管

(1)檔案分類表一經確定後不得任意修改，如確有修改必要者，應報國家檔案局核備同

意後，始得修改並擬具新舊檔案對照表以便查對。

3.檢調、清理

(1)因業務有必要調案件時，應填具調檔單經主管核准後始得調閱。

(2)調閱非本管業務案件之檔案，需知會主辦單位。

(3)借調檔案以十五日為限。

(4)借調檔案逾期未歸還者應於催還，如催還三次，能不歸還者應簽報上級議處。

(5)調借檔案人員不得有洩密、拆散、塗改、抽換、增損、轉借及遺失等情事。

（二）注意事項：

(1)案件未編列文號或文號有誤者，退還補正。

(2)公文文件未註明檔號及保存年限者，退還補註。

(3)離職單會章流程︰離職人員離職表－承辦公文歸檔會查（文書組）－欠文欠卷－

歸檔－核章－結束。

(4)歸檔文件應以正本為之，如因故遺失由承辦人商請原發文單位另行補發與原案相同

之文件，交文書組登錄原收文號續辦後歸檔

(5)每月初五前將送稽催報表給各單位，請在每件未歸檔公文註明原因及由承辦人員簽

名或蓋章,並儘速歸檔

(6)稽催報表請陳請長官陳閱後再送回文書組

（三）國立東華大學檔案分類及保存年限表(P14)

（四）空白國立東華大學教職員離職手續清單(P20)

製表日期：099/09/07

國立東華大學分類號及保存年限表

國立東華大學

教師/職員(公務人員)離職手續清單

0990302表PA

六、公文稽催

（一）一般原則

1.為統一機關檔案點收作業，增進檔案管理效能，迅速處理文書，避免積壓，以增進行

政效率，指定文書組組長擔任文書總稽催;並由各處、室、館、中心、院主管指定人員

擔任各該單位之文書稽催。

2.文書稽催之範圍，以本校與其他機關或個人往來之文書為限。

3.公文處理期限規定如次：

(1)最速件一日。

(2)速件不超過三日。

(3)普通件不超過六日。

(4)限時公文及其依法定定有時限性之案件，應依其規定時限辦理。

(5)來文案情複雜須經研商或具有其他理由者，得填具待辦公文展期申請表酌予延長辦

理期限，惟以兩次為限（每次十日），第一次須經二級主管核准，第二次須經一級主

管核准；如仍不能結案時，應簽陳　校長核准結案之最終日期。

3.公文處理時限計算標準規定如左：

(1)答覆案件：自總收文之次日起至發文日止（包括會稿、會簽時間），所需天數扣除例

假、紀念日及節日，為實際使用天數。

(2)彙（併）辦案件：自規定彙報截止之日起算至全部辦畢發文日止，所需天數扣除例

假、紀念日、節日及奉准待辦彙復所需天數，為實際使用天數。

(3)創稿案件：如係交辦，以交辦之日起算；如係會議決定，以會議記錄送達之日起算；

如係直接辦稿者，以辦稿之日起算。

(4)存查案件：自總收文之次日起算至公文歸檔日止。

（二）注意事項

1.文書稽催或單位收發人員，應定期檢查收文登記簿，對於逾期未簽或送會逾時之公文，

應填寫公文催辦單催辦；承辦人員於接獲催辦單後，應於二日內答覆，並立即簽辦或

核會；如仍不簽辦或未核准申請展期者，應報請上級主管議處。

2.各單位對於公文處理時效，應確實依辦理時限實施管制；並做為評估單位及人員績效

之參考，以提升行政效率。

（三）範例：公文催辦單

七、郵件與包裹

（一）一般原則

1.普通郵件處理方式如次：

(1)本校地址為：花蓮縣壽豐鄉大學路2段1號，寄件人應書明所屬單位、系所，以利

分發作業。各單位應指定專人，每日依規定時間至總收發設所屬信箱領取郵件，轉

發收件人，宿舍郵件由宿舍管理員領回轉發，學生不得逕至總收發信箱翻閱。

(2)目前校內各大樓皆有其所屬專用地址，

網址為（http://www.ga.ndhu.edu.tw/shwu/ver/address.html）。住校學生有關郵局遞送

之郵件、包裹，請逕寄各宿舍，由管理員代收轉發。

(3)郵件領取時間：上午08:00~12:00 下午 13:00~17:00。（惟當日之郵件，應待收發室

人員分發建檔完畢後，始開放領取）。

(4)未註明單位且無法辨識之郵件，於文書組公告欄公告二週無人招領時，退回原址。

(5)本校郵遞區號為（974-01）。

（二）掛號郵件、包裹、貨運

1.掛號郵件、包裹、貨運之處理網頁公告，每日（星期假日、星期一、國定假日及其次

日例外）處理完畢後，即將當日（含以前）待領之掛號郵件於

網址: http://www.ndhu.edu.tw/~genera/shwu/ver/index.html或由東華大學網

頁進入程序如下：東華大學首頁→行政單位→總務處→文書組→掛號郵件查詢。

2.掛號郵件（含快捷、普掛、限掛）、包裹及貨運由文書組集中保管，經各單位服務員簽

收領回轉發或由各單位派工讀生到文書組領取（工讀生請攜帶證件，主動向文書組人

員出示證件後，始可提領該工讀單位之郵件，切不可隨意翻動其他單位信箱之郵件，

於簽收郵件時，請以正楷書寫全名）。

3.經網路或公告欄公告二週以上或通知仍無人領取之郵件、包裹文書組得以招領逾期或

查無此人退回原址。

八、文書業務注意事項

一、歸檔案件頁碼編寫及舉例

承辦人員應將辦畢之案件逐件逐頁編碼，其方式如下：

(一)歸檔案件本文頁碼之編寫，按文件產生時間先後順序，早者在下，晚者在上。簽稿併陳案件，依序以簽、稿及來文次第編寫。（例如：案件共有5頁全是單頁，則於案件第1頁正面右下方用鉛筆寫1/5，第2頁寫2，第3頁寫3，餘此類推。）

(二)附件頁碼之編寫併同其本文連續為之，附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併本文連續編寫。（若附件的計量單位非為『頁』時，則毋需連同本文一併計算。）

(三)請以鉛筆於每頁右下方位置由上而下編寫頁碼；若文件為雙面書寫或列印者，需於背面的左下方位置編寫頁碼。

(四)若有公文信封隨文歸檔者，公文信封要編寫頁碼。

二、文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間（例如11月8日16時，得縮記為1108/1600），以明責任。

三、判行文稿請權責長官（主管）加註批示用語（如擬、發、可、行或不發、緩發）。

四、以簽稿會有關單位，單位較多者宜採用簽稿會核單。

五、發文的紙本及電子檔（含附件）要都送達文書組，方可進行發文作業。（本校公文信箱：[email protected]）

六、寄到本校的郵件、包裏請寫清楚地址及單位（如院系所處中心），以方便通知領取。