高雄市立各級學校檔案分類及保存年限區分表
高雄市政府教育局 94 年 7 月 19 日高市教六字第 0940024559 號函
轉高雄市政府 94 年 7 月 8 日高市府本部二字第 0940032499 號函
轉檔案管理局 94 年 7 月 1 日檔徵字第 0940011876 號函審核通過
一、編制目的：為加強本市各級學校(含幼稚園)檔案管理與應用功能及減輕各
級學校編訂檔案分類及保存年限區分表人力與時間之負荷，依
各級學校產生之檔案屬同質性，統一編訂學校共通性檔案分類及
保存年限區分表統一範本，以提供各級學校檔案管理沿用。
二、適用範圍：本檔案分類及保存年限區分表統一範本適用本市各級學校(含
幼稚園)檔案管理應用。
三、分類表編訂要項說明：
（一）分類層級：採「類」、「綱」、「目」三層級區分。
（二）分類項目：「０」校務行政類、「１」教務類、「２」學務類、「３」總
務類、「４」輔導與諮商類、「５」人事類、「６」會計類、
「７」實習就業輔導類、「８」社會教育及學校團體類。
（三）保存年限：依檔案性質及價值區分為「永久保存」或「定期保存」。
１、「永久保存」：具歷史性校史文件、重要財產管理、學籍管理、
涉及個人權益之人事資料及其他應永久保存之檔案。
２、「定期保存」：係指依檔案保存年限長短，在不同時期供機關
因應業務執行或工作需要，作為查考及與參考利用之文件，並依檔
案性質及執行業務參據考量，其保存年限區分為五十年、三十年、
二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年及一年。
分 類 號
類 目 名 稱
保存
年限
備
註
類 綱 目
0
校務行政類
1
綜合發展
01 綜合業務
5
含秘書行政、政令宣導、校際交流、教育統計等相關資料
02 校務發展
20
校務發展基金、相關計畫及研究成果等相關資料
03 校務會議
永久
會議資料、紀錄及校務報告等相關資料
04 行政會議（報）
永久
行政會議（報）、主管會議（報）資料及紀錄等相關資料
05 視導與評鑑
10
專題、業務評鑑、研考、管制、專案計畫等相關資料
06 本機關自訂法規
永久
本機關法令、辦法、規章及釋疑等相關資料
07 他機關制訂法規
10
他機關法令、辦法、規章及釋疑等相關資料
99 其他
1
分 類 號
類 目 名 稱
保存
年限
備
註
類
綱
目
2
校史
01 歷史文物
永久
校旗、校歌、畢業紀念冊、校刊、出版品及校服等相關資料
02 校長移交業務
20
03 組織沿革
永久
含學校組織沿革、學校簡介、學校基本資料等
99 其他
3
1
教務類
1
教學
01 教務會議
5
02 全盤教育計畫
10
含學分、學制、社區化、預修、基本時數等相關資料
03 課程與教學研究
10
計畫、教學研究會、課程發展委員會會議資料及紀錄等相關資料
04 課務處理
5
教學課程時間表、教學日誌、進度表及教師授課表、教師日課表
等相關資料
05 教學活動
5
教學活動（含課後輔導、補救教學、寒暑假學藝活動及國小學童
課後照顧服務）計畫、成果等相關資料
06 學藝活動及競賽
5
含科展、學藝活動與競賽等相關資料
07 教材選用
20
教科書及補充教材之選用過程文件及紀錄等相關資料
08 學習成就評量
5
學習成就評量計畫、題庫及相關資料等
09 教師專業成長
5
計畫、教學觀摩及專題研究等相關資料
10 教育實習
5
配合師資培育之大學辦理教育實習等相關資料
99 其他
1
2
招生與註冊
01 招生宣導
3
招生宣導等相關資料
02 招生入學
10
入學方案、學生入學作業之紀錄及表冊、入學名冊、編班資料及
報到通知等相關資料
03 學籍管理
永久
學籍、成績管理等相關資料
04 學生異動
永久
含入學、轉學、休學、退學、復學
05 升學
5
畢業生升學等相關資料(含軍校招生)
06 奬(助)學金
5
含公費生、就學優待等申請、審議紀錄、核定、清冊等相關資料
07 證明文件核發
1
學生證明文件申請書等
99 其他
1
3
教學設備
01 教育設備經費
10
申請、核准、補助等相關資料
02 使用管理及維護
3
教學(含實驗室)設備及教具之使用辦法、登錄、配發及管理等相
關資料
99 其他
1
分 類 號
類 目 名 稱
保存
年限
備
註
類
綱
目
4
資訊
01 網路管理
5
系統架設、軟硬體使用維護、帳號管理及資通安全等相關資料
02 資訊教育活動
3
研習、競賽、計畫、宣導及成果等相關資料
99 其他
1
5
圖書館
01 館務行政
10
含館際合作、營運規劃、館藏發展、系統建置等各項計畫相關
資料
02 技術服務
3
採訪推介清單及館藏贈送交換等相關資料
03 讀者服務
3
利用教育、推廣活動、資訊檢索及館藏借閱等相關資料
99 其他
1
2
學務類
1
訓育
01 訓育行政
5
含各項會議資料及紀錄等相關資料
02 學生校內外活動
5
含戶外教學、社團、慶典、比賽、公益活動等相關資料
03 學生事務方案推展
5
學生品德、人權、童軍、民主法治教育等各項教育專案計畫及成
果
04 導師制度
5
計畫、會議及紀錄等相關資料
05 助學貸款
10
助學貸款通知、申請書及核定名單、儲蓄等相關資料
99 其他
1
2
生活教育
01 生活教育輔導
10
含急難救助、自治幹部、出缺席考勤、追蹤紀錄及學生住宿等相
關資料
02 校園安全
5
春暉專案、校園安全維護、緊急事件通報、處理與安全教育、演
習計畫、紀錄及報告等相關資料
03 交通安全
3
計畫及成果等相關資料
04
學生獎懲、申訴及救濟
20
學生獎懲、申訴及救濟案件、會議、紀錄及評議書等相關資料
99 其他
1
3
衛生
01 環境衛生
3
衛生、環保、能源、資源回收、生態、消費者保護、保健、衛教
等活動競賽及成果等相關資料
02 學生健康資料
10
學生健康基本資料及傷病護理紀錄等
03 學生團體保險
20
契約及一般理賠、傷病及死亡理賠處理紀錄等相關資料
04 餐飲衛生管理
10
計畫、評選、督導、從業人員訓練、抽驗紀錄、統計及處理紀
錄、學校午餐管理等相關資料
05 營養補助
3
營養品及餐費補助等相關資料
99 其他
1
分 類 號
類 目 名 稱
保存
年限
備
註
類
綱
目
4
體育
01 體育活動
5
計畫、體育活動競賽、訓練、紀錄及報告等相關資料
02 體育設施管理
5
運動場地、體育器材管理維護及使用紀錄等相關資料
99 其他
1
5
軍訓護理
01 軍護行政
5
軍訓會報、軍訓工作、動員服勤、校外會及緩徵等相關資料
02 軍護教育
5
軍事及護理教育計畫及訓練、觀摩、成績考查等相關資料
03 軍械管理
15
武器帳卡、領用卡、繳回武器登記簿及武器檢查成果紀錄表等相
關資料
99 其他
1
3
總務類
1
文書檔案管理
01
一般文書檔案管理
5
含一般文書行政、公文查詢、用印申請，及目錄彙送、立案編目
等一般檔案管理
02 管制考核
10
03 檔案移轉、銷毀
永久
04 印信製換發、啟用
永久
含繳銷
99 其他
1
2
事務管理
01 物品採購與管理
3
含非消耗品、消耗品領用及管理等
02 未達公告金額採購
15
含採購及校舍修繕工程
03 公告金額以上採購
30
含採購及校舍修繕工程
04 採購爭議處理
20
05 校舍興建工程
永久
06 校舍管理
10
含飲用水、使用水、用電規劃、建築管理等
07 不動產管理
永久
08 動產管理
10
含財產、非消耗品帳務建置、使用年限、盤點、借用、變賣等管
理
09 校園安全防護
5
含校園防火防災防護、校園公共安全、防護團、門禁管理等相關
資料
10 工友一般管理
10
99 其他
1
分 類 號
類 目 名 稱
保存
年限
備
註
類
綱
目
3
出納
01 出納行政
10
含現金、銀行往來、稅捐、各項收費、補助款等相關資料
02 印鑑、票據
10
含印鑑更改、出納業務移交等相關事宜
03 收據報表
10
含代收代辦收據月報等案件
99 其他
1
4
研考
01 為民服務
10
含人民陳情
02 國家賠償
20
99 其他
1
4
輔導與諮商類
1
輔導諮商
01 輔導計畫
10
含成果資料等相關資料
02 輔導活動
5
含輔導會議、出版品、活動辦理等相關資料
03 資料管理
10
輔導資料表件、輔導紀錄表、測驗工具及資料等
04 學生輔導及諮商
20
個案輔導、中輟生輔導、升學學習輔導及處理紀錄等相關資料
99 其他
1
2
特殊教育
01 鑑定、安置與輔導
10
特殊學生鑑定、安置與輔導計畫及相關會議資料、紀
錄等
02 特教教學及活動
5 資優教育、身心障礙教育計畫及成果等相關資料
03 特教資源
10 輔具、出版品及醫療服務紀錄等相關資料
99 其他
1
5
人事類
1
人事行政
01 綜合業務
5
含革新、政風預防、人事研究、調查、保防、動員等相關資料
02 公職人員財產申報
10
03 公務機密及安全維護
10
04 政風查處
20
05 人員推介
3
含推薦、請託、自薦等相關資料
06 兵役及緩召業務
5
99 其他
1
分 類 號
類 目 名 稱
保存
年限
備
註
類
綱
目
2
組織編制
01 組織法規
永久
含行政組織、職掌、規程、分層負責等相關資料
02 員額編制
20
含請增、精簡預算員額員額、現有員額等
03 職務歸系
50
含機關代號、職務編號、職務說明書等
04 人力計畫
10
含專業證照、人事基本資料、人力調查等
99 其他
3
3
任免遷調
01 員工甄選遴用
50
含介聘、考選、代(課)理教師甄選、身障進用、原住民進用及教
評會、甄審委員會等設置、會議記錄、改選等
02 員工任審
50
任免、遷調、動態、銓審、核級、敘薪、留職停薪(含工友、約聘
人員、軍訓教官等)
03 教師登記及檢定
50
04 教師兼代課
10
如借調、校外兼課等
99 其他
3
4
獎懲考核
01
年度考核(績)及重大獎懲
50
含教職員工、軍訓教官及其他代理人員等
02 平時考核及一般獎懲
10
含教職員工、軍訓教官及其他代理人員等
03 服務獎章、資深優良
50
含教職員工、軍訓教官及其他代理人員等資深、特殊、優良之獎
勵褒揚
04 推薦表揚
10
含教職員工、軍訓教官及其他代理人員等相關單位之推舉表揚
99 其他
3
5
差假訓練進修
01 員工差假管理
3
含教職員工、軍訓教官及其他代理人員之休假、加班、集會、曠
職扣薪等
02 員工出國管理
10
含教職員工、軍訓教官及其他代理人員之考察、進修、訪問、比
賽、探親等。出國考察報告至少應永久保存 1 份
03 員工進修、訓練
10
教職員工之各類進修、訓練等相關辦法資料
04 員工研習活動
5
教職員工之各類成長活動、研討、演講、社團、康樂等相關辦法
資料
99 其他
1
分 類 號
類 目 名 稱
保存
年限
備
註
類
綱
目
6
福利保訓保險
01 兩性平權
25
促進兩性工作權平等措施、性騷擾防治、申訴救濟補助處理公文
及表報
02 教職員工福利及補助
10
含員工待遇、強制休假刷卡消費補助、慰問金申請、不休假獎
金、各項福利互助、急難救助等
03 公、勞、健保
10
含各項要保、異動、健康檢查及請領現金給付申請等相關資料
04 保障暨培訓
10
含升等及申訴等業務
05 輔購住宅
30
99 其他
1
7
退休資遣撫卹
01 退休、撫卹
永久
退休撫卹案件核准相關文件資料
02 退撫基金繳款
5
一般例行性造冊(含轉出、轉入等異動)公文及表冊
03 補繳退輔基金年資
50
04 資遣、離職
50
99 其他
1
6
會計類
1
歲計
01 概算、預算及追加減
10
含分配、動支、流用、結算等相關業務資料
02 收支憑證
10
含預算、預付、代收、補助款、受託款項等收支憑證
等相關資料
99 其他
3
2
會計
01 會計報告、簿冊
15
含審核通知、決算、統計等
02 會計行政
10
含會計相關規範辦法等
99 其他
3
分 類 號
類 目 名 稱
保存
年限
備
註
類
綱
目
7
實習就業輔導類
1
實習輔導
01 實習輔導
5
含技能班業務、實習計畫、參觀等相關資料
02 工場管理
10
含工場實習設備、勞安、毒廢汙貯留處理等相關資料
03 就業輔導
5
含職業訓練計畫、會議及宣導活動等相關資料
04 技藝競賽
3
計畫、會議及成果等相關資料
05 技能檢定
3
計畫、會議及成果等相關資料
06 建教技訓
5
建教合作及職訓教育計畫、契約、報告等相關資料
99 其他
1
8
社會教育及學校團體類
1
社會教育
01 成人及推廣教育
3
終身學習教育計畫及推廣教育等相關資料
02 社區關係
5
學校社區結合、社區服務之計畫、活動與成果紀錄等相關資料
03 親職教育
3
計畫、活動及成果紀錄等相關資料
99 其他
1
2
學校團體
01 教師團體
5
教師會等相關資料
02 家長團體
5
家長會、讀書會、義工、志工等相關資料
03 消費合作社
10
員生、公教消費合作社等相關資料
04 校友團體
10
校友會之相關資料
05 其他團體
3
如校長協會或其他學術等教育團體組織活動業務等相關資料
99 其他
1