筆硯文書編輯共通服務平台

【系統操作手冊】

傑印資訊股份有限公司編印

【系統操作手冊目錄】

第一章　基本環境介紹

1. 使用者效益概述

1. 能提供快速且正確的服務，即時提供最新公文規範，大幅提升公文傳遞時效。

2. 整合公文電子交換系統，公文交換有保障。

3. 以瀏覽器平台(Browser Base)為工作平台：只要有瀏覽器就可使用，在任何地方、任何電腦進入專案平台網頁，安裝筆硯WEB公文製作系統就能編輯公文。

4. 發文機關、日期、速別、密等、字號等使用標準對應或下拉式選項，不必繕打且提高正確性。

5. 編輯本文除編輯功能外，編輯能力符合文書規範並可自動產生條列編號。

6. 可處理公文特殊需求，如稿轉函、一文多稿、一文多發列印、多址分文處理電子文或郵寄文。

7. 與通訊錄結合，繕打正本、副本等受文者時立即判別是否可電子文，提昇電子文機關對應的成功率。

8. 完全在個人電腦端離線作業，不佔網際網路頻寬，不怕斷線而影響編輯公文。

二、使用者端系統需求

(一)Intel相容電腦，CPU Pentium III以上，256 MB 或以上RAM。

(二)作業系統2000、XP、VISTA、7，瀏覽器IE 6 或以上(含)。

三、使用公文製作系統

(一)如果您已完成筆硯WEB公文製作系統安裝(可參考第二章、一、安裝及註冊)，電腦開機後進入WINDOWS 系統後，選擇桌面 圖示，快速按2下即進入文書編輯-公文製作系統環境，操作公文製作的功能了。

(二)若您是多位使用者共用1部電腦繕打公文，登入筆硯WEB公文製作系統前，系統會出現如下畫面<圖1-1>，選擇自己的帳號登入系統。

<圖1-1>

四、進入系統

進入系統後出現的第1個畫面如<圖1-2>，按確定後，您可以選取欲使用的公文製作系統面版樣式如<圖1-3>，選擇後按 ，選定樣版後即可進入筆硯WEB公文製作系統如<圖1-4>。

<圖1-2>

<圖1-3>

<圖1-4>

進入系統後您可以選取公文製作的功能圖示，開始製作公文了!

<圖1-5>

若需重新選擇樣版，可至「工具」→「切換樣版」，重新選擇樣版之後，按 即可。

第二章　安裝筆硯WEB公文製作系統

一、安裝及註冊

(一)由「筆硯文書編輯共通服務平台」進入

1、進入的網址

開啟IE瀏覽器 ，在網址列鍵入「筆硯文書編輯共通服務平台」網址後，按Enter 鍵，出現「筆硯文書編輯共通服務平台」首頁。

<圖2-1>

【註1】若您電腦作業系統是Windows XP，IE SP2的版本，當您進入「筆硯文書編輯共通服務平台」網站時，會在網址列下方跳出黃色標題列，詢問您是否安裝ActiveX控制項或是來自網站的元件是否允許安裝，請點選標題列後選擇「允許安裝」或「是」即可。

【註2】建議將「筆硯文書編輯共通服務平台」加入信任的網站，以讓系統元件可正常安裝至您的電腦上。開啟IE瀏覽器，選擇工具→網際網路選項→安全性→信任的網站→網站→輸入網址→點選新增→最後點選確定。（註：信任的網站對話盒下方的”此區域內的所有網站需要伺服器驗證(https:)不勾選”）

【註3】相關安全性設定操作，請參本手冊第5章第17節。

2、於上方輸入帳號及密碼，按log in。

<圖2-2>

3、或點選「開始使用」於登入系統對話框內輸入帳號密碼，按登入。

<圖2-3>

【註】若您無法登入「筆硯文書編輯共通服務平台」時，請檢查您的帳號密碼

是否正確或稍後再試；若忘記帳號密碼、帳號停用或還是無法登入時，請聯

絡貴單位系統管理員。

4、帳號登入成功之後，系統會自動導引至「筆硯文書編輯共通服務平台」的安裝首頁。

<圖2-4>

(二)安裝「筆硯WEB公文製作系統」，選擇「安裝系統」，進行系統安裝。

<圖2-5>

安裝程序如下：

步驟1：點選「安裝系統」圖片，出現作業視窗如下圖，點選儲存。

<圖2-6>

【 註】若出現以下畫面，表示您所使用的IE瀏覽器安全性較高，必須先點選網址列下方的提示訊息列，並點選下載檔案後，才會跳出<圖2-6>的對話盒。

<圖2-7>

步驟2：選取暫存的目錄如d:/MyTEMP(或桌面)，按存檔，出現下載畫面。

<圖2-8>

<圖2-9>

系統會下載安裝程式docNinstall.msi至您的個人電腦上。

步驟3：開啟檔案總管至剛才指定的目錄，如d:/MyTEMP，將已下載的檔案（docNinstall.msi），按滑鼠2下執行安裝。

出現作業視窗如下，請依序點選下一步即可。

<圖2-10>

步驟4：出現安裝系統畫面。

<圖2-11>

步驟5：直到出現安裝完成畫面，按關閉完成安裝，系統會自動導入註冊畫面。

<圖2-12>

(三) 註冊系統

公文製作系統安裝完畢後，系統自動會導入使用者註冊畫面。

<圖2-13>

註冊資訊各欄位說明如下：

1、使用者基本資料

內部機關代碼、內部機關名稱、帳號、姓名資訊是由「筆硯文書編輯共通服務平台」系統資料帶入。

如果要修改登入密碼，請點選修改密碼，並輸入4~8碼的字元；若您更換了服務機關，請點選調任，重新選擇您的服務機關。

2、主要與次要發文機關資訊

此處可設定您的主要發文機關與次要發文機關資訊，並可先設定好發文字、稿署名及署名的下拉選單資訊，以方便繕打公文時直接點選帶入，且1次可設定多筆，每筆以全形頓號分隔；次要發文機關部分若不只1個，可利用新增次要發文機關來增加其它次要發文機關資訊。

【註】次要發文機關：當承辦人身兼多個事務要處理發文時，可以下拉選擇不同的發文機關名稱發文。

3、聯絡方式

請填入承辦人基本資訊以顯示在公文上，例如繕打”函”時會將承辦人姓名、電話、傳真、電子信箱顯示在公文右上角(聯絡方式)。

<圖2-14>

4、預設匯出目錄

此處是設定公文製作中，匯出DI與匯出TXT的預設路徑，一般以系統預設為主，若有需要可自行指定位置。

5、發文清單設定

此處為發文人員所設定，請將主檔及附件目錄路徑設定與您的電子交換系統一致即可。

以上資料欄位依自己機關的環境填入設定後(有*號欄位為必填)，按確定儲存

鍵完成註冊，儲存時會顯示如下，此處下載執行時間依網路速度而定。

<圖2-15>

<圖2-16>

儲存完畢後出現下圖，即完成註冊。

<圖2-17>

(四) 開始使用系統

安裝及註冊完成後，至桌面快速按2下圖示 ，即可開始使用「文書編輯-公文製作」。

二、已安裝但尚未註冊

系統如果已安裝完成，但未註冊使用者資料，請按照下列步驟完成註冊程序。

至桌面快速按2下圖示 ，系統會自動出現網頁如下。

<圖2-18>

將註冊資訊填入並完成註冊程序，參考一、(三)註冊系統及一、(四)開始使用

系統。

三、修改使用者資料

當使用者的基本資料有所更動時，請至「筆硯文書編輯共通服務平台」登入，選擇「基本資料維護」來修改內容。

<圖2-19>

四、多位同仁共用1台電腦

假設有A、B兩位同仁共用1台電腦，請以A同仁帳號密碼至「筆硯文書編輯共通服務平台」登入並進行安裝，之後改以B同仁帳號密碼至「筆硯文書編輯共通服務平台」登入並進行註冊。完成後開啟筆硯WEB公文製作系統時，系統會出現如下畫面，可選擇自己的帳號登入系統。

<圖2-20>

若使用者如之前已進行註冊設定，可直接選擇「下載使用者資料」，已註冊的資訊會自動下載至目前的電腦。

五、使用Help 及常見問題

(一) 開啟筆硯WEB公文製作系統，如果需要操作輔助說明，請點選螢幕右下方「Help」如<圖2-21>，即會連線至網站學習專區，或點選上方房屋圖示連結至「筆硯文書編輯共通服務平台」首頁。

<圖2-21>

(二) 所有作業視窗的右上角有「Help」，是對選取功能的個別說明，如「開啟新檔」、「開啟舊檔」、「存檔」等。

<圖2-22>

(三) 在安裝時因系統環境或網路因素而安裝失敗，可連至「筆硯文書編輯共通服務平台」首頁，參考「FAQ」。

<圖2-23>

第三章　完成您的第1份公文

一、進入系統

點選桌面「文書編輯-公文製作」圖示進入筆硯WEB公文製作系統，第1次進入系統時，畫面出現可能會較慢，因系統正背景執行安裝元件，如有跳出多次詢問「是否要重新開機」的訊息，請皆點選「否」，即可正常進入公文製作系統。

二、開啟範本

步驟1：點選開啟新檔，點選開啟範本。

<圖3-1>

步驟2：將游標移至欲選取的範本檔：如「機關共用範本」的「函」，快速按滑鼠

左鍵兩下，此樣式檔即載入至螢幕上。

【註1】或將滑鼠移至下方的確定鍵點選開啟。

【註2】發文機關、傳真、地址可帶出註冊設定資訊。

【註3】欄框名稱為藍色字，公文內容為黑色字。

您可以開始編輯1份函稿內容了! 如欲使用其他格式可再選擇「開啟範本」。

小精靈提醒：使用者可選擇【工具】－「設定使用者基本資料」，自行設定有關本單位基本資訊，一旦設定完畢，下次進入系統開啟新檔時，即會在相關欄位出現此設定值。

三、編輯公文

（一）編輯欄位屬性的內容

欄位內容以自動帶入或下拉式選取為主。

1、操作方式：

步驟1：將滑鼠游標指向欄位名稱如[速別]，按滑鼠左鍵出現對應選單內容：

<圖3-2>

步驟2：移動滑鼠至<圖3-2>畫圈處出現下拉式選單，快點滑鼠左鍵2下選取對應內容，選取完畢後按確定，回至編輯畫面，內容會載入至欄位：

例如：速別：最速件

2、欄位說明：

• 發文機關：依登錄者判別機關名稱，可下拉式清單選擇其他可使用的機關名稱。

• 承辦人：依登錄者判別承辦人姓名，也可以自行再做修改。

• 聯絡方式：依所選取的機關名稱自動對應聯絡方式資訊，若無也可「自行輸入想要的文字內容」等。

• 地址：依所選取的機關名稱自動對應地址資訊。

• 速別：下拉式選取「普通件」、「速件」或「最速件」

• 密等及解密條件或保密期限：

• 密等：預設為空白(即普通)，下拉式選取「密」、「機密」、「極機密」或「絕對機密」

• 解密條件或保密期限：下拉式選取「本件於公布時解密」、「本件至某年某月某日解密」、「附件抽存後解密」、「其他」或「自行輸入想要的文字內容」等。

• 發文日期：使用者自行選日曆時間元件（系統會預設停留在系統日期），如中華民國100年4月1日。

• 發文字號：使用者自行輸入想要的發文字號內容，文號部份為半型的阿拉伯數字。

• 附件：使用者自行填寫，例如：如文、如主旨等。

• 附件檔名：新增一筆選取附件檔，並帶入附件檔名及顯示附件檔案大小。

• 檔號：使用者自行輸入檔號或是由作業視窗右下方「常用分類案號」點選輸入。

• 保存年限：下拉式選取所需年限。

• 擬辦方式：下拉式選取「先簽後稿」、「簽稿並陳」、「以稿代簽」、「創」、「創先簽後稿」、「創簽稿並陳」或「創以稿代簽」，或是由作業視窗右下方「常用擬辦方式」點選輸入。

• 稿署名：下拉式選取所需的「稿署名」內容或自行輸入。

• 署名：下拉式選取所需的「署名」內容或自行輸入。若需特殊編輯署名內容可按「進階」功能處理。

• 會辦單位：使用者自行填寫或是由作業視窗右下「常用單位」點選輸入。

• 決行層級：可自行輸入所需的「決行層級」，或是透過下拉選單選取。

• 開會事由：使用者自行填寫。

• 開會時間：可選日曆時間元件，如100年4月1日(星期五)上午10時30分。

【註】若開會時間為區間，如100年4月1日~100年4月2日…，則請於備註中說明。

• 開會地點：使用者自行填寫。

【註】凡超過版面長度的欄位，字尾出現…，滑鼠游標移至此處會出現全部內容的小黃標，例如：

<圖3-3>

3、附件檔名欄位操作說明：

步驟1：點選附件檔名，出現下圖，再點選新增一筆。

<圖3-4>

步驟2：找出欲載入的附件檔→開啟。例如開啟”操作步驟.doc”檔案。

<圖3-5>

【註】若有2個以上附件，也可1次夾帶完成。操作方式為按住shift或Ctrl鍵，再用滑鼠繼續點選下1個所要夾帶的附件。如<圖3-6>。

<圖3-6>

步驟3：設定完畢即可點確定離開。

<圖3-7>

【註】附件檔案總大小若超過2048KB，會出現「建議不可超過2048KB，超過此大小的公文將不能電子交換」提示訊息。

4、檔號及保存年限說明：

注意事項：第一關承辦人擬辦公文時，就必須要輸入檔號及保存年限(必填欄位)。

5、會辦單位說明：

公文製作系統提供兩種核章區顯示之樣式，說明如下：

1. 簽和函稿

依輸入不同會辦單位個數，於預視畫面所顯示的核章區樣式亦有所不同，如下圖所示。

• 一個會辦單位

<圖3-8>

• 二個會辦單位

<圖3-9>

• 三個會辦單位以上(含三個會辦單位)

<圖3-10>

2. 簽和函稿以外之公文範本

使用者不論輸入會辦單位個數多寡(包含只有一個會辦單位)，呈現方式均如下圖所示。

<圖3-11>

（二）編輯本文內容

1、主旨：將主旨內容鍵入。

注意事項：依交換DI 格式規範不可分段，如分1個以上的段落，會造成交換格式的不正確。

2、說明：將說明內容鍵入，系統可依規範產生標準條列。

注意事項：依交換DI 格式規範說明內容可分段落，段落的排列請依規範編排，切勿使用空白鍵對齊段落，容易造成本文內容排列不整齊，造成收文機關電子收文時被退件的困擾。

<圖3-12>

如上圖，可按[Ctrl]鍵+[→] 鍵至下一階編號：如「三、」變成「(一)」。

如上圖，可按[Ctrl]鍵+[←] 鍵至上一階編號，如「（３）」變成「２、」。

3、標點符號表：

本文區編輯可選擇本文區上方的工具列功能。

<圖3-13>

可選擇全型標點符號列表，或在編輯文字中以鍵盤編輯全型標點符號，舉例：

[Ctrl]鍵+[,]= 全型，

[Ctrl]鍵+[.]= 全型。

[Ctrl]鍵+[‘]= 全型、

[Ctrl]鍵+[Shift]鍵+[:]= 全型：…

【註】若要自訂標點符號表，請點選”工具→編輯[自訂符號]”功能設定。

4、本文編輯功能：

可選擇工具列右邊圖示功能，依序說明如下：

• 詞庫：提供編輯常用詞彚功能。

【註】在本文區可點選滑鼠右鍵：提供剪下、複製、貼上、尋找、取代文字等功能。

• 剪下(Ctrl+x)：將選擇的區塊內的字剪下。

• 複製(Ctrl+c)：將選擇的區塊內的字複製。

• 貼上(Ctrl+v)：將剛才剪下(或複製)區塊內的字貼上。

• 復原(Ctrl+z)：將剛才所作的動作回復，1次還原1個動作。

• 取消復原(Ctrl+y)：放棄剛才所作的復原動作。

• 顯示項目編號(Ctrl+B)：按1次無編號，再按1次有編號。

• 至上一層(Ctrl+←)：設定「說明：」下條列式編號回到上一階段編號，如「(三)」變成「三、」。

• 至下一層(Ctrl+→)：設定「說明：」下條列式編號往下一階段編號設定，如「(三)」變成「１、」。

• 減少其他行縮排(Ctrl+J)：第1行以空白鍵空格，其他行向前進，每按1次，前進1個半型字。

• 增加其他行縮排(Ctrl+K)：第1行以空白鍵空格，其他行向後退，每按1次，後退1個半型字。

• 減少行距：可減少本文區內容的行距。

• 增加行距：可增加本文區內容的行距。

• 顯示控制碼：可查看換行符號與空白符號。(若有勾選，系統會記住設定，於下次開啟顯示控制碼)

• 編號與縮排設定：只提供可變更編號縮排範本使用，如「箋函」等。

• 字：點選”啟用字型”後即會跳出字型設定工具，選取文字後可修改字體、大小、對齊位置、顏色、上下標等；若要回復預設字型，請選擇”取消字型”。

<圖3-14>

• 顯示比例：可將本文區中的文字以「正常」、「較大」及「最大」3種不同的大小顯示，或是選擇自訂後選擇字體顯示大小，系統可記憶前次設定

【註】在本文區可點選滑鼠右鍵：提供剪下、複製、貼上、尋找、取代文字、顯示比例及還原本文區預設值(行距、其他行縮排、顯示比例)等功能。

5、全螢幕本文繕打：

為使繕打本文更方便，提供「全螢幕」功能，點選全螢幕，本文繕打區即可放大。

6、操作範例說明：

(1) 例如欲編輯公文結果如下圖。

<圖3-15>

步驟1：於本文區中可看到「主旨：」、「說明：」及「一、」，當您的說明有多個段落時，請直接於「一、」後方輸入您的公文內容。若該段落有兩行時系統會自動換行，不需按Enter。

步驟2：第1大項「一、」內容繕打完畢要更換段落時，按Enter即會自動跳出「二、」，請再點選(至下一層)，將「二、」變成「(一)」。

步驟3：第1小項「(一)」內容繕打完畢要更換段落時，按Enter即會自動跳出「(二)」，請再點選(至下一層)，將「(二)」變成「１、」。

步驟4：第1小點「１、」內容繕打完畢要更換段落時，按Enter即會自動跳出「２、」「３、」…，點選(至上一層)，此時「３、」就變成「(二)」，繼續依前一步驟操作，最後於上圖圈起的「２、」按Enter後，點選(至上一層)變成「二、」輸入您的公文內容即完成本文的繕打。

(2) 當不小心將預設的「一、」刪除時，該如何將「一、」重新顯示呢?

請不要使用空白鍵調整縮排或自行輸入「一、」，您可以依下列步驟來重新顯示段落序號。

步驟1：將段落退回「說明：」後方。

步驟2：按Enter後，點選(至下一層)。

步驟3：可看到段落有縮排並出現序號「一、」；若只縮排未見序號請再點一下(顯示項目編號)即可看到。

【註1】當您是由其他文件複製文字段落貼上時，常會發現段落序號常無法正常排列，或是開啟舊檔時本文是沒有段落的，請您利用 與工具將段落進行調整即可。

【註2】發文人員檢查小密訣：可以使用本文區上方的小工具(顯示控制碼)，可發現本文中若有空白鍵，則會出現「□」圖樣，而換行符號則為「」，以方便檢視承辦人的公文中，段落序號是否是自行使用空白鍵排版的，下次開啟公文會記住此功能前次設定。

(3) 詞庫編輯

詞 庫功能在本文編輯區上方功能列中，使用者可建立自己的常用字彙。

<圖3-16>

內容包括使用、新增、修改及刪除…等，操作方式如下：

(3-1)新增：新增詞庫類別及其內容，操作步驟如下：

步驟1：進入「新增」畫面，在上方「詞庫類別名稱」輸入詞庫類別。

步驟2：在下方輸入對應內容，1行1個詞彙，按Enter鍵分隔。

步驟3：按確定執行新增，按離開放棄新增。

<圖3-17>

(3-2)使用：即正在使用的詞庫，操作步驟如下：

步驟1：透過右方下拉選單 選擇詞庫類別，不同的類別出現已編輯好的對應內容。

步驟2：點選詞庫顯示區的內容，快速按2下滑鼠左鍵(或點選後按確定鍵)，被點選的詞庫內容出現於本文區游標所在。

步驟3：點選右上角的Ｘ或離開鍵離開。

<圖3-18>

(3-3)修改：修改已儲存過的詞庫類別名稱及其內容，操作步驟如下：

步驟1：選取「修改」，出現已存在的詞庫類別。

步驟2：選擇類別後，下方出現對應內容，可直接修改類別名稱及其對應內容。

步驟3：按確定執行修改，按離開放棄修改。

(3-4)刪除：刪除已儲存過的詞庫類別名稱及其內容，操作步驟如下：

步驟1：選取「刪除」，出現已存在的詞庫類別。

步驟2：刪除是對「詞庫類別」執行。

步驟3：按[確定]時，系統詢問：「確定刪除[詞庫類別名稱]詞庫類別及內容？」再點選確定執行刪除，若按離開不刪除。

(3-5)匯出：匯出已建立之詞庫類別名稱及其內容檔案，操作步驟如下：

步驟1：選取「匯出」，出現已存在的詞庫類別。

步驟2：勾選要匯出的「詞庫類別」。

步驟3：按確定時，系統出現另存新檔對話盒，選擇目錄位置再點選存檔執行儲存，若按離開不存檔。

步驟4：匯出成功出現「匯出詞庫完成」訊息。

(3-6)匯入：匯入詞庫類別名稱及其內容檔案，操作步驟如下：

步驟1：建立匯入檔案，使用excel編輯資料，欄位及內容範例如下圖：

<圖3-19>

【註】類別部分可1次建立多個並分別對應其匯入內容。

步驟2：編輯完成後，請另存新檔選擇「文字檔(Tab字元分隔)」格式後，關閉excel

步驟3：選取「匯入」，系統出現開啟檔案對話盒，選擇匯入檔案再點選開啟。

步驟4：勾選要匯入的「詞庫類別」。

步驟5：按確定後，匯入成功出現「匯入詞庫完成」訊息。

(三) 編輯正、副本內容

本功能特色是與通訊錄結合，可在建立正副本單位時立即產生對應，

如<圖3-20>是建置完成的正本清單。

<圖3-20>

作業視窗內容包括「序號」、「名稱」、「順序」、「對應通訊錄名稱」、「交換」及「郵遞區號及地址」、「刪除」及「移動」鈕。

1、輸入單位

正本受文者

在作業視窗下方正本輸入區（系統預設輸入方式為關鍵字輸入）鍵入「正本單位」，按新增或Enter鍵，系統自動比對通訊錄內容，上方顯示區即多出該筆資料。

在輸入區繕打文字，系統會對應通訊錄，自動帶出相關單位，如上圖繕打「行政」字，則帶出含「行政」字串的機關單位，以供選擇。

補充事項：

輸入區編輯方式使用說明：

功能項目：輸入區搜尋方式：逐字、關鍵字、多筆連續輸入。

<圖3-21>

功能說明：輸入區編輯「受文者」的方式有3種：逐字、關鍵字及多筆連續輸入。

(1) 「逐字」：從機關名稱中第1個字開始搜尋對應單位，例如：輸入『行』字，則顯示以『行』開頭相關的機關單位以供選擇。

<圖3-22>

(2) 「關鍵字」：從機關名稱中任一個字開始搜尋對應單位，例如：輸入『勞工』字，則顯示機關全銜中有『勞工』字的機關單位，以供選擇如下圖所示。

<圖3-23>

(3) 「多筆連續輸入」：可自行編輯輸入兩筆以上的受文者單位。例如：自行輸入”行政院、立法院、監察院”3筆受文者單位，單位間需以頓號區隔。以下圖為例，使用者在輸入區內輸入完所有的受文者單位後，再點新增或按Enter鍵，系統會自動將受文者分開，自動判別為3個單位，而且仍會自動對應單位的交換狀態。

<圖3-24>

<圖3-25>

副本受文者

功能與編輯正本相同，在作業視窗上方點選「副本」後，在下方「輸入區」鍵入單位名稱，以下輸入方式同「正本」。輸入畫面如<圖3-26>所示。

<圖3-26>

注意：副本有「附註說明」，在副本單位欄可按灰色 ，出現作業視窗，輸入附註說明：含附件，有附註說明含附件的副本單位，箭頭顏色會變成藍色 ，該副本受文者才會收到附件電子檔。開會通知單中的出席者及列席者：設定方式參考正副本。

若勾選「全部含附件」則會在紙本列印時，於副本最後一單位後方加上(均含附件)字樣，電子交換時，仍會個別註記含附件。

<圖3-27>

<圖3-28>

• 小精靈提醒：編輯正副本單位時，其全型括號及半型括號是有區分的，舉個例子來說，若正本輸入臺北市政府(臺北市信義區市府路1號)和臺北市政府（臺北市信義區市府路1號）在處理電子文或列印紙本文時，在【受文者】欄位是有不同結果的。

<圖3-29>

全型括號半型括號

<圖3-30>

群組單位受文者

如鍵入(或選擇)的正(副)本單位為群組名稱，系統會出現作業視窗詢問如下圖顯示。

<圖3-31>

展開群組：群組內容會一一帶入正(副)本單位欄位，可再編輯或刪除(下圖為鍵入「五院」對應群組，選擇展開)。

<圖3-32>

不展開群組：正(副)本單位欄位會只帶入群組名稱，但在一文多發時會一一帶入受文者(下圖為鍵入「行政院所屬各部會處局署」對應群組，選擇不展開)。

<圖3-33>

2、序號：

可填入數字調整該行之正(副)本單位在公文正(副)本欄位顯示的順序。

3、順序：

可將游標所在之正(副)本單位向上或向下移動，以調整在公文正(副)本欄位顯示的順序。

4、對應通訊錄名稱：

鍵入「正(副)本單位」按新增，系統會自動比對通訊錄中的單位，判別是否可交換(可交換， 不可交換)並帶出通訊地址。如通訊錄無此單位，則此欄位為空白。

重新對應：如該單位不可交換，則在「對應通訊錄名稱」會出現重新對應。點選重新對應，出現通訊錄畫面，可輸入資料重新對應，舉例：行政院王小美，在通訊錄無對應名稱，可重選對應至行政院，以方便電子文交換。如不對應可按取消對應鈕。

<圖3-34>

5、交換：

依所鍵入的「正(副)本單位」對應至通訊錄自動判別是否可交換。

原本可交換的單位，因某種原因暫不可交換，可按1下 改變交換狀態至「指定郵寄 」（圖示為藍色信封），此份文在處理發文程序即變成列印郵寄。

未展開之群組若點選G，則可將所有群組成員之發文狀態改為郵寄。

6、郵遞區號及地址：

如有對應的通訊錄郵遞區號及地址，系統會自動帶入至此欄位，亦可自行鍵入單位郵遞區號及地址，在此鍵入的郵遞區號及地址資訊不會存回通訊錄，但會隨此文儲存。

7、刪除：

勾選輸入錯誤的受文者，點選 即可刪掉。若欲選取所有的正(副)本受文者刪除時，請勾選”刪除全選”，點選 即可刪掉。

8、移動：

可將原本是正(副)本的受文者，變成副(正)本受文者。

9、自訂群組：

正副本受文者若有臨時的群組需求，提供使用者即時組合群組的功能，可避免發文列印時正副本過多，導致紙張的浪費。

除外群組：可基於系統已存在的群組，取消選取某些單位，例如「各縣市環境保護局(臺北市環境保護局、高雄市環境保護局除外)」。

<圖3-35>

<圖3-36>

臨時群組：可挑選多個受文者後，新增自訂群組名稱並依需要另存成使用者自訂群組，例如「各評審委員」。

<圖3-37>

<圖3-38>

10、一覽受文者資訊：

提供使用者受文者以列表的方式瀏覽受文者全部資訊，如下圖顯示。

<圖3-39>

11、匯出：

將正(副)本受文者資料匯出TXT檔。

12、匯入：

利用檔案匯入正(副)本受文者資料。

步驟1：請先製作excel檔，編輯欲匯入資料。可接受的欄位包含

「顯示名稱」：顯示於「受文者：」的受文者名稱

「受文者」：對應通訊錄的受文者名稱(為必填欄位)，若受文者欄位有空白者，則系統會出現提示訊息：「受文者為必填欄位，不可空白，請重新確認匯入的資料。

「發文方式」：可電子交換的單位，可以輸入「電子交換」、「指定郵寄」、「紙本遞送」；非電子交換的單位，可以輸入「郵寄」、「紙本遞送」，未填寫時，為通訊錄預設交換狀態。

「郵遞區號」：未填寫時，為通訊錄預設資料

「地址」：未填寫時，為通訊錄預設資料

「本別」：可輸入該受文者為正本或是副本受文者，未填寫時，系統將會預設為正本受文者。

「含附件」：匯入副本單位時，輸入「含附件」即可將副本含附件電子交換。

步驟2：另存新檔，存成「文字檔(Tab字元分隔)(*.txt)」格式後將檔案關閉。

步驟3：在正(副)本作業視窗內，點選”匯入”，選擇已製作完畢的txt檔即可完成匯入。

13、常用機關：

系統會自動帶出設定好的伺服器群組或個人自建的群組，也可依個人需要建立常用的受文者資訊，減少重複繕打受文者資訊，如下圖顯示包括使用、新增、修改及刪除等功能。

<圖3-40>

(四) 編輯稿署名、署名

直接輸入或利用下拉選單選擇輸入。若需編輯進階署名請依下列步驟操作：

步驟1：在署名的作業視窗右方按進階如下。

<圖3-41>

步驟2：署名輸入區鍵入署名「職稱」、「姓名」、下拉式選項選擇署名「狀態」。

步驟3：代理人輸入區鍵入代理人「職稱」、「姓名」、下拉式選項選擇代理人「狀態」，如<圖3-42>。

<圖3-42>

【註】點選記住會將本次輸入的資訊記在檔案中，下次開啟此檔案，點選帶入即可帶入欄位。

步驟4：編輯完畢的進階稿署名及署名預視結果如下圖。

<圖3-43>

(五) 編輯決行層級

步驟1：在作業視窗中系統已預設分層負責與決行層級欄位字串，可依需要自行下拉選單選取、修改或是刪除；橫式公文之決行層級框為一固定欄框，故在作業視窗下方可勾選是否顯示決行層級框。

<圖3-44>

【註】分層負責欄位的下拉選單，可透過工具編輯「常用分層負責」功能進行設定

步驟2：編輯完畢的決行層級預視結果，有勾選顯示決行層級框如下圖左，未勾選顯示決行層級框如下圖右。

<圖3-45>

四、儲存公文

公文內容編輯完畢後，便可儲存此份公文。

步驟1：點選存檔或另存，出現「文件資訊」作業視窗，再點選下方的確定即可。

【註】主旨會自動帶至「摘要」欄，選擇交換類別及是否加密(系統預設值設在第一類及不加密)。

【註】若該公文之說明段落為自行使用空白鍵排版，當點選存檔時，系統即會跳出「本文未使用標準編號，將會造成電子交換後排版不正確！」的訊息來提醒承辦人員。

<圖3-46>

步驟2：選擇按鈕[系統目錄]、[自訂目錄] 、[上次目錄] 、[個人範本(系統目錄)] 或[個人範本(自訂目錄)]。

(一)「系統目錄」

即系統指定(預設)之路徑，在下方「檔案名稱」處輸入檔名，點選右下方之確定

鍵即可。

<圖3-47>

(二)「自訂目錄」

即自行指定之預設路徑，在下方「檔案名稱」處輸入檔名，點選右下方之確定鍵即可。

【註】自訂目錄需於工具→設定「使用者基本資料」中先行指定檔案存放路徑。

(三)「上次目錄」

若想將檔案儲存至個人資料夾或網路上芳鄰，也可儲存至上次目錄。先從「選擇目錄」中選擇好儲存路徑，下次在存檔時，就可以從上次目錄中直接儲存，而不需再一次地從「選擇目錄」中，重新找存檔路徑。

<圖3-48>

(四)「個人範本(系統目錄)」

可將有「重複性質」的公文，存成「個人範本」。下次要繕打公文時，從「開啟新檔」下的「個人範本」就可以開啟儲存的範本檔。

<圖3-49>

<圖3-50>

(五)「個人範本(自訂目錄)」

此部份與「個人範本(系統目錄)」操作皆相同，一樣可將重複性高之公文，存成個人範本使用，唯一差別是可存至自行預設之路徑。

【註】個人範本(自訂目錄)需於工具→設定「使用者基本資料」中先行指定檔案存放路徑。

<圖3-51>

【註1】 ：點選後回到上一層目錄。

【註2】：可在目前儲存作業視窗中新增儲存目錄。

【註3】先在檔案名稱建立目錄名稱，再點選新增目錄後，顯示區中的檔案名稱欄位，會產生新增目錄的資料夾。

五、預視公文

將開啟螢幕的檔案以原格式呈現，並可轉換成其他範本樣式，如函稿轉函。

檔案儲存前或儲存完畢，可選擇預視先一覽公文原貌，或選擇列印列印公文。

步驟1：選擇預視，以函為例如<圖3-52>。

<圖3-52>

每一份公文皆會顯示使用紙張size大小

格式：選取下拉式選單，可選取對應轉換的簽稿會核單、上行文或平/下行文等。每個格式的可對應格式不同。

上一頁：跳至上一頁。

下一頁：跳至下一頁。

放大：可放大預視畫面。

縮小：可縮小預視畫面。

列印：可將預視畫面中的檔案直接列印。

離開：離開預視畫面，回至編輯畫面。

特殊列印：可設定列印行文單位保密、套印本別、套印地址、套印騎縫章、列印條碼、受文者如行文單位等功能。

行文單位保密(分址分文)：於特殊列印中勾選此項並進行列印時，會將「正本」「副本」欄位內的單位，個別帶入受文者欄位，且正本或副本處只顯示該單位名稱。

【註】若有需要將某單位顯示不隱藏，例如開會通知單之主持人，請於其不隱藏欄位做勾選。)

受文者如行文單位：於特殊列印中勾選此項並進行列印時，受文者欄位顯示為“如正副本行文單位”。

套印本別：列印本別如正本、副本。

套印地址：列印受文者地址。

套印發文方式(函)：函列印發文方式如電子交換、郵寄。

套印條碼：稿列印條碼。

套印騎縫章：兩頁以上公文列印騎縫章。

套印檔名：稿列印存檔路徑與檔案名稱。

不套印稿受文者：稿受文者欄位顯示為空白。

套印稿受文者：○○○等：於”特殊列印”中勾選此項並進行列印時，會將「正本」「副本」欄位內的單位，個別帶入稿受文者欄位；若勾選此項回到預視畫面列印時，受文者欄位顯示正本第1個單位加等字。

套印稿受文者：如正副本：稿受文者帶入填寫文字，例如"如正副本"。

套印發文方式(稿)：稿列印發文方式如電子交換、郵寄。

存成bmp：將公文存成*.bmp的點陣圖檔。

存成tiff：將公文存成*.tiff的影像圖檔。

存成gif：將公文存成*.gif的影像圖檔。

匯出html/rtf：將公文匯出html或rtf格式檔案，可以支援該格式的程式開啟。(例如html格式可以IE瀏覽器程式開啟；rtf格式檔案可以word格式開啟)

增加行距：可增加本文區內容的行距。

減少行距：可減少本文區內容的行距。

暫刪末頁：若公文的最後1頁為空白的，在列印前可點選此，若原為3頁(第3頁是空白的)的公文，就只會印出兩頁，並在公文紙本的左下角處顯示「第1頁共2頁」或「第2頁共2頁」。

顯示窗格：可將預視文件，顯示成1個、2個或4個視窗。

選取模式：在此模式下可用滑鼠選取公文中的文字，按右鍵進行複製動作，或直接修改公文本文內容；

若取消此模式，可將滑鼠游標移至預覽的公文上，按住左鍵，移動公文紙，以方便看指定的區域。

【註】：其他欄位不提供預視修改功能。

<圖3-53>

控制碼：勾選後，會在整份公文中顯示所有的空格與換行符號。

遮隱身分證字號：勾選後，於預視畫面可將身分證統一編號部分數字以「*」遮隱，例如A12*****789。

步驟2：列印開啟於螢幕的公文。

【註】：目前公文列印時，僅顯示第1頁顯示裝訂線

六、列印

(一)將開啟螢幕的檔案以原格式列印。

(二)點選列印所有文稿可1次列印出一文多稿中所有公文。

(三)點選列印批核資料，則可列印該公文所有修改過的軌跡(如下圖)。

【註】使用列印批核資料功能時，該公文需有開啟追蹤修訂功能，並有不同人員修改的紀錄時，才會印得出如下圖圈起的部分。

<圖3-54>

(四)點選設定列印選項可設定列印套用項目。

步驟1：游標移至 ，選擇設定列印選項。

步驟2：開啟列印選項對話窗，其中一文多發列印選項與公文列印選項與預視之特殊列印功能相同，批核列印選項部分可勾選欲列印之批核紀錄。

<圖3-55>

第四章　發文處理功能

一、預視並格式轉換

文書人員可將已繕校完畢的函稿轉成函。

步驟1：點選預視，出現預視函稿。

步驟2：選取「格式」下拉式選單，選取對應可轉換的函、簽稿會核單或印信蓋用續頁表等。每個格式的可對應格式不同。

<圖4-1>

(一)可轉換的格式為系統設定好的對應格式。

(二)可選擇上方的「格式」的下拉式選單，轉換成其他格式。

(三)離開預視時會記住最後預視的格式，當您存檔後下次開啟此檔案時，選工具列的預視，出現的為最後預視的格式。

【註】於預視中格式點選的簽稿會核單與印信蓋用續頁表，會將文中資訊帶入相關欄位中，但不可個別編輯其欄位。

二、處理發文程序

步驟1：螢幕上開啟欲發文的函，點選 。系統將受文者依承辦人設定通訊錄的結果顯示於螢幕。

<圖4-2>

【註】當進入發文清單時，若公文未填入發文日期，系統將會詢問您是否以今天的日期做為發文日期並儲存檔案，以避免進行紙本文列印或轉交換檔時發現資料未填，需離開畫面重新輸入。

【註】若該公文之說明段落為自行使用空白鍵排版，當進入發文清單時，系統即會跳出「本文未使用標準編號，將會造成電子交換後排版不正確！」的訊息來提醒發文人員。

【註】當多個受文者同時對應電子交換至同一機關時，在進入發文清單時即會跳出「受文者交換機關重複，系統將預設採用分址分文方式發文！」，並預設勾選「行文單位保密(分址分文)」及不隱藏所有受文者。

步驟2：

(一)系統依正副本各個單位是否含附件顯示，若含有附件顯示””。

(二)系統依交換方式屬性「郵寄」自動勾選「列印」，使用者可自行再選擇。

(三)系統依交換方式屬性「電子交換」自動勾選「轉交換檔」，使用者可自行再選擇，「郵寄」屬性的受文者無此選項。

【註】若需要針對某1個受文者做勾選設定，可使用左上角搜尋功能輸入關鍵字尋找。

<圖4-3>

【註】當列印紙本公文需要調整本文內容的行距時，可直接點選下方 功能進入預視畫面調整。

(四)若附件檔案需一併列印時，輸入列印附件份數。

(五)若需列印多份抄本時，輸入列印抄本份數。

(六)勾選「一文多發」，其列印結果會將正副本的各個單位(所勾選的列印單位)，逐一帶入受文者列印出來。其轉交換檔的結果是受文者會顯示正副本各個行文單位，只產生1個DI檔及1個Sw檔。

(七)勾選「行文單位保密(分址分文)」，其列印結果會將正副本的各個單位，各自分開顯示在正副本及受文者列印出來。其轉交換檔的結果是受文者分開顯示在正副本及受文者，會根據正副本可交換的單位產生同數量的DI檔及Sw檔。而「正本」「副本」欄位內的內容只有自己與勾選不隱藏之單位。

【註】若有需要將某單位顯示不隱藏，例如開會通知單之主持人，請於其不隱藏欄位做勾選。)

(八)勾選「受文者如行文單位」，其列印結果是受文者會顯示如正副本行文單位，根據所勾選的單位數量列印出來。其轉交換檔的結果是受文者顯示“如正副本行文單位”，只產生1個DI檔及1個Sw檔。

(九)勾選「套印發文方式」，紙本列印時顯示發文方式。

(十)勾選「套印地址」，紙本列印時受文者下一行會列印地址資訊字樣。

(十一)勾選「套印本別」，紙本列印時紙張右上角有正副本(抄本)字樣。

(十二)勾選「預覽列印」，將列印結果正副本（含抄本）的各個單位(所勾選的列印單位)，逐一帶入受文者顯示於螢幕，若確定再執行列印動作即可。

【註】當多個受文者同時對應電子交換至同一機關時，系統會發出提示訊息「受文者交換機關重複，建議採用分址分文方式發文！」，故若要可正常執行電子交換作業發文，則請使用「分址分文」的方式進行DI檔的轉換，即選項皆不勾選。(如下圖)

<圖4-4>

或勾選「行文單位保密(分址分文)」，依需要勾選”不隱藏”受文者，以產生多個DI對應多個SW檔方式進行發文動作即可順利發文。

<圖4-5>

步驟3：

(一)選擇 ，列印勾選「列印」的受文者。

(二)選擇 ，將勾選「轉交換檔」的受文者送至電子文交換指定的目錄，

系統並自動處理DI 檔、SW檔及附件檔。

(三)選擇 ，同時處理「轉交換檔」及「列印」。

三、列印受文者清單及地址籤條

點選受文清單後出現下圖。發文後，文書人員可列印此清單做留存或是可套印地址籤條於電腦標籤紙上，以便黏貼於公文信封寄送。

<圖4-6>

點選列印受文清單，可預視受文清單格式與內容，直接點選列印即可。

<圖4-7>

點選列印地址籤條，會先詢問您自標籤紙的第幾個位置開始列印，如第3個

<圖4-8>

位置由左而右，由上而下排序的，地址籤條部分包含受文者名稱、郵遞區號及地址。

<圖4-9>

【註】地址標籤紙尺寸為A4，共有16張標籤(2X8)，如下圖:

<圖4-10>

第五章　進階功能說明

一、個人範本

可將常用或有重複性質的公文，存成「個人範本」，以方便日後繕打公文時，從「開啟新檔」下的「個人範本」就可以開啟儲存的範本檔。

(一)製作個人範本

步驟1：開啟新檔編輯常用公文內容文稿。

步驟2：點選存檔出現文件資訊對話盒，編輯後按確定。

步驟3：於儲存文件對話盒中，選擇儲存位置為「個人範本(系統目錄)」或「個人範本(自訂目錄)」，輸入範本檔案名稱後按確定儲存。

<圖5-1>

【註】可於存檔時，點選 增加自行定義的公文檔案資料夾，以利管理個人範本檔案。

【註】公文存成個人範本後，系統會將發文機關、聯絡方式、發文字號、發文日期及檔號保存年限欄位中的內容清空，以利下次使用範本時，不會因為忘記修改而造成發文或歸檔時的問題。

(二)使用個人範本

步驟1：點選開啟新檔之開啟範本。

步驟2：選擇「個人範本(系統目錄) 」或「個人範本(自訂目錄)」類別，可看到先前儲存的個人範本檔，點選即可開啟編輯。

二、一文多稿與簽稿併陳

(一)如何製作一文多稿

一個檔案中含有多份文稿，可用於同一份公文，需發上行文、平行文及下行文之

需求。

此份檔案在儲存時，會一併將檔案中的多份文稿及其個別的附件，同時儲存在1個資料夾內，方便使用者的讀取及管理。

開啟公文點選一文多稿，系統會自動複製主檔的所有內容，但支號部份使用者要自行輸入，並且要先儲存檔案，才能再執行下1份一文多稿的內容。操作步驟如下：

步驟1：開啟第1份文稿，編輯完畢並存檔。

步驟2：游標移至開啟新檔，點選一文多稿。

<圖5-2>

步驟3：輸入第2份文稿名稱後按確定(文稿名稱是讓使用者辨別多份文稿用，可自行輸入)。

<圖5-3>

此時在左下角處出現第2份文稿名稱如”複製-函”，即為第2 稿(第2稿會複製第1稿的內容)。

<圖5-4>

重覆本步驟可以產生第3稿、第4稿...，編輯完畢請存檔，如此多稿之文就會存在同一份檔案中了!

(二)如何製作簽稿併陳

步驟1：先製作(繕打)好1份公文(簽或稿)並已存檔。

步驟2：點選左下角處的文件內容。

<圖5-5>

步驟3：出現「文件內容設定」視窗，點新增一筆。

<圖5-6>

步驟4：出現「加入新文件對話盒」視窗，點選欲新增的格式，例如”函”，再點選確定。

<圖5-7>

此時在左下角處出現文稿名稱如”函”，即為簽格式，編輯完畢請存檔，即可完成簽稿併陳之文稿。

<圖5-8>

三、格式轉換

使用者繕打公文時若需轉換公文格式，例如函轉書函，可利用格式轉換功能轉換。

<圖5-9>

操作步驟如下：

步驟1：游標移至開啟新檔，點選格式轉換。<原檔案必須已存檔>

步驟2：選擇欲轉換公文格式後按確定，例如”函”欲轉換成”書函”。

步驟3：出現公文格式轉換確認畫面，請確認轉換格式無誤，並選擇檔案轉換方式後按確定。

<圖5-10>

步驟4：出現轉換格式後的公文。

【註】「自行設定轉換格式」，如欲轉換的來源及目標使用的範本格式不在預設

的轉換格式內，可自行選用適合的轉換格式項目。

四、特殊列印功能

於預視中的特殊列印，可設定套印條碼、套印騎縫章功能、套印受文者等功能。

<圖5-11>

(一)一文多發列印選項

行文單位保密(分址分文)：將「正本」「副本」欄位內的單位，個別帶入受文者欄位，但「正本」「副本」欄位只顯示該受文者與不隱藏之單位。

受文者如行文單位：受文者欄位顯示為“如正副本行文單位”。

套印本別：列印本別如正本、副本。

套印地址：列印受文者地址。

套印發文方式(函)：函列印發文方式如電子交換、郵寄。

【註】一文多發列印選項的勾選設定，須按該對話窗的列印按鈕，由此處直接將紙本文列印出來。

(二)公文列印選項

套印條碼：於公文稿下方列印條碼。

套印騎縫章：兩頁以上公文列印騎縫章。

套印檔名：稿列印存檔檔名。

不套印稿受文者：稿受文者欄位顯示為空白。

套印稿受文者：○○○等：特殊列印時，將「正本」「副本」欄位內的單位，個別帶入稿第1個單位加等字。

套印稿受文者：如正副本：稿受文者帶入填寫文字，例如"如正副本"。

套印發文方式(稿)：稿列印發文方式如適用電子交換、郵寄。

【註】公文列印選項的勾選設定，可點選套印按鈕，先預覽公文後再將紙本文

列印出來。

五、行文單位保密(分址分文)之不隱藏功能

發文清單勾選「行文單位保密(分址分文)」，其列印結果會將正副本的各個單位，各自分開顯示在正副本及受文者列印出來；若有需要將某單位顯示不隱藏，例如開會通知單之主持人，請於其”不隱藏”欄位做勾選。

<圖5-12>

六、設定檔案儲存目錄

使用者可於工具的設定［使用者基本資料］中自行設定檔案儲存目錄位置。

點選瀏覽自行選擇目錄，並點選●顯示以將該選項顯示出來。

顯示：於下次開啟新檔、開啟舊檔及存檔時顯示目錄選項。

不顯示：於下次開啟新檔、開啟舊檔及存檔時不顯示目錄選項。

<圖5-13>

七、編輯個人通訊錄

選擇工具的編輯［個人通訊錄］，設定自己的通訊錄。內容包括機關、群組及別名的新增、修改及刪除，詳細功能如下：

(一)基本資料設定：可新增、查詢、修刪與匯出入機關。

1、新增：可新增機關名稱或姓名。

<圖5-14>

步驟1：點選新增按鈕後，在「機關名稱/姓名」處輸入公司名稱或姓名。

步驟2：依序於其他欄位輸入相關資訊，如「郵遞區號」、「地址」、「電話」、「傳真」、「電子信箱」等。最下方的「交換/傳遞方式」系統預設值為「郵寄」，可依個人需要修改為「紙本」。

步驟3：所有資料輸入完成，點確定儲存，系統會跳出「新增成功」訊息。

2、查詢/ 修改刪除：可查詢機關及修改或刪除自己建立的機關。

查詢：可查詢全國交換機關及自己建立的機關，操作步驟如下：

點選查詢/修改刪除按鈕後，在「機關名稱/姓名」處輸入公司名稱或姓名即可查出機關及機關代碼、地址等資訊。

修改：可修改自己建立的機關的相關資料，如地址、別名等。

步驟1：點選查詢/修改刪除按鈕後，在「機關名稱/姓名」處輸入公司名

稱或姓名。

步驟2：輸入修改內容。

步驟3：點選下方的確定儲存鍵。

刪除：可刪除自己建立的機關的相關資料，操作步驟如下：

步驟1：點選查詢/修改刪除按鈕後，在「機關名稱/姓名」處輸入公司名稱或姓名。

步驟2：點選下方的確定刪除鍵。

3、匯出與匯入：

(1)匯入機關：以匯入txt檔案方式，可新增多筆機關資料。

步驟1：進入個人通訊錄後，點選[基本資料設定]。

步驟2：以對話盒右下角的匯入格式與範例裡提供的excel為匯入範本。

【註1】若要使用該格式編輯，請把該範本另存新檔後，再編輯。

<圖5-15>

步驟3：將欲匯入的機關資料分別在「群組名稱」、「機關名稱」、「機關代碼」、「單位代碼」「地址」、「電話」、「電子信箱」、「交換方式」及「別名」處輸入內容。

【註2】「機關名稱」、「交換方式」為必填欄位，「交換方式」請填入”郵寄”或”紙本”，其餘可輸入可不輸入。

【註3】「機關代碼」及「單位代碼」為交換機關所需資訊，個人所建立的機關不可為電子交換，故此兩欄位不需輸入。

【註4】「群組名稱」欄位為該機關所屬之群組，使用者可自行建立群組，並建立欲加入該群組底下的機關，若填寫此欄位，則系統會自動新增此群組，即不需至群組設定新增此群組名稱，並會將所屬機關同時建立在該群組下，使用者即不需至群組設定，針對該群組欲加入的機關，重複做加入的動作。

步驟4：將檔案另存成文字檔(以Tab字元分隔)，如sample.txt。

步驟5：將開啟的excel檔關閉。

步驟6：點選作業視窗右下角的匯入，開啟步驟4儲存的文字檔sample.txt。

步驟7：匯入完成。若有6筆資料，系統會出現「成功匯入群組：x筆群組機關：x筆機關：x筆」訊息。

步驟8：系統會出現「匯入紀錄檔是否要儲存」訊息，選擇確定可將匯入紀錄檔儲存在所指定的目錄。

(2)匯出機關：可將自己建立的機關資料匯出成檔案。

步驟1：點選匯出，系統出現另存新檔對話盒，選擇目錄位置再點選存檔執行儲存，若按取消不存檔，並且系統會預設帶出「個人自建機關_年_月_日」的檔案名稱，也可自行修改。

步驟2：匯出完成。出現「匯出資料成功」訊息。

(二)群組設定：可新增、查詢、修刪與匯出入群組。

1、新增群組及設定內容：

步驟1：點選新增群組後，出現新增群組對話盒。

<圖5-16>