公告日期：
文件編號：HS-B-14-01
職安衛管理內部稽核作業程序
文件履歷
版本 | 公告日期 (年/月/日) | 修訂內容摘要 | 制定 | 審核 | 核准 |
註:文件版本為01版，修訂換版時，文件版本依序為02、03…遞增。
1.目的：
為確保本校的職安衛管理系統符合ISO 45001標準要求，並確保本校設定的職安衛政策、目標、標的均能有效推行，特制定本程序。
2.適用範圍：
本校教職員從事的作業活動與職安衛管理議題相關者均適用之。
3.定義：
無
4.權責：
4-1.管理代表(副召集人)：
4-1-1.審查內部稽核缺失的矯正措施之有效性。
4-2.執行祕書：
4-2-1.安排ISO 45001職安衛管理系統相關教育訓練。
4-2-2.追蹤及跟催內部稽核缺失的矯正措施，並確認其矯正成效。
4-3.總務處職安衛：
4-3-1.發動定期、不定期職安衛管理內部稽核。
4-3-2.擬定年度職安衛管理內部稽核計畫。
4-3-3.推派總務處職安衛，並指派內部稽核員。
4-3-4.維護及管理「內部稽核人員名冊」。
4-3-5.製作「職安衛管理內部稽核檢查表」，並分發給各稽核員使用。
4-3-6.召開內部稽核會議，負責溝通與協調內部稽核事宜。
4-3-7.彙整稽核結果，向機關首長提出稽核報告。
4-3-8.追蹤及跟催內部稽核缺失的矯正措施，並確認其矯正成效。
4-5.稽核員：
4-5-1.依「職安衛管理內部稽核檢查表」實施稽核，並記錄不符合事項。
4-6.各部門：
4-6-1.配合內部稽核作業之進行。
4-6-2.依職安衛管理內部稽核結果所提列的缺失，提出矯正措施與預防措施，並於預定完成日期前，完成各項改善措施。
5.作業內容：
5-1.職安衛管理內部稽核作業流程，參閱附件7-1-1
5-2.內部稽核與可分定期及不定期稽核兩種，定期稽核每年至少實施一次，由內部稽核小組規劃執行。不定期稽核由執行祕書視職安衛管理系統運作情形及重大申訴案件等，呈管理代表提出稽核申請。
5-3.內部稽核規劃：
5-3-1.稽核計畫：
(1)總務處職安衛於每年底執行管理審查會議前擬定本年度「職安衛管理內部稽核計畫」，經管理代表核定後實施。
(2)總務處職安衛應依當年度「職安衛管理內部稽核計畫」，開始實施內部稽核的前七日通知各受檢部門。
5-3-2.ISO 45001稽核員資格：
(1)於本校內服務滿一年。
(2)已接受「ISO 45001職安衛管理系統內部稽核訓練課程」。
5-3-3.本校得委託第三方顧問單位(領有ISO 45001或ISO 14001內部稽核員訓練證書)之人員得擔任稽核工作。
5-3-4.稽核員資格之管理：
內部稽核小組負責建立組織「內部稽核人員名冊」，並於每年內部稽核前3週定期檢視，以維持內部稽核人員名冊之有效性。
5-3-5.稽核員選派：
(1)稽核員由總務處職安衛於本校「內部稽核人員名冊」中選派，並簽請內部稽核小組召集人（管理代表）核定。
(2)稽核員現行職務須與受稽核部門無直接關聯。
5-3-6.稽核項目依據：
(1)ISO 45001職安衛管理系統標準要求事項。
(2)本校職安衛管理系統文件與相關紀錄。
(3)職安衛管理稽核檢查表。
(4)職安衛與主管機關要求之守規義務。
5-4.稽核活動之實施：
5-4-1.稽核啟始會議：總務處職安衛依當年度「職安衛管理內部稽核計畫」召集受檢部門主管及稽核員舉行啟始會議，其議程內容如下：
(1)說明稽核目的與範圍(內部稽核檢查表)，並宣佈稽核活動安排。
(2)對不符合情形之認定與相關紀錄之說明。
(3)確認活動安排、細節為被稽核者可接受，且可約談特定人員。
(4)針對前次權責單位缺失，由稽核員再次確認。
5-4-2.稽核人員應用「內部稽核檢查表」進行內部稽核，將稽核所發現的缺失記載於「矯正與預防措施通知單」，並注意以下事項：
(1)受稽核人員應全力配合稽核工作之進行。
(2)稽核工作應客觀、公正，且不逾越稽核範圍。
(3)涉及機密之資料文件，稽核人員應妥善保護。
(4)稽核觀察結果如有發現不符合項目，皆應當場告知並經受檢部門主管同意，若有任何爭議，得在最後總結會議中提出討論，由總務處職安衛做最後裁示。
(5)實施稽核時，受檢部門應主動提供有關文件，資料或記錄給稽核員，稽核員需根據該事實執行稽核。
(6)各稽核員內部稽核結束後，應將稽核過程中所提問題、受檢部門回答或提供資料等逐筆簡單扼要轉載於「內部稽核檢查表」中，以作為判定是否符合之紀錄。若有勾選NO之不符合事項時，表示稽核員在查核中，發現受檢部門之不符合事項或疏失，應先行與受檢部門協調並經其同意後，依「職安衛管理矯正與預防作業程序」以一個缺失開立一張「矯正與預防措施報告表」方式，通知缺失單位限期改善完畢。「內部稽核檢查表」由內部稽核小組及執行祕書各留存一份。
5-4-3.總結會議：稽核工作完成時，由內部稽核小組成員與受檢部門相關主管人員召開會議討論稽核結果，共同確認不符合事項，檢討改善建議，並討論是否須進一步要求其他部門採行預防措施。
5-5.改善對策檢討：
5-5-1.稽核員依「職安衛管理矯正與預防作業程序」開出「矯正與預防措施通知單」經受檢部門主管簽名確認後，相關權責部門應於內部稽核結束後2週內填寫矯正措施與預防措施，送交執行祕書依「職安衛管理矯正與預防作業程序」彙整「矯正與預防措施行動管制表」，向內部稽核小組提出稽核結果。
5-5-2.管理代表(副召集人)對稽核時所發現之缺失，影響本校制度及職安衛管理系統運作重大事項者，得依「職安衛管理組織權責及管理審查作業程序」召開管理審查會議，進行檢討。
5-6.成效確認及跟催：
5-6-1.各部門主管應根據「矯正與預防措施通知單」所提出之改善對策，按預定時程完成改善措施。
5-6-2.由總務處職安衛與執行祕書追蹤跟催及確認各項缺失之改善成效，並予記錄。
5-6-3.如未達到預期改善成效或未採取矯正措施時，則稽核員再開出「矯正與預防措施通知單」通知該受檢單位立即改善。
5-7.其他：
5-7-1.稽核計畫與行程之安排，應考慮各稽核區域之職安衛管理重要性，並將每次稽核所發現之缺點應列為下次進行稽核重點。
5-7-2.執行祕書應於管理審查會議前應彙整稽核資料，並於會中提報稽核相關事宜與結果，稽核過程衍生相關記錄之保存依「文件編號與紀錄管制作業程序」辦理。
6.相關文件：
6-1.職安衛管理矯正與預防措施作業程序。
6-2.文件編號與紀錄管制作業程序。
6-3.職安衛管理組織權責及管理審查作業程序。
7.附錄：
7-1.附件：
7-1-1.附件一、職安衛管理內部稽核作業流程
7-2.附表
7-2-1.附表一、職安衛管理內部稽核計畫。
7-2-2.附表二、內部稽核人員名冊。
7-2-3.附表三、內部稽核查檢表。
附件一、職安衛管理內部稽核作業流程
附表一、職安衛管理內部稽核計畫
（稽核單位可另外使用自訂格式的稽核計畫格式）
內部稽核召開時機：□定期□不定期 | |||||||||||||||||||||
稽核依據： □ISO 45001標準條文 □相關程序文件 □其他 | |||||||||||||||||||||
稽核日期：年月日 稽核地點： | |||||||||||||||||||||
稽核時程：
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稽核編組：
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總務處職安衛(簽名) | 內稽小組召集人(簽名) | 校長(簽名) | |||||||||||||||||||
附表二、內部稽核人員名冊
序號 | 姓名 | 課程名稱 | 受訓日期 (年/月/日) |
附表三、內部稽核檢查表
稽核部門 | 稽核日期 | ||||
稽核項目 | 稽核員 | ||||
編號 | 稽核內容 | 判定 | 狀況說明 | ||
YES | NO | OB | |||
備註：YES代表「符合」、NO代表「不符合」、OB代表「觀察事項」