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總收文作業
目 錄
總收文作業
(一) 登入文檔資訊入口網 2
(二) 總收文資料匣介紹 3
二、 作業說明 3
(一) 電子交換收文登錄作業 4
(二) 紙本收文登記 5
1．紙本來文登錄作業 5
(三) 來文修改 6
(四) 銷號作業 7
(五) 待簽收及改分作業 8
1．改分簽收作業 8
2． 改分原單位作業 8
3．改分作業 9
4． 公文抽回作業 10
5． 職代設定作業 10
6． 條碼輸入作業 11
三、 公文查詢作業 12
1． 公文查詢 12
2． 銷號查詢 13
3． 舊檔查詢 13
四、總收文作業 14
1． 收文室收文清單 14
(二) 改分、移辦、移轉清單 15
(三) 來文類別統計表 16
(四) 收文件數統計表 17
(五) 收文明細統計表 18
一、公文管理系統介紹
(一)登入文檔資訊入口網
請登入文檔資訊入口網後點選右側選單的公文管理系統選項。
A區 | 公文管理角色權限： 承辦人、單位主管、司處收發、總收文、總發文等 |
B區 | 公文性質頁籤： 文檔系統含紙本公文及線上簽核功能，於上方頁籤可切換紙本公文、線上簽核公文或全部顯示，紙本公文及線上簽核公文頁籤可複選公文。 |
C區 | 功能按鍵區： 依目前所勾選之公文，提供可處理之功能按鍵，例如條碼輸入、職代設定、公文抽回、改分原單位、改分簽收等相關功能。 |
D區 | 公文列表區： 目前處理之公文資訊，將公文文號、收/創文日期、限辦日期、主旨、承辦單位、被會單位、承辦人、被會人、前一狀態、目前狀態、燈號、意見註記等列示出來，可依各欄位點選使用依序/反序排列。 |
F區 | 公文入口網及登出連結： 於文檔資訊系統內，可點選公文入口網連結，返回至入口網畫面，或於各系統間需登出時，可點選右上角登出連結。 |
(二)總收文資料匣介紹
公文匣名稱 | 公文匣作業說明 |
收文登錄 | 提供收文人員可進行各項作收文登錄作業，如紙本收文、電子收文、來文修改 |
待簽收 | 提供總收文可針對業務單位退回之公文進行改分簽收作業 |
待分文 | 提供總收文可針對業務單位退回之公文進行改分作業 |
公文查詢 | 提供公文查詢作業。 |
報表列印 | 提供總收文可列印送件清單等作業報表， |
操作手冊 | 總收文操作手冊 |
二、作業說明
(一)電子交換收文登錄作業
操作說明：
點選總收文權限中的收文登錄作業。
點選「電子交換」的收文文號按鍵。
系統自動帶入來文相關資訊。
確認來文資料及附件無誤後，點選確定登錄按鈕，即完成登錄。
(二)紙本收文登記
1．紙本來文登錄作業
操作說明：
點選總收文權限中的收文登錄作業。
點選「紙本來文」的頁籤。
輸入紙本來及附件相關資訊。
確認資料無誤後，可點選確定登錄按鍵。
系統會自動取號完成，即完成紙本來文登錄。
(三)來文修改
操作說明：
點選總收文權限中的收文登錄作業。
輸入需修改的來文文號後按下讀取來文內容按鍵，系統將會讀取該件來文的明細資料。
修改來文公文內容。
修改完成後，點選確認修改按鈕。
(四)銷號作業
操作說明：
點選總收文權限中的收文登錄作業。
輸入需修改的來文文號後按下讀取來文內容按鍵，系統將會讀取該件來文的明細資料。
輸入要銷號原因後按下銷號按鈕，系統即會註銷該筆公文資訊。
(五)待簽收及改分作業
1．改分簽收作業
操作說明：
點選總收文權限中的待簽收作業。
系統即會列出各單位退回總收文改分之公文。
請勾選公文後點選改分簽收按鈕，即完成改分簽收作業，並將公文移至『待改分』公文匣。
2．改分原單位作業
操作說明：
點選總收文權限中的待簽收作業。
系統即會列出各單位退回總收文改分之公文。
請勾選公文後點選改分原單位按鈕，系統即會將公文退回原分辦單位。
3．改分作業
操作說明：
點選總收文權限中的待改分作業。。
系統即會列出各單位退回總收文改分之公文。
請勾選公文後點選改分辦理按鈕，系統即進入改分單位頁面，請將欲重新分辦之單位
選擇完成後按下確定按鈕，系統即會將公文送至承辦單位。
4．公文抽回作業
操作說明：
點選總收文權限中的待分文與待簽收作業。
點選公文抽回按鍵。
進入可抽回公文頁面，系統會顯示尚未被單位收發簽收的公文（亦可用模糊查詢輸入關鍵字查詢）。
核取公文後，於抽回註記輸入公文抽回原因，點選公文抽回按鈕，系統即會將公文抽回至總收文。
5．職代設定作業
操作說明：
點選總收文權限中的待分文與待簽收作業。
點選職代按鍵。
進入職代設定頁面，設定代理人員及代務代理期間，輸入完成後點選設定代理，跳出設定完成訊息視窗，即代表已設定完成。
若為需刪除代理，請點選已設定完成的代理人代碼，點選刪除代理，跳出設定完成訊息視窗，即代表刪除完成。。
6．條碼輸入作業
操作說明：
點選總收文權限中的待分文與待簽收作業。
點選條碼輸入按鍵。
系統將會跳出條碼輸入視窗。
使用條碼閱讀機輸入條碼號，並且可重覆輸入。
公文列表會列出輸入條碼號之公文，如有輸入多筆，則公文列表會列出多筆公文。
三、公文查詢作業
1．公文查詢
操作說明：
點選總收文權限中的公文查詢作業。
在『公文查詢』視窗中，輸入查詢條件後按下查詢按鈕，系統即會列出符合的查詢結果。
在查詢結果中點選文號開啟明細資料，則可瀏覽相關來文、發文、創簽稿、流程紀錄…等公文資訊。
2．銷號查詢
操作說明：
點選總收文權限中的公文查詢作業。
在『銷號查詢』視窗中，輸入查詢條件後按下查詢按鈕，系統即會列出符合的查詢結果，因公文已銷號僅可查看公文基本資訊。
3．舊檔查詢
操作說明：
點選總收文權限中的公文查詢作業。
點選『舊檔查詢』，輸入查詢條件後按下查詢按鈕，系統即會列出符合的查詢組改前公文結果。
在查詢結果中點選文號開啟明細資料，則可瀏覽相關來文、發文、創簽稿、流程紀錄…等公文資訊。
四、總收文作業
1．收文室收文清單
操作說明：
進入總收文報表後，請點選收文室送件清單作業。
輸入列印條件後按下預覽列印按鍵。
系統即會帶出報表預覽視窗，按下列印圖示即可選擇要匯出的報表範圍後，點選匯出按鈕。
【補充說明】
系統預設依『單位』進行列印作業。
收件單位未簽收之公文，仍系統仍會保留於收文室送件清單列印中，以提醒承辦單位進行簽收作業。
(二)改分、移辦、移轉清單
操作說明：
進入總收文報表後，請點選改分、移辦、移轉清單作業。
輸入列印條件後按下預覽列印按鍵。
系統即會帶出報表預覽視窗，按下列印圖示即可選擇要匯出的報表範圍後，點選匯出按鈕。
【補充說明】
系統預設依『單位』進行列印作業。
(三)來文類別統計表
操作說明：
進入總收文報表後，請點選來文類別統計表作業。
輸入列印條件後按下預覽列印按鈕。
系統即會帶出報表預覽視窗，按下列印圖示即可選擇要出出的報表範圍即可按下匯出按鈕。
(四)收文件數統計表
操作說明：
進入總收文報表後，請點選收文件數統計表作業。
輸入列印條件後按下預覽列印按鈕。
系統即會帶出報表預覽視窗，按下列印圖示即可選擇要出出的報表範圍即可按下匯出按鈕。
(五)收文明細統計表
操作說明：
進入總收文報表後，請點選收文明細統計表作業。
輸入列印條件後按下預覽列印按鈕。
系統即會帶出報表預覽視窗，按下列印圖示即可選擇要出出的報表範圍即可按下匯出按鈕。