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總發文作業
總發文作業
(一) 登入文檔資訊入口網 2
(二) 資料夾介紹 3
二、 作業說明 4
(一) 簽收作業 4
(二) 退單位收發作業 4
(三) 待發文（線上簽核） 5
(四) 發文登記作業 8
(五) 條碼輸入作業 9
(六) 公文抽回作業 9
(七) 職代設定作業 10
三、 查詢作業 11
(一) 公文查詢 11
(二) 銷號查詢 12
(三) 舊檔查詢 12
四、 報表作業 13
(一) 簽核流程列印 13
(二) 發文清單列印 14
(三) 退文清單列印 15
(四) 發文件數統計表列印 16
一、公文管理系統介紹
(一)登入文檔資訊入口網
請登入文檔資訊入口網後點選右側選單的公文管理系統選項。
A區 | 公文管理角色權限： 承辦人、單位主管、司處收發、總收文、總發文等 |
B區 | 公文性質頁籤： 文檔系統含紙本公文及線上簽核功能，於上方頁籤可切換紙本公文、線上簽核公文或全部顯示，紙本公文及線上簽核公文頁籤可複選公文。 |
C區 | 功能按鍵區： 依目前所勾選之公文，提供可處理之功能按鍵，例如條碼輸入、職代設定、公文抽回、紙本繕校、繕校完成、退單位收發等相關功能。 |
D區 | 公文列表區： 目前處理之公文資訊，將公文文號、收/創文日期、限辦日期、主旨、承辦單位、被會單位、承辦人、被會人、前一狀態、目前狀態、燈號、意見註記等列示出來，可依各欄位點選使用依序/反序排列。 |
F區 | 公文入口網及登出連結： 於文檔資訊系統內，可點選公文入口網連結，返回至入口網畫面，或於各系統間需登出時，可點選右上角登出連結。 |
(二)資料夾介紹
資料夾名稱 | 資料夾作業說明 |
發文待簽收 | 提供發文人員可於待簽收進行各單位送發公文簽收、退件作業。 |
待發文登記 | 提供發文登記處理作業及退件作業。 |
公文查詢 | 提供各項公文表單查作業，並可依結案狀態進行快速查詢作業。例如待批核表單、已核退表單…等。 |
報表列印 | 提供總發文室可列印送件清單等作業報表， |
二、作業說明
(一)簽收作業
操作說明：
點選繕校人員權限中的待簽收作業。
系統即會列出各單位送至總發文待發文之公文。
請勾選公文後點選簽收按鈕，即完成簽收作業，並將公文移至待發文資料夾。
(二)退單位收發作業
操作說明：
點選繕校人員權限中的待簽收作業。
請勾選要退件之文，並輸入退件原因註記後按下退單位收發按鈕，系統即將公文退回原承辦單位
(三)待發文（線上簽核）
操作說明：
點選繕校人員權限中的待發文作業。
系統即會列出各單位送至總發文已簽收待發文之線上簽核公文。
請勾選核取要發文之公文按下公文繕校按鈕，系統即會開啟紙本公文繕校視窗，並載入承辦人已繕打完成的線上簽核發文內容。
操作說明：
進入公文繕校後，若承辦人尚未進行稿轉函，請先點選稿轉函作業。
操作說明：
檢視線上簽核公文發文內容無誤後，請點選發文作業。
操作說明：
進入發文作業視窗後，請先確認正副本及附件列表資訊。
若對正副本受文者有疑慮，可點選修改受文者內容，查看受文者選取。
確認完畢後按下電子交換並且列印按鍵，系統即會列印紙本公文及轉換電子交換檔案。
操作說明：
點選列印抄件選項，即可列印出該件公文的發文抄件。
操作說明：
完成繕校作業，點選繕畢送歸按鍵。
操作說明：
輸入憑證密碼後，點選『確定』完成線上簽核繕校作業，並將公文送至發文登記人員。
(四)發文登記作業
操作說明：
點選發文登記權限中的待簽收作業，勾選文號後點選簽收按鍵，即完成簽收作業，並將公文移至待發文登記資料夾。
核取要發文之公文按下發文登記按鈕，系統即會開啟發文登記視窗，並載入該公文發文資訊。
確認資料誤問題請按下確定登錄按鈕，系統即完成一筆發文登記作業，並將公文送至檔案科待簽收。
(五)條碼輸入作業
操作說明：
點選繕校人員權限中的待分文與待簽收作業。
點選條碼輸入按鍵。
系統將會跳出條碼輸入視窗。
使用條碼閱讀機輸入條碼號，並且可重覆輸入。
公文列表會列出輸入條碼號之公文，如有輸入多筆，則公文列表會列出多筆公文。
(六)公文抽回作業
操作說明：
點選繕校人員權限中的待分文與待簽收作業。
點選公文抽回按鍵。
進入可抽回公文頁面，系統會顯示尚未被單位收發簽收的公文（亦可用模糊查詢輸入關鍵字查詢）。
核取公文後，於抽回註記輸入公文抽回原因，點選公文抽回按鈕，系統即會將公文抽回至總收文。
(七)職代設定作業
操作說明：
點選繕校人員權限中的待分文與待簽收作業。
點選職代按鍵。
進入職代設定頁面，設定代理人員及代務代理期間，輸入完成後點選設定代理，跳出設定完成訊息視窗，代表已設定完成。
若為需刪除代理，請點選已設定完成的代理人代碼，點選刪除代理，跳出設定完成訊息視窗，即代表刪除完成。
三、查詢作業
(一)公文查詢
操作說明：
點選總收文權限中的公文查詢作業。
在『公文查詢』視窗中，輸入查詢條件後按下查詢按鈕，系統即會列出符合的查詢結果。
在查詢結果中點選文號開啟明細資料，則可瀏覽相關來文、發文、創簽稿、流程紀錄…等公文資訊
(二)銷號查詢
操作說明：
點選總收文權限中的公文查詢作業。
在『銷號查詢』視窗中，輸入查詢條件後按下查詢按鈕，系統即會列出符合的查詢結果，因公文已銷號僅可查看公文基本資訊。
(三)舊檔查詢
操作說明：
點選總收文權限中的公文查詢作業。
點選舊檔查詢，輸入查詢條件後按下查詢按鈕，系統即會列出符合的查詢組改前公文結果。
在查詢結果中點選文號開啟明細資料，則可瀏覽相關來文、發文、創簽稿、流程紀錄…等公文資訊。
四、報表作業
(一)簽核流程列印
操作說明：
點選繕校人員權限中的繕發報表作業，請點選簽核流程列印作業。
輸入列印條件後按下預覽列印按鈕。
系統即會帶出報表預覽視窗，按下列印圖示即可選擇要出出的報表範圍即可按下匯出按鍵。
(二)發文清單列印
操作說明：
點選發文登記權限中的發文報表作業，請點選發文清單列印作業。
輸入列印條件後按下預覽列印按鈕。
系統即會帶出報表預覽視窗，按下列印圖示即可選擇要出出的報表範圍即可按下匯出按鍵。
(三)退文清單列印
操作說明：
點選發文登記權限中的發文報表作業，請點選退文清單列印作業。
輸入列印條件後按下預覽列印按鈕。
系統即會帶出報表預覽視窗，按下列印圖示即可選擇要出出的報表範圍即可按下匯出按鍵。
(四)發文件數統計表列印
操作說明：