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四、內部控制係由機關全體人員共同參與,透過五項互有關聯之組成要素,
整合機關內部各種控管及評核措施,並融入至管理過程之後端,為業務
之規劃與執行提供後援,藉以合理確保達成下列四項主要目標:實現施
政效能、提供可靠資訊、遵循法令規定與保障資產安全。請依序回答下
列問題:
各機關應確實辦理各項監督作業,檢查內部控制之建立及執行情形,
並針對所發現之內部控制缺失及提出之興革建議,而採行相關因應作
為。監督作業包括:例行監督、自行評估、內部稽核等,請問其主要
內容為何?(10 分)
○年○月,外界指出某機關辦理的議題調查、創意設計及徵文等三項
活動之得獎名單有不合理現象。民眾反映未報名參加,名字卻出現在
得獎名單中,未實際領到獎品;得獎名單與某大學○學年度入學名單
相同,質疑名單造假。嗣經該機關核對得獎者名單確有造假情事,經
深入檢討,違失案情摘要如下:
開(決)標程序:某機關在○年委託廠商辦理「○年○○公共參與
○○擴充暨○○經營計畫」,於○月○日完成決標,得標廠商因承
攬「○年○○公共參與○○擴充暨○○經營計畫」時,逕自刪除原
公告合約草案中有關繳納履約保證金之相關條文,前經該機關認定
得標廠商有變造契約之情事,違反政府採購法規定,決定將該廠商
名稱及相關情形刊登於政府採購公報,嗣該廠商向行政院公共工程
委員會提出申訴,惟申訴案於○年標案決標前尚由行政院公共工程
委員會審理中,廠商依規定仍可參與投標,惟該機關未於○年標案
「初審意見表」之履約實績欄位提列相關說明。
履約管理及驗收:由於○年相同契約訂有繳交履約保證金條款,○
年在無特殊原因下刪除該條款;驗收時係由需求單位會同資訊單位辦
理書面驗收,並將驗收結果簽會政風室及會計室,又該機關相關驗收
紀錄文件未參照行政院公共工程委員會範本設置監驗人員欄位。
得獎者產生方式:網路抽獎須由承辦廠商設計電腦亂數抽獎程式,
隨機抽出得獎名單,惟抽獎程式及程序完成後,並未有資訊單位負
責稽核,致廠商於抽獎前先灌入造假名單,並利用抽獎程式刻意抽
出其造假之名單;另評選優良作品係召開評選會議邀請專家評審
後,逕交由廠商繕具得獎名單,致得獎名單被造假。上開兩項活動
在得獎名單核定過程中,均未要求廠商提供得獎者作品或得獎者相
關資料,以供機關驗證參賽者之身分。
獎品購買及寄送:該機關依廠商提供得獎者名單進行公告後,由廠
商進行後續通知及獎品寄送事宜,因契約未要求檢附證明文件,故
未由廠商提供獎品購買及寄送之證明文件。