國立虎尾科技大學

公文線上簽核系統

【主管作業】

使用者手冊

帝緯系統整合股份有限公司　製作

中華民國106年08月

目 錄

頁次

一、公文核稿後不決行，須再陳核上級(一層)主管

1. 同仁已把公文送給主管核稿，主管可以點選【待處理公文】【待核公文】件數，進行批示公文作業，如「圖1-1」。

「圖1-1」

2. 可由簽核形式下拉選單，將公文依簽核形式分別篩選呈現公文清單。

「圖1-2」

3. 點選欲核稿的公文主旨，系統會進行簽收，並開啟公文進行批示作業。

「圖1-3」

4. 開啟公文後即可對該筆公文進行修改與批核，可修改文面內容及附件，系統會用顏色標示主管所修改的內容，記錄每一次修訂的版本，如「圖1-4」

「圖1-4」

5. 點選右上角的簽核意見，開啟簽核意見視窗，可查看各單位的承(會)辦資訊(含主管批示意見)，如「圖1-5」。

「 圖1-5」

6. 於簽核意見視窗下方輸入區，可輸入批核意見，並點選核示確定按鈕，如「圖1-6」。「圖1-6」

7. 公文批核完畢後，點選送出，請輸入憑證密碼訊息，請輸入您的自然人憑證Pin碼後點選確定，憑證Pin碼記憶時間為4小時，4小時內無需重複輸入Pin碼，如「圖1-7」。

「圖1-7」

8. 公文預設會先向上陳核直屬主管，再依照所設定的流程進行傳遞，如「圖1-8」；若公文無後續流程，系統會提示送回原承辦人，如「圖1-9」。若無須決行後副知，可送出前點選決後副知按鈕，使其橘色勾選變灰色即可。

「圖1-8」

「圖1-9」

9. 如果公文需要增加設定陳核一層主管或會辦其他單位，可於簽核意見輸入區的右方點選流程，如「圖1-9」、「圖1-10」。

Step 1：選擇 處理狀態

Step 2：選擇 接收單位

Step 3：點選加入

Step 4：點選儲存

「圖1-9」

「圖1-10」

流程處理狀態說明：

1. 內會順會：將公文逐一會辦本單位(一級)內的同仁。

2. 順會：公文逐一會辦相關單位(註：無主計室，請另選順會主計室)。

3. 會辦主計室：公文順會主計室。

4. 陳核：將公文陳核給一層辦公室，如主任秘書、副校長、校長。

5. 副知：決行後通知人員瀏覽公文決行結果，公文流程會留在承辦人身上。

1. 若已設定好流程後，可於公文批示畫面上方之工具列點選送出將公文傳遞出去，對該公文做下一步的處理，一級主管送出如「圖1-11-1」，二級主管送出如「圖1-11-2」。

「圖1-11-1」

「圖1-11-2」

11. 若 公文需退回給承辦人處理，可於畫面上方點選流程設定→退回，如「圖1-12」

「圖1-12」

12. 依「圖1-13」所示

Step 1：選擇 選擇單位下拉選單，點選退回單位。

Step 2：輸入「退回原因」。

Step 3：點選確定按鈕執行退回。

「圖1-13」

二、公文核稿後可直接決行

1. 同仁已把公文送給主管決行，主管可以點選【待處理公文】【待核公文】件數，進行公文決行作業，如「圖2-1」。

「圖2-1」

2. 可由簽核形式下拉選單，將公文依簽核形式分別篩選呈現公文清單。

「圖2-2」

3. 點選欲核稿的公文主旨，系統會進行簽收，並開啟公文進行決行作業。

「圖2-3」

4. 開啟公文後即可對該筆公文進行修改與核稿，可修改文面內容及可被修改之附件，系統會用顏色標示主管所修改的內容，記錄每一修訂版本，如「圖2-4」。

「圖2-4」

5. 點選右上角的簽核意見，開啟簽核意見視窗，可查看各單位的承(會)辦資訊(含主管批示意見)，如「圖2-5」。

「圖2-5」

6. 於輸入區左方的決行用語下拉選單，選擇決行用語，如「圖2-6」。

「圖2-6」

7. 選擇決行用語後，簽核意見視窗下方輸入區可輸入批核意見，如無意見可不輸入，最後請點選核示，完成決行公文之動作，即可點選送出。

「圖2-7」

8. 若 送出時出現請輸入憑證密碼訊息，請輸入您的自然人憑證Pin碼後點選確定，憑證Pin碼記憶時間為4小時，4小時內無需重複輸入Pin碼，如「圖2-8」。「圖2-8」

9. 待存檔後，系統會直接送出，送往下一個流程，如「圖2-9」。

「圖2-9」

三、取消決行

1. 若主管欲取消決行，可以點選【待處理公文】【待核公文】件數，進行公文取消決行作業，如「圖3-1」。

「圖3-1」

2. 可由簽核形式下拉選單，將公文依簽核形式分別篩選呈現公文清單。

「圖3-2」

3. 點選欲處理之公文主旨，系統會進行簽收和開啟公文，如「圖3-2」。

「圖3-3」

4. 取消決行方式：於文面右上方點選簽核意見開啟簽核意見視窗，於意見輸入區的上方，選擇『取消決行』，即可取消決行，如「圖3-4」。

「圖3-4」

5. 如「圖3-5」已決行，執行取消決行後如「圖3-6」顯示。

「圖3-5」

「圖3-6」

四、外單位公文，需您核示

1. 公文給主管進行核示，可以點選【待處理公文】【會辦公文】件數，進行會辦核示作業，如「圖4-1」。

「圖4-1」

2. 可由簽核形式下拉選單，將公文依簽核形式分別篩選呈現公文清單。

3. 點選欲核示會辦的主旨，系統會進行簽收，並開啟公文進行會辦核稿作業，如「圖4-2」。

「圖4-2」

4. 檢視公文後(不可修改)，滑鼠移到公文製作視窗上方工具列，點選右方簽核意見，如「圖4-3」。

「圖4-3」

5. 簽 核意見視窗的下方意見輸入區，可輸入會辦意見並點選會辦按鈕，如「圖4-4」。

「圖4-4」

6. 會辦意見與流程設定完成，於上方工具列點選流程設定→送出，公文流程會依所設定的流程進行傳遞，若公文無後續流程，系統會提示送回原承辦人，如「圖4-5」。若無須決行後副知，可送出前點選決後副知按鈕，使其橘色勾選變灰色即可。

「圖4-5」

五、表單批示

1. 同仁如果有申請表單待核，會顯示於主管的待核表單內，可以點選【待處理公文】－【待核表單】件數，進入批核作業，如「圖5-1」。

「 圖5-1」

2. 進 入表單核准畫面後，點選公文文號可以查看該筆公文內容，如果該表單可以直接核准，可以勾選該筆表單，下方會出現功能視窗，如「圖5-2」。

「圖5-2」

3. 如須輸入核示意見，可自行繕打，再點選核准按鈕同意，如「圖5-3」。

「圖5-3」

4. 若需轉送上層主管或駁回申請，請點選申請編號進入表單核准畫面後。

「圖5-4」

5. 轉送上級主管，請選擇主管後點選轉送按鈕；若要駁回申請，請直接點選駁回按鈕。

「圖5-5」

六、將傳遞錯誤的公文取回，取消送出的動作

1. 點選【公文管理】－【取消傳遞(抽回)】，如「圖6-1」。

「圖6-1」

2. 請點選欲取消傳遞之公文主旨，點選執行。即可將公文取消傳遞，回到待處理公文區等待辦理。

「圖6-2」

• 必須是對方尚未簽收之公文，才可以進行取消傳遞。公文取消傳遞後會回到原公文管理作業之中，例如：會辦公文取消傳遞就會回到會辦公文管理內，待核公文取消傳遞就會回到待核公文管理作業之內。若對方已簽收，只能請對方退回。

七、公文分派

1. 同仁如果有申請內部改分，或登記桌有請主管進行分文，可以點選【待處理公文】－【待分派公文】件數，即可進行分派作業，如「圖7-1」。

「圖7-1」

2. 系統將線上簽核與紙本簽核(含線上簽核紙本附件)公文分別標示件數，請選取簽核模式的選單。

「圖7-2」

3. 勾選您欲處理之公文，如「圖7-3」。

「圖7-3」

4. 畫面下方會出現設定框，選擇承辦人員，按下分派即可，如「圖7-4」所示。

「圖7-4」

5. 如果要退回給前一位送來人員，先點選公文退回按鈕，輸入退回原因後，點選退回按鈕，如圖「圖7-5」所示。

「圖7-5」

6. 點選確定按鈕即退回前一位人員，如圖「圖7-6」所示。

「圖7-6」

八、如何查詢單位內同仁公文的辦理情形？

1. 欲 查詢本單位內所有同仁公文的辦理情形，可以點選數位儀表板上方的<或>按鈕按鈕，如「圖8-1」。

「圖8-1」

2. 一級主管，可再次點選<或>按鈕查看單位承辦公文，瀏覽二級單位的公文辦理狀態之公文清單，如「圖8-2」。

「圖8-2」

3. 選 欲查看之公文文號，可開啟公文資料內容，查看公文的流程與相關電子檔，如「圖8-3」、「圖8-4」

「圖8-3」

「圖8-4」

4. 查詢時，想依照本單位內所有同仁人員來區分承辦公文、逾期公文等資訊。

可由【承辦人作業】－【單位未結案公文清單】進行操作，如「圖8-5」。

「圖8-5」

5. 各人員的各類公文，點選其件數可以切換到「圖8-3」的清單畫面查看，如「圖8-6」。

「圖8-6」

九、查詢(可查詢承會辦公文)

1. 點選系統上方選單中【公文查詢】─【綜合查詢】作業。

2. 可直接輸入公文文號查詢「圖9-1」。

「圖9-1」

3. 若不知道公文文號，亦可點選【綜合查詢】，設定收創時間等...相關條件查詢，點選查詢按鈕，如「圖9-2」。

「圖9-2」

4. 公文查出後，請點選公文文號，即可檢視其內容及流程查詢結果畫面。

「圖9-3」

5. 可點選公文流程、相關電子檔、公文意見等頁籤，檢視相關畫面，如「圖9-4」。

註：非主承辦公文，僅可查閱公文資料、公文流程、設定歷程可檢視，主管可檢視單位內部之主辦公文。

「圖9-4」

十、請假時，如何設定代理人？

1. 如果同仁請假未設定代理，主管及登記桌可以代為設定，可以點選【系統管理】－【代理人設定】進行操作，進入代理人設定後，系統會帶出目前正在進行代理之同仁資料，可以點選新增按鈕開始設定代理，如「圖10-1」。

「圖10-1」

2. 在被代理單位/人員欄位選擇欲請假的同仁後，代理職務可以勾選欲被代理的身分，選擇代理的期間後，再選擇代理的單位/人員，點選存檔即完成代理人設定。

「圖10-2」

十一、待補簽公文(使用臨時憑證加簽之公文，請於歸檔前完成補簽動作)

1. 左邊【您目前待處理公文】功能選項，點選【待補簽公文】件數，如「圖11-1」。

「圖11-1」

2. 勾選待補簽的公文(可一次勾選多筆)，輸入補簽原因，點選確定按鈕，如「圖11-2」。

「圖11-2」

3. 若送出時出現請輸入憑證密碼訊息，請輸入您的自然人憑證Pin碼後點選確定，憑證Pin碼記憶時間為4小時，4小時內無需重複輸入Pin碼，如「圖11-3」。

「圖11-3」

4. 跳出此畫面即完成補簽作業，補簽完畢的公文才可歸檔，如「圖11-4」。

「圖11-4」

十二、常用片語(建立表單作業之常用詞語)

1. 點選【基本資料】－【常用片語】進行操作，會開啟常用片語維護畫面，如「圖12-1」。

「圖12-1」

2. 點選新增按鈕，選擇片語類型：表單用語，片語代碼由使用者自行輸入，只能英數組合，片語名稱請輸入詞句，最後點儲存按鈕即可，如「圖12-3」。

「圖12-2」

「圖12-3」

十三、使用者片語維護(製作自訂片語)(建立公文製作之常用詞語)

1. 點選【基本資料】－【使用者片語維護(製作自訂片語)】進行操作，會開啟使用者片語維護(製作自訂片語)畫面，如「圖13-1」。

「圖13-1」

2. 點 選新增群組按鈕，輸入要區分用途的群組名稱，點選儲存按鈕即可，如「圖13-2」。

「圖13-2」

「圖13-3」

3. 點選剛才建立好的群組名稱，如「圖13-4」。

「圖13-4」

4. 點選剛才建立好的群組名稱，切換到建立詞句畫面，點新增按鈕，下方就可輸入代碼、詞語，最後點儲存按鈕即可，如「圖13-5」。

「圖13-5」

5. 開啟公文後，可在工具-片語辭庫，開啟片語辭庫視窗，點選詞句文字就會帶入到文面或簽核意見內，如「圖13-6」、「圖13-7」。

「圖13-5」

「圖13-6」

十四、如何查看副知我的公文

1. 當向上陳核時，有勾選決後副知，或是被設為副知對象，可由左邊【您目前待處理公文】功能選項，點選【副知作業】件數查看，如「圖14-1」。

「圖14-1」

2. 預設在未點閱頁籤，點選要查看的公文文號，如「圖14-2」。

「圖14-2」

3. 可開啟公文資料內容，查看公文的流程與相關電子檔，瀏覽完畢後直接點X按鈕關閉視窗即可，如「圖14-3」。

「圖14-3」

4. 如果要查看已點過公文文號資料，請點選已點閱頁籤變換清單查看，當超過兩週後請使用查詢頁籤，輸入查詢條件查看，如「圖14-4」。

「圖14-4」