經濟部標準檢驗局新竹分局98年度檔案清查計畫

經濟部標準檢驗局新竹分局98年度檔案清查計畫

1. 目的

為健全本分局檔案入庫管理，定期進行檔案清查，包括清查準備、盤點、處理及統計事項，以利檔案保存維護、銷毀以及移轉作業之辦理。

2. 依據

機關檔案保管作業要點及機關檔案管理作業手冊第15章清查規定辦理。

3. 檔案數量及現況

本分局檔案數量於97年12月止，檔案數量為116，204件，檔案數量眾多，無法每年清查完畢，故需採分區、分類、分階段方式辦理，以利檔案清查工作之推展。

4. 執行期程

　　98年1月1日起，每年配合年度計畫時間辦理清查1次。

5. 執行方式

一、清查準備

檔案管理人員應決定該次清查檔案範圍（每年進行3000至10000件公文清查）及進行方式，再依檔案清查範圍備妥檔案清查清單，作為後續清查核對之依據；檔案管理人員應先進行並確認檔案已依檔號順序上架並放置適當位置，以利清查作業之進行。

二、盤點:

盤點檔案應按檔案清查清單所載內容與架上放置檔案進行核對，並依下列規定為之：

1. 檔案盤點以件為單位（原則上逐件進行盤點）。

2. 核對的步驟如下：

1. 確認各案卷內之案件與清查清單之檔案名稱及順序相同，或與該案卷宗目次表順序相符。

2. 確認各案件之檔號與清查清單或目次表所載內容相同。

3. 查檢檔案是否編列保存年限，同時檢查是否已屆保存或移轉年限或經微縮、電子儲存。

4. 查檢檔案保存狀況。

5. 檔案與目錄進行逐一核對時，應將核對結果註記於檔案清查清單上。

3. 經目錄核對後，檔案管理人員對於架上檔案有錯誤狀況，應立即歸回正確位置。但無須註記於檔案清查清單。如該錯置案件為先前核對時註記不在架上之案件時，除將檔案歸回正確位置外，並應修正該項註記。

三、處置

檔案經盤點後，檔案管理人員應依下列規定進行必要之處置，並將後續相關作業事項註記於檔案清查清單之處理建議欄內：

（一）案由、檔號有誤者應修正相關目錄紀錄。

（二）有目無案者應詳查其下落。

（三）有案無目者，應補建目錄。

（四）未編保存年限者應補編保存年限。

（五）已屆臨保存年限或移轉年限者，應檢出並集中存放。

（六）遭蟲蛀或破損者，應依規定進行燻蒸、除蟲或裱褙。

（七）有卷宗散落者，應重新裝訂。

（八）架位不敷使用時，應重新規劃架位。

四、填具檔案清查報告書:

檔案清查完畢，應依清查結果作成檔案清查報告書，並檢附「檔案清查清單」等清單附件，陳報分局長核閱。

五、統計：

清查檔案完畢後，應統計清查數量，並填具於「檔案保存狀況清單」。

六、管制考核:

由本分局檔案管理人員，負責掌握進度。

陸、績效檢討:

秘書對本計畫隨時督導所屬確實執行，檢討改進、統計績效。

柒、附件:

附件1：檔案清查清單

附件2：檔案清查報告書

經

附件1

經

附件2

清查原因：

清查時間：

清查範圍：

清查數量：

清查狀況：

附件：

處置建議：

報告人員：

報告時間：